در اغلب پروژه های ساخت و ساز، اهمیت ثبت سوابق و رویدادهای پروژه به درستی درک نمی شود، زیرا در بسیاری از موارد ثبت سوابق در درجه اول به عنوان ابزاری برای ادعا مورد استفاده قرار می گیرند. در صورتی که این موضوع با هدف اصلی و واقعی ثبت سوابق که مدیریت و کنترل پروژه است مغایرت دارد. در یک پروژه ایده ال سوابق به طرفین قرارداد کمک می کند تا از بروز اختلافات و وارد شدن به رویه های قضایی جلوگیری کنند. به همین دلیل در اکثر فرم های قراردادی استاندارد، الزامات خاصی برای ثبت سوابق در طول پروژه تعیین شده است.

با این حال اختلاف بین ارکان مختلف پروژه های ساخت و ساز یک چیز رایج است و در بسیاری موارد طرفین برای گره گشایی این معما به متخصصین مراجعه می کنند. وقتی صحبت از اختلافات مرتبط با زمان در پروژه می شود، ثبت سوابق به شکل بیمه نامه عمل می کند. ثبت سوابق قابل اطمینان و مداوم به عنوان ابزاری مهم برای شناسایی علل تاخیرات محسوب می شود.

در مقابل در صورتی که در ثبت سوابق ضعیف عمل شود نتیجه معکوس خواهد داشت. در بسیاری از موارد پیمانکاران بدون ارائه شواهد، مدارک و دلایل کافی در رابطه با علل تاخیر؛ اقدام به طرح ادعای تمدید مدت پیمان می کنند. در این شرایط رد ادعای تمدید مدت، تنها گزینه پیش روی راهبر قرارداد است.

رویدادها و داده های مختلفی وجود دارد که می توانند به عنوان مدرک در اختلافات مرتبط با زمان مورد استفاده قرار گیرند. گزارش های پیشرفت ماهانه، گزارشات روزانه، مکاتبات و برنامه های زمانبندی بروزرسانی شده تنها برخی از مواردی هستند که باید در طول پروژه ثبت و نگهداری شوند. حتی در صورت وجود سیستم های ثبت سوابق در تیم پیمانکار یا مشاور/کارفرما باز هم معمولا اطلاعاتی که در اختیار متخصصان تحلیل تاخیرات قرار می گیرد کافی نیست. این امر نه تنها در پروژه های کوچک که چالشهای بیشتری برای توجیه هزینه های بالای مدیریت قرارداد دارند، وجود دارد بلکه حتی در پروژه های متوسط و بزرگ نیز اسناد ارائه شده معمولا فاقد جزییات و دقت لازم هستند.

تحلیلگران تاخیرات پروژه که شواهد مناسب و کافی در اختیار نداشته باشند، در شناسایی دلایل تاخیر پروژه با چالش های دشواری روبه رو خواهند شد. این امر معمولا در اختلافات مربوط به تصدیع[1] که برای اثبات اتلاف بهره وری ناشی از اقدامات و دستورکارهای کارفرما، به داده های دقیق و روزانه احتیاج است، نمو بیشتری پیدا می کند.

وقتی سوابق دقیق و کافی در اختیار نباشد، تحلیل تاخیرات مستلزم صرف زمان قابل توجهی جهت پردازش داده های ناقص و محدود در اختیار است و این امر موجب تحمیل هزینه های جبران ناپذیری نیز می شود. به عنوان مثال، یکی از اولین مراحل تجزیