راجر نولز یک متخصص شناخته شده جهانی در زمینه ادعا و حل اختلاف در صنعت ساخت است. او در کتاب خود با عنوان “یه کسی اون بالا ما رو دوست داره” درباره مسیر رسیدن خود به این جایگاه در سطح جهانی صحبت میکند.

او در این کتاب از زمانی در دهه 1970 می گوید که تصمیم گرفت کسب و کار خود را در حوزه حل اختلاف شروع کند و می گوید از ابتدا این عقیده را سرلوحه کار خود قرار داده است:

“حقوق مشتری من از جنس زمان و یا پول باید در یک سند کاملا جامع تحت عنوان “لایحه ادعا” خلاصه شود. این لایحه ادعا رخدادهای مربوط به اختلاف را شرح می دهد که می بایست برای هرکسی که حتی به پروژه ارتباطی ندارد قابل درک باشد، بدون اینکه نیاز باشد به اسناد یا شخص دیگری مراجعه کند.”

این تعریف ساده معیار تدوین یک لایحه ادعای خوب و قابل اتکا است. هدف از سند لایحه ادعا متقاعد کردن خواننده به این است که مدعی حق دریافت خسارت ادعا شده را دارد. باید به خاطر داشت که اثبات دعوی بر عهده مدعی است. در همین راستا بسیار مهم است که اطمینان حاصل کنید که هر فردی که لایحه ادعا را مورد بررسی قرار می دهد، حتی فردی که با پروژه و شرایط شکل گیری اختلاف و ادعا آشنایی ندارد، ادعای مطرح شده را به درستی درک کند. به همین منظور سند لایحه ادعا باید شامل کلیه اطلاعات لازم برای درک صحیح موضوع باشد و خواننده را به یک نتیجه منطقی هدایت کند. رعایت نکردن این دو نکته اساسی در بهترین حالت منجر به تاخیر در بررسی و نتیجه گیری خواننده و در بدترین حالت رد ادعا خواهد شد.

موارد گفته شده را می توان با تشریح رخدادها و استناد به مفاد قراردادی، ضوابط فنی و حقوقی و مستندات و مدارک مربوطه که باید به ترتیبی منطقی ارائه و ضمیمه شوند، به دست آورد. بنابراین در ادامه ترتیب ارائه قسمتهای مختلف یک لایحه ادعا حرفه ای را ارائه و درباره اینکه چه اطلاعاتی باید در هر بخش ذکر شود بحث می کنیم.

جلد

علیرغم این گفته قدیمی و معروف که هیچ کتابی را از روی جلدش قضاوت نکنید، ولی باید گفت که صفحه اول هر سندی بخشی از این سند است که بیشتر از سایر قسمتهای آن دیده می شود و جای تعجب است که در بسیاری از موارد دیده می شود که کمترین توجه به جلد این سند شده و حتی ابتدایی ترین اطلاعات سند هم در آن ذکر نشده است و مسلما چنین سندی فرد بررسی کننده را به خواندن اطلاعات درون سند ترغیب نمی کند. جلد سند لایحه ادعا باید حداقل شامل موارد ذیل باشد:

1. نام مدعی
2. نام طرف مقابل ادعا
3. عنوان پروژه
4. عنوان ادعا
5. شماره نسخه تجدید نظر
6. تاریخ تجدید نظر

بسته به شرایط ممکن است نیاز باشد علاوه بر اطلاعات فوق اطلاعات دیگری نیز به جلد اضافه شود مانند لوگوی سازمانی طرفین ادعا، نمایی از پروژه در پس زمینه جلد، شماره مرجع سند، شماره لایحه ادعا، نام نویسنده لایحه، نام بازبینی کننده و المانهای بصری جهت افزایش جذابیت. درج جدول اطلاعات بازنگری در صفحه جلد و در هدرها و فوترهای سایر صفحات نیز مفید است زیرا در بسیاری از موارد، یک سند ادعا در بیش از یک نسخه در مراحل مختلف تهیه پیش نویس، بررسی و بازبینی، پاسخ و مذاکره مورد بازنگری و تغییر قرار می گیرد. در نتیجه ممکن است نسخه های مختلفی وجود داشته باشد و مهم است که جهت نهایی کردن نسخه مناسب، بازنگری های انجام شده را پایش و مد نظر قرار دهید. 

فهرست مطالب

فهرست مطالب باید در اولین صفحه بعد از جلد قرار گیرد. در حالی که این یک امر واضح است، اما بسیاری از اسناد این مورد ساده را رعایت نمی کنند در نتیجه خواننده ممکن است وقت زیادی را، بخصوص در لوایح ادعای طولانی و با منضمات زیاد، صرف یافتن یک بخش یا مورد خاص کند. یک فهرست مطالب ساده شامل شماره ترتیب عناوین بخش های مختلف، شماره صفحات آنها، شماره ارجاعات و پیوست ها و شماره صفحات آنها است. البته در اسناد طولانی یا اسنادی که دارای بخشهای مختلف و متعدد هستند اضافه کردن زیربخشهای فرعی بسیار مفید خواهد بود. 

خلاصه مدیریتی

در کنار افراد متعددی که ممکن است نیاز باشد سند لایحه ادعا را بطور کامل مورد مطالعه و بررسی قرار دهند، افرادی هم هستند که تنها به مطالعه خلاصه محتوای سند نیاز دارند. برای افراد دسته اول نیز مفید است که پیش از آنکه وارد جزییات سند شوند بتوانند به یک بینش و درک کلی نسبت به موضوع سند دست یابند. خلاصه مدیریتی اساسا خلاصه ای از کل مطالب سند است که تنها در چند صفحه ارائه می شود و به خواننده این فرصت را می دهد تا خیلی سریع درکی اساسی از کل موضوع پیدا کند. بدیهی است که تهیه خلاصه مدیریتی تا زمان تکمیل سایر بخش ها امکانپذیر نیست. شاید غیرمنطقی برسد ولی از نظر ترتیب قرارگیری در سند لایحه ادعا بخش خلاصه مدیریتی اولین بخش و بعد از فهرست مطالب قرار می گیرد ولی آخرین بخشی خواهد بود که نوشته می شود.

بیانیه ادعا

باید توجه داشته باشید که مطالب خلاصه مدیریتی مجددا در بیانیه ادعا تکرار نشود. این دو بخش برای اهداف جداگانه گنجانده شده اند. خلاصه مدیریتی باید نسخه فشرده ادعای کامل را در اختیار خواننده قرار دهد و بیانیه ادعا باید با ارائه جزییات مختصر قرارداد، پروژه، ماهیت ادعا و شرایط به طور خلاصه زمینه را برای باقی سند ادعا فراهم کند. علت، معلول و استحقاق نیز باید در این قسمت مورد بررسی قرار گیرد و همچنین تعهدات هر دو طرف کافرما و پیمانکار در مدیریت ادعا بیان شود. این بخش باید مبلغ مورد ادعا و اینکه آیا ادعای مطرح شده یک مطالبه موقت است یا نهایی و نیز درخواست مجدد یا بازنگری بودن سند ادعا را بیان کند.

تعاریف، اختصارات و توضیحات

احتمالا متوجه شده اید که یکی از اولین مواردی که در هر شکل قرارداد ذکر می شود، فهرستی از تعاریف است. این فهرست معانی برخی از نام ها یا عبارات استفاده شده در قرارداد را مشخص می کند. بنابراین بسیار مفید خواهد بود که با استفاده از نامها و عباراتی مشابه، بین سند ادعا و قرارداد یک ارتباط و همبستگی ایجاد کرد. به عنوان مثال اگر در قراردادی طبق قراردادهای همسان نظام فنی و اجرایی کشور به “مدت قرارداد” اشاره شده باشد، مراجعه به “تاریخ اتمام” ممکن است گمراه کننده باشد. ارائه چنین تعاریف قراردادی در لایحه ادعا روش خوبی است و یک لایحه ادعای خوب و حرفه ای، همبستگی ساختار متنی خود را با ساختار متنی و مفهومی قرارداد حفظ می کند و تا جای ممکن از استفاده از کلمات اختصاری کلمات مخفف و اصطلاحات خاص پروژه ای پرهیز می کند. ولی در عین حال ممکن است اشاره به بعضی از اصطلاحات، کلمات مخفف و خاص پروژه ای مانند آنچه در نقشه ها، مشخصات فنی، گزارش ها و موارد مشابه استفاده می شوند، در لایحه ادعا اجتناب ناپذیر باشد بنابراین درج تعاریف این کلمات یا اصطلاحات در این بخش، به طوری که یک خواننده بدون دانش پروژه ای بتواند درک مناسبی از مفهوم آنها داشته باشد، بسیار مهم است.

اطلاعات قراردادی

در این بخش به طور خاص به تشریح موضوع قرارداد پرداخته می شود. همانطور که پیشتر هم بیان شد لایحه ادعا باید به گونه ای تهیه شود که برای هر فردی بدون دانش قبلی در مورد پروژه قابل درک باشد بنابراین در این قسمت شرایط و موضوع قرارداد تشریح می شود تا خواننده متوجه شود که ادعای مطرح شده مربوط به یک پروژه راهسازی، کارخانه، ساختمان اداری یا تجاری یا … است. بنابراین اولین چیزی که در این بخش باید با آن شروع کرد توضیح موضوع پروژه به گونه ای است که خواننده به راحتی درک کافی از موضوع پروژه، شرایط آن و چگونگی رخداد ادعا پیدا کند.

در این بخش ارکان مختلف دخیل در پروژه یعنی کارفرما، پیمانکار، دستگاه نظارت و مشاور و طراح معرفی می شوند.

موضوع بعدی که در این بخش توضیح داده می شود، نوع و تیپ قرارداد است. به عنوان مثال آیا قرارداد از نوع قراردادهای همسان نظام فنی و اجرایی کشور و ذیل نشریه 4311 منعقده شده است؟ اگر چنین است نوع قرارداد، شماره و تاریخ تصویب و ابلاغ آن ارائه شود. اگر قرارداد براساس یک فرم استاندارد با شرایط خاص تهیه شده است، این تیز ذکر شود. اگر قرارداد یک قرارداد سفارشی تهیه شده توسط خود کارفرما است می بایست در اینخصوص نیز توضیح مختصری ارائه شود. توضیح شرایط و قوانین حقوقی حاکم بر قرارداد در این قسمت، نیز بسیار مفید خواهد بود.

ارائه اطلاعات کلیدی ذیل از قرارداد در این قسمت مفید خواهد بود:

1. تاریخ قرارداد
2. مدت زمان قرارداد
3. مبلغ قرارداد
4. تاریخ تحویل زمین، شروع به کار و تاریخ تکمیل و تحویل پروژه
5. سایر موعدهای زمانی قابل اهمیت در قرارداد

در صورت تغییر در مدت زمان و مبلغ قرارداد ارائه توضیحات لازم در اینخصوص به جهت آن که خواننده متوجه شود که مبلغ و مدت زمان اولیه قرارداد تغییر کرده است، قابل اهمیت است.

یکی از عناصر اساسی یک طرح ادعای موفقیت آمیز، طرح ادعا مدعی براساس شرایط و مفاد قرارداد است. برای دستیابی به این هدف ضروری است تا در تشریح رخدادهای مورد بحث و ادعاهای مطرح شده، بطور مناسب به شرایط قراردادی ارجاع داده شود. ارجاع به بندهای قراردادی در این قسمت از سند لایحه ادعا، به خواننده کمک می کند تا درباره توضیحات اصلی ادعا، از پیش درک کافی داشته باشد و بتواند بهتر تحلیل و تصمیم گیری کند.

نتیجه:

در بالا نکاتی در مورد الزامات اولیه و مقدمات تدوین سند لایحه ادعا توضیحاتی ارائه شد. این بخشها اطلاعاتی کلیدی و ضروری از پیشینه پروژه و قرارداد، برای خواننده و بررسی کننده فراهم می کند تا بتواند از جزییات ادعایی که در ادامه سند لایحه ادعا ارائه می شود آگاهی یابد.