بدون هیچ ترس و نگرانی براحتی می توان گفت که افزایش هزینه ها در پروژه های ساخت و ساز نسبت به بودجه پیش بینی شده اولیه، به یک وضعیت عادی در کل صنعت تبدیل شده است. طبق تحقیقی که توسط شرکت خدمات مالی و حسابرسی KPMG انجام شده است، در 3 سال گذشته فقط 31 درصد از کل پروژه ها با هزینه ای تا 10درصد بیشتر از بودجه پیش بینی شده اولیه به پایان رسیده اند. با این حال از آنجاییکه امروزه بودجه پروژه ها بیش از هر زمان مورد بررسی دقیق قرار می گیرند و مدیران پروژه تلاش می کنند بازدهی پروژه ها را افزایش دهند، این وضعیت برای حرفه ای های صنعت ساخت و ساز غیرقابل قبول است.

برای دانستن چگونگی افزایش هزینه های پروژه های ساخت وساز، درک ریشه اصلی مشکل از اهمیت بسزایی برخوردار است. غالباً، افزایش هزینه ها ریشه در مشکلات مدیریت پروژه و اشتباه در زمانبندی و بودجه ریزی اولیه پروژه ها پیش از شروع مراحل ساخت دارد. به موازات برنامه ریزی بهتر، فن آوری نیز می تواند به کاهش مشکلات و عوامل اصلی که موجب افزایش هزینه های پروژه ها می شوند کمک کند و هم موجب افزایش بهره وری و سودآوری پروژه ها گردد.

برای اینکه به شما کمک کنیم افزایش هزینه پروژه های خود را به حداقل برسانید، در این مطلب برخی از رایجترین عوامل افزایش هزینه های پروژه های ساخت و ساز و تعدادی استراتژی مفید برای نگه داشتن هزینه های پروژه در قالب بودجه پیش بینی شده، معرفی می کنیم.

1. برنامه ریزی و برآورد نادرست هزینه های پروژه

در حالی که ذینفعان پروژه مشتاق شروع هرچه سریعتر پروژه هستند، اگر محاسبات زمانبندی و بودجه پروژه درست انجام نشده باشد، پروژه شما از روز اول به سمت افزایش هزینه ها پیش خواهد رفت. با توجه به ماهیت رقابتی فرآیند مناقصه و ارائه پیشنهاد قیمت پروژه ها، برآوردهای هزینه همیشه در معرض برداشت های اشتباه از محدوده کاری پروژه ها و بروز اشتباهات در تخمین درست، هستند. موفقیت پروژه ها با میزان دقت و واقع بینی درخصوص زمانبندی و برآورد هزینه های طراحی و اجرای پروژه در فاز برنامه ریزی پیش از ساخت، ارتباط مستقیم دارد. برآورد دقیق هزینه پروژه می تواند از زمان مناقصه شروع شود. زمان مناقصه فرصتی است که طراحان، پیمانکاران و کارفرمایان می توانند دغدغه ها، نظرات و دیدگاه های خود را در مورد بودجه و زمانبندی پروژه بیان کنند. اگر هریک از ارکان دخیل در پروژه دیدگاهی غیرواقع گرایانه درباره بودجه و زمانبندی پروژه داشته باشند، می تواند یک هشدار و آژیر خطر برای حرکت پروژه به سمت افزایش هزینه ها باشد.

هزینه هایی که برای برنامه ریزی و طراحی دقیق پیش از شروع فاز ساخت پروژه می شود ممکن است تا 15 درصد بودجه پروژه هزینه داشته باشد ولی درصورتیکه این فاز دقیق و با موفقیت انجام شود، این هزینه در مقابل صرفه جویی مالی که در زمان اجرای پروژه حاصل می شود، هیچ است. به دلیل صرفه جویی مالی که در فاز پیش از ساخت می توان در قیمت تمام شده پروژه ایجاد کرد، این فاز به ویژه در پروژه های بزرگ و پیچیده از اهمیت بسزایی برخوردار است و اهمیت آن کمتر از فاز ساخت نیست. یک فاز برنامه ریزی مطمئن و قوی پیش از شروع عملیات اجرایی پروژه، یک فرآیند بهتر مستندسازی، سردرگمی کمتر بین ارکان پروژه و یک برنامه زمانبندی دقیق و قابل اتکا که همگی به کاهش هزینه های پروژه کمک می کنند را تضمین خواهد کرد.

