همیشه تلاش و انرژی که برای بدست آوردن یک قرارداد خوب ساخت و ساز یا ایجاد یک رابطه وفادارانه با یک کارفرما یا مشتری خوب، صرف می شود، با یک برآورد نادرست یا ناقص هدر می رود. در این شرایط اخراج مهندس برآورد بیشتر از آنکه به نفع شما باشد، به کسب و کار شما لطمه خواهد زد. از آنجاییکه شما برای استفاده از ظرفیت کاری مجاز و رسیدن به اهداف کسب و کار خود، می بایست در مناقصات مختلف شرکت کنید بنابراین بهتر است بجای اخراج، به مهندس برآورد خود کمک کنید تا برآوردهای هزینه دقیقتری تهیه کنید. برنده شدن در مناقصه نقش مهندس برآورد نیست. نقش مهندس برآورد آماده سازی یک بودجه دقیق با تلرانس 1 تا 2 درصد از هزینه ای است که ساخت پروژه لازم خواهد داشت. سپس دستورالعمل ها، اهداف و استراتژی های تیم مدیریت، ضریب بالاسری و سود را تعیین می کند. در نهایی کردن مبلغ پیشنهادی، در حالت ایده آل، تنها متغیرهای برآورد قیمت، ضریب دشواری، بالاسری و سود می باشند. در این مقاله یک چرخه سودآوری ایده آل برای برآورد هزینه پروژه را نمایش می دهیم که با طی کردن این چرخه دقت برآوردهای هزینه تا حد زیادی افزایش می یابد

1. محاسبه برآوردهای دقیقتر

برآوردهای دقیق براساس هزینه های واقعی نیروی انسانی، تجهیزات، ماشین آلات و مصالح مورد نیاز جهت انجام آیتم های اجرایی هر پروژه بدست می آیند. برآورد هزینه ها براساس متره دقیق و با جزئیات همه قسمت های پروژه از روی نقشه ها انجام می شود. یکی از  مسئولیتهای بزرگ مهندس برآورد مطمئن شدن از بروز و دقیق بودن نرخ هایی است که مرتباً در حال تغییرند از جمله:

– برآورد دقیق و واقعی هزینه تمام شده نیروی انسانی: هر فرد براساس مزایا، سن، وابستگان و سابقه کار در شرکت، یک هزینه تمام شده متفاوتی دارد. هزینه تمام شده نیروی انسانی پروژه را بطور دقیق محاسبه و مالیات، بیمه تامین اجتماعی، بیمه مسئولیت، تعطیلات، آموزش ایمنی، اضافه کاری و از کارافتادگی را پیش بینی و در محاسبات خود لحاظ کنید.

– برآورد دقیق و واقعی هزینه ماشین آلات و تجهیزات: ماشین الات و تجهیزات سهم عمده ای از هزینه های یک پروژه را به خود اختصاص می دهند و بسته به نوع پروژه و ماشین آلات مورد استفاده این سهم می تواند بین 25 تا 50 درصد هزینه تمام شده پروژه را بخود اختصاص دهد. جهت محاسبه دقیق و واقعی هزینه ماشین آلات و تجهیزات ملکی در برآورد یک پروژه که معمولا بصورت ساعتی محاسبه می گردد می بایست هزینه خرید اولیه، استهلاک، سود سرمایه، بیمه (هزینه های مالکیت) و هزینه های مواد و لوازم مصرفی، تعمیرات و نگهداری (هزینه های عملیاتی) را به دست آورد و سپس مجموع هزینه های مذکور را بر تعداد ساعت بهره گیری از ماشین در طول چرخه عمر آن تقسیم کرد. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید از نشریه 449 (مدیریت بهره برداری ماشین آلات عمرانی) معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور استفاده کنید. البته اطلاعات واقعی از میزان کار مفید و بازدهی ماشین آلات و تجهیزات، سوابق موجود از پروژه های گذشته در اختیار شما قرار می دهد.

– تجزیه بهای آیتم های کاری به عوامل نیروی انسانی، تجهیزات، مصالح و حمل: برآورد هزینه واقعی پروژه بدون استفاده از تجریه بها امکانپذیر نیست و هرچه تجزیه بهای مورد استفاده از نظر مصالح و نیروی انسانی و ماشین آلات مورد نیاز به واقعیت نزدیکتر باشد به همان میزان برآورد اولیه دقیقتر و به هزینه واقعی پروژه نزدیکتر خواهد بود. در این مرحله کلیه آیتم های اجرایی پروژه از روی نقشه ها و برآوردهای کارفرما استخراج و برای هر آیتم تجزیه بهای مربوطه انجام میگردد. برای انجام این کار هر آیتم کاری به بخش های نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات، مصالح، حمل و غیره تفکیک می شود. سهم هریک از عوامل مذکور در قیمت نهایی آیتم ها را می توان با استفاده از اطلاعات بدست آمده از پروژه های پیشین و تجربیات نیروی های اجرایی، آنالیزهای معتبر در کتب مرجع دانشگاهی، آنالیزهای منتشره توسط سندیکاهای شرکت های ساختمانی و آنالیزهای منتشره توسط نظام فنی و اجرایی کشور بدست آورد. سپس با اعمال قیمت واحد به هریک از عوامل تفکیکی و جمع جبری آنها قیمت واحد آیتم کاری بدست می آید.

– برآورد دقیق هزینه های مقدماتی، پیش ساخت، تجهیز و برچیدن کارگاه: برآورد کننده های ضعیف بسیاری از هزینه هایی که پیش از عقد قرارداد و شروع به کار انجام می شود، هزینه های واقعی تجهیز و برچیدن کارگاه را محاسبه نمیکنند و تنها به اعمال یک ضریب یا درصد تقرییی از هزینه های کلی پروژه بسنده می کنند که معمولا یا هزینه های واقعی را پوشش نمی دهد و یا بیش از آنچه باید پیشبینی شود محاسبه می گردد. برای مثال هزینه زمان و انرژی که برای برآورد پروژه صرف می شود، هزینه تهیه اسناد مناقصه، ضمانتنامه ها، بیمه ها، تجهیز کارگاه مانند کلیه حمل، بارگیری و تخلیه های مربوط به تجهیز کارگاه، ساخت دفاتر اداری، اسکان پرسنل مهندسی و کارگری، محصور سازی کارگاه، تامین انرژی برقی، لوازم کامپیوتری و اداری، سرویس رفت و آمد، محل بارگیری و باراندازی و انبارها، سرویس های بهداشتی و حمام، جمع آوری و دفع فاضلاب، مخازن و لوله کشی های سوخت و آب آشامیدنی، جمع آوری و حمل زباله و نخاله، امور اداری و حراستی، ابزارآلات و تجهیزات عمومی مورد نیاز در پروژه، حقوق پرسنل ستادی و جمع آوری و برچیدن کارگاه شامل نیروی انسانی و ماشین آلات مورد نیاز جهت جمع آوری، بارگیری، حمل و تخلیه از جمله هزینه های اصلی است که در این قسمت از برآورد باید محاسبه شوند.

– برآورد دقیق ضریب بالاسری پروژه: هزینه های بالاسری سالانه خود را بر هزینه های سالانه پروژه های پیش بینی شده خود (نه ظرفیت بالقوه فروش خدمات) تقسیم کنید. با اعمال این ضریب یا درصد در هزینه های برآورد شده پروژه می توانید هزینه های بالاسری سالانه خود را پوشش دهید. برای مثال اگر 100میلیون تومان مبلغ تقریبی هزینه های بالاسری شرکت شماست تقسیم بر 600 میلیون تومان هزینه سالانه پروژه های پیش بینی شده خود، ضریب 16 درصد جهت پوشش هزینه های بالاسری شما بدست می آید. استفاده از ضرایبی که به طور تجربی و عرف در صنعت ساخت و ساز مورد استفاده قرار می گیرند، برای همه پروژه ها بطور یکسان، اشتباه است و هزینه های بالاسری می بایست براساس هزینه های واقعی و شرایط واقعی کسب و کار بدست آید.

– برآورد دقیق ضریب سود: در ابتدای هر سال درباره سود خالص مورد انتظار خود در سال پیش رو تصمیم گیری کنید. از تقسیم میزان سود سالانه مورد انتظار بر هزینه های سالانه پروژه های پیش بینی شده، ضریب سود جهت اعمال در میلغ برآورد پروژه به دست می آید.

2- تشکیل جلسات هماهنگی پیش از پروژه

برای شروع خوب هر پروژه، یک جلسه پیش از پروژه ترتیب دهید و محاسبات و برآورد های مهندس برآورد را در اختیار تیم پروژه بگذارید. مهندس برآورد، مدیر پروژه، سرپرست کارگاه، سرپرست و فورمن اجرایی، سرپرست دفتر فنی پروژه را دور هم جمع کنید و برآورد پروژه، چهارچوب کار، ضروریات، محدودیتها، زمانبندی و شرایط قراردادی را مورد بررسی قرار دهید. پیش از جلسه سرپرست و فورمن اجرایی را موظف کنید، چهارچوب و محدوده کار، نقشه ها و مقدار ساعات کار برآورده شده پرسنل اجرایی، تجهیزات و ماشین آلات لازم برای هر آیتم کاری را مورد بررسی و تایید قرار دهند.

3. پیگیری و بررسی هزینه های پروژه

برای انجام این کار با جمع آوری اطلاعات دقیق از فورمن ها و پرسنل اجرایی کارگاه شروع کنید. در کارگاه فورمن های اجرایی می بایست میزان ساعت کارکرد نیروی انسانی (به تفکیک درجه مهارت)، تجهیزات و ماشین آلات را برای هریک از آیتم های کاری بطور روزانه بررسی و ثبت کنند. امروزه با استفاده از نرم افزارهای ثبت کارکرد روزانه پرسنل کارگاهی که بر روی گوشی های موبایل و تبلت ها نصب می شوند براحتی می توان ضمن ثبت ساعات کار هر یک از پرسنل کارگاه، آیتم های کاری که هریک از افراد در طول روز انجام می دهند را نیز ثبت و در نهایت علاوه بر محاسبه حقوق و دستمزد افراد، میزان هزینه نیروی انسانی صرف شده برای هر آیتم کاری را نیز محاسبه نمود. این اطلاعات ثبت شده قبل از ارسال به سیستم حسابداری می بایست توسط سرپرست اجرایی و سرپرست کارگاه بررسی و تایید شود. تعداد ساعت کارکرد نیروی انسانی برای هر آیتم کاری می بایست با تعداد ساعت برآورد شده مقایسه شود و میزان کمتر یا بیشتر شدن میزان ساعت کارکرد برای انجام کل آیتم کاری نسبت به مقدار برآورد شده پیش بینی شود. این کار برای تجهیزات و ماشین آلات نیز می بایست انجام شود. این اطلاعات می بایست بطور هفتگی توسط فورمن های اجرایی، سرپرست کارگاه و مدیر پروژه مورد بررسی قرار گیرد و درباره وضعیت موجود و راهکارهای مدیریت هزینه های پروژه طبق بودجه پیش بینی شده بحث و تبادل نظر شود.

4. بررسی نهایی و بازنگری در برآورد پروژه

بعد از تکمیل هر پروژه، مهندس برآورد و تیم پروژه می بایست هزینه های نهایی واقعی و ساعات کارکرد صرف شده برای هر آیتم کاری را در مقابل برآورد اولیه و نرخ های کارکرد برآورد شده برای هر آیتم کاری در زمان پیشنهاد قیمت مقایسه کنند. این کار به مهندس برآورد این امکان را می دهد که برآوردها و نرخ های کارکرد را برای پیشنهاد قیمت های آینده بروزرسانی کند.