2. اشتباهات جدی در طراحی و مدارک قراردادی پروژه

از سوی دیگر حتی اگر در فاز پیش از ساخت، زمان و منابع کافی برای برآورد هزینه و زمانبندی دقیق پروژه اختصاص دهید، در صورتیکه طراحی های پروژه دچار نقص باشند، ناگزیر پروژه در مسیر افزایش هزینه قرار خواهد گرفت. نقص در طراحی در پروژه های ساخت و ساز بسیار شایع است. در مطالعات و تحقیقاتی که در خصوص دلایل بروز اختلافات در پروژه های ساخت و ساز انجام شده است، نقص در طراحی معمولا از دلایل اصلی بروز اختلاف در صنعت ساخت و ساز شناخته می شود. در عین حال نقشه های ناقص یا اشتباه همیشه منجر به کیفیت پایین کار توسط پیمانکاران و نهایتاً بروز اختلافات حقوقی می شود.  

خوشبختانه جلوگیری از بروز چنین نواقصی و بروزسوء تفاهم در نظرات و دیدگاه های کارفرما، طراح و پیمانکار کاملاً امکانپذیر است. امروزه با استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه و نرم افزارهای مدلسازی اطلاعات ساخت می توان ریسک طراحی های اشتباه و ناقص را تا حد زیادی کاهش داد. از آنجاییکه با استفاده از این فن آوری ها تغییرات در لحظه به اطلاع همه ارکان دخیل در طرح و پروژه می رسد، مدیریت کارآمد پروژه بسیار بهتر و راحتتر انجام می شود. اگر تغییر غیرمنتظره ای در محدوده یا یکی از فرآیندهای پروژه اعمال شود، ایجاد این تغییر در یک مدل دیجیتالی پویا بسیار راحتتر است تا ترسیم دوباره مدل ها در نسخه کاغذی.

از سوی دیگر برای اینکه پیمانکاران اصلی و پیمانکاران فرعی  بتوانند براساس مشخصات فنی و طراحی ها کار کنند، کارفرمایان و پیمانکاران باید درباره محدوده خاص پروژه و شرح وظایف طرفین، در فاز قرارداد باهم به توافق برسند. اسناد قرارداد باید شامل ارجاعات مشخص به کلیه الزامات و مشخصات اسناد طراحی، تعهدات مشخص پیمانکار، نمودارها یا تعریف تخصیص ریسک و یک فرآیند برای رسیدگی به مسائل پیش بینی نشده، باشد. از همه مهمتر قرارداد باید فرآیند حل اختلاف و داوری را به وضوح مشخص کرده باشد تا در صورت بروز اختلاف در هنگام اجرای پروژه، هزینه های سنگین حقوقی به افزایش هزینه های احتمالی اضافه نشود.

با اضافه کردن یک فرآیند برای اطمینان از صحت طرح ها و مشخص بودن الزامات و انتظارات، پروژه ها بابت اقدامات اصلاحی در فاز ساخت نباید دچار افزایش هزینه شوند.

3. عدم برنامه ریزی برای تغییرات

اغلب همراه با اشتباه و نواقص در طراحی، دستور تغییرات یکی دیگر از رایجترین عوامل افزایش هزینه ها در پروژه های ساخت و ساز است. یک دستور تغییر زمانی رخ می دهد که کافرما یا پیمانکار متوجه شود که نمی توان براساس طراحی موجود کار کرد یا باید یک طرح، مشخصات، اصلاحات یا الزامات جدیدی که در اسناد، مدارک و برآورد اولیه منضم به اسناد قرارداد موجود نیست، تهیه و ابلاغ شود. مشخصات و الزامات جدید عموماً منجر به افزایش هزینه خواهد شد که بدیهی است برآورد و بودجه اصلی پروژه را نفی می کند. زمان، نیروی انسانی و مصالح اضافی که برای انجام این تغییرات جدید لازم است، هزینه های پروژه را افزایش خواهند داد.

بنابراین در صورتی که احتمال بروز تغییرات در طرح وجود داشته باشد، معمولاً بهترین زمان برای بررسی آنها و پیش بینی اقدامات لازم، فاز قرارداد است که در این فاز می توان تدارک تغییرات را در قالب دستورالعمل های مشخص و بودجه مورد نیاز پیش بینی کرد. اگر پیش از شروع فاز ساخت این تغییرات پیش بینی نشوند، پیمانکاران ممکن است برای پیش بینی تغییرات و حتی بروز اختلافات احتمالی، هزینه های برآورد شده پروژه را افزایش دهند.

در صورتی که از فن آوری ها و نرم افزارهای ساخت و ساز خاصی مانند مدلسازی اطلاعات ساختمان برای مدیریت فازها و فرآیندهای مختلف ساخت و ساز استفاده می کنید، ممکن است بتوانید راهکارهای مختلفی برای مدیریت تغییرات محدوه پروژه و بودجه در مراحل پیش از ساخت شبیه سازی کنید. پیش بینی راه حل های مختلف در فازهای پیش از ساخت فرآیند بسیار ساده تری خواهد بود و ممکن است ضمن کاهش هزینه های پروژه، کارایی را در چرخه عمر پروژه تا حد زیادی بالا ببرد. اگرچه ممکن است تغییرات محدوده پروژه لازم باشد ولی باید پیشگیرانه مدیریت شوند و در زمان مناسب پیش بینی شوند تا احتمال افزایش هزینه های پروژه را تا حد امکان کاهش داد.

4. خطاهای مدیریتی

حتی با وجود طراحی های کامل و عدم وجود تغییرات در پروژه، اگر مدیران پروژه نتوانند همسو و هم سرعت با پیشرفت پروژه حرکت کنند، پروژه ممکن است با افزایش هزینه ها مواجه شود. زمانی که خطاهای حتی کوچک در تیم مدیریت پروژه رخ می دهد، نتایج می تواند فاجعه بار باشد. علاوه بر این اگر ارتباطات مناسبی بین سرپرستان و مدیران تیم پروژه برقرار نباشد، در صورتیکه مشکلی در یک حوزه یا جنبه از پروژه رخ دهد، ممکن است سایر مدیران پروژه اصلا متوجه نشوند یا زمانی متوجه شوند که دیگر خیلی دیر است. بسیاری از پیمانکاران و کارفرمایان بر این باورند که بهترین راه حل برای مدیریت بد فقط افزایش تعداد نفرات تیم مدیریت است. تصور بر این است اگر افراد بیشتری در تیم مدیریت باشند، هر مدیری می تواند به طور خاص روی حوزه کاری خود در پروژه تمرکز کند. با این وجود این راهکار ممکن است در دراز مدت بهترین راه حل نباشد زیرا افزایش تعداد نفرات در تیم مدیریت نیز می تواند با مشکلات عدم همکاری و مشارکت همراه باشد که در نهایت منجر به افزایش هزینه های پروژه خواهد شد.

به جای اضافه کردن تعداد نفرات تیم مدیریت پروژه آنها را به ابزارهای مناسب تجهیز کنید. نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه می توانند نقش چندین مدیر را بازی کنند. برخلاف روش های سنتی مدیریت پروژه، استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه امکان مشاهده پروژه از زوایای مختلف و بررسی سناریوهای مختلف احتمالی بطور همزمان را فراهم می سازد. در این حالت داده ها دیجیتالی می شوند و خطای انسانی در ورود اطلاعات به نرم افزار و تجزیه و تحلیل داده ها و در نتیجه ریسک افزایش هزینه ها کاهش می یابد.

با یک سیستم نرم افزاری مناسب که صحت کلیه اسناد پروژه را تضمین کند، اجتناب از اشتباهات مدیریتی پروژه بسیار آسان می شود. با این پشتیبانی دیجیتالی، مدیران از یک دید کامل و انعطاف پذیری مناسب در پروژه برخوردار خواهند بود و می توانند عملکرد و لجستیک تیم پروژه را بدون نقص مدیریت کنند.

5. مدیریت ضعیف کارگاه

یکپارچگی طراحی، وضعیت تجهیزات و ماشین آلات و کیفیت کار تنها برخی از جنبه های مختلف یک پروژه است که باید در طول فرآیند ساخت و ساز مورد پایش و کنترل قرار گیرند و در مسیر اصلی حفظ شوند. متاسفانه اغلب این موارد مطابق برنامه ریزی پیش نمی روند و منجر به افزایش شدید هزینه ها در پروژه های ساخت و ساز می شوند. شخصیت ها دقیقاً به همان اندازه تغییر می کنند که سایت یک پروژه به طور غیرمنتظره تغییر می کند. شکاف در اعتماد بین کارفرمایان و پیمانکاران که ممکن است به دلیل تضاد منافع بین دو طرف وجود داشته باشد و طبیعی است، می تواند تاثیرات مخربی بر پیشرفت یک پروژه داشته باشد. حتی اگر هر دو طرف رابطه حرفه ای را برقرار کنند، برخی از پروژه ها آنقدر بزرگ هستند که نمی توان در لحظه از هر تغییری که در پروژه رخ می دهد باخبر شد و اخبار ممکن است خیلی آهسته در بین واحدهای مختلف پروژه حرکت کند.

بهبود ارتباطات درون کارگاهی و همچنین بین کارگاه و دفتر مرکزی به طرق مختلف از جمله با استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری و موبایلی و فن آوری های دیجیتال بسیاری از مشکلات مدیریت کارگاهی را کاهش می دهد. با استفاده از فن آوری های کامپیوتری و موبایلی داده ها و طراحی ها بصورت دیجیتالی و با خطای بسیار کمتر ارجاع داده می شوند و توسط واحدهای مختلف بطور همزمان مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و تصمیمات بهتر و مطمئن تری اتخاذ می گردد.

نرم افزار مناسب فرصت همکاری و مشارکت بیشتر و بهتر را فراهم می سازد. دسترسی آنلاین و در لحظه به کلیه داده ها و اطلاعات امکان برقراری ارتباط بیشتر از هر نقطه مکانی را فراهم می آورد. در این حالت رهبران پروژه می توانند بهتر و سریعتر تصمیم گیری کنند زیرا دیدی بهتر و واقعی تری نسبت به مسائل و مشکلات پروژه دارند و می توانند مشکلات پروژه را پیش از آن که به مشکلات بزرگتر، پیچیده تر و پرهزینه تری تبدیل شوند حل و فصل کنند.

6. عدم استخدام تیم مناسب

بیایید تصور کنیم همه چیز به درستی برآورد شده است، برنامه های پروژه بی عیب و نقص است و تغییرات محدوده پروژه بطور موثر مدیریت می شود. خارج از همه اینها باید بدانید اگر تیمی که کار را انجام می دهد به درستی انتخاب نشود، افزایش هزینه های پروژه قطعی خواهد بود. پیمانکاران فرعی ضعیف و کم تجربه حتی با بی نقص ترین طرح ها و برنامه ریزی ها، می توانند باعث اشتباهات و تاخیرهای پرهزینه در پروژه شوند.

متاسفانه بسیاری از پیمانکاران عمومی هیچ فرآیندی برای ارزیابی صلاحیت پیمانکاران فرعی خود ندارند. عدم ارزیابی سوابق اجرایی، توان فنی و مالی پیمانکاران و بررسی قیمت های پیشنهادی آنها و واگذاری کار به آنها صرف ارائه پایین ترین قیمت، پروژه را در معرض ریسکی بزرگ قرار می دهد.

انتخاب درست و منطقی پیمانکاران فرعی ریسک افزایش هزینه های پروژه را تا حد زیادی کاهش می دهد. امروزه استفاده از راهکارهای نرم افزاری و استفاده از وندورلیستهای دیجیتالی که کلیه اطلاعات و سوابق اجرایی، مالی و ایمنی پیمانکاران فرعی در آنها ذخیره می شود، انتخاب مناسبترین تیم های اجرایی برای پروژه ها را بسیار سریعتر و راحتتر می سازد.

رفع مشکل افزایش هزینه ها در پروژه های ساخت و ساز

کاهش مشکل افزایش هزینه های پروژه بصورت سیستمایک باید به یک اولویت در برنامه ریزی شما تبدیل شود، اگر تا پیش از این نبوده است. وقت گذاشتن برای ارزیابی دلایل افزایش هزینه های پروژه و یافتن راه حل مناسب برای جلوگیری از آنها، توانایی شما در اجرای پروژه های پیچیده را با کنترل بیشتر تقویت می کند و همچنین سودآوری پروژه های شما بیشتر می شود. با شناسایی دلایل، برنامه ریزی صحیح و استفاده از ابزارهای مناسب بویژه نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز، می توانید افزایش هزینه ها را کنترل و سودآوری بیشتر پروژه هایتان را تضمین کنید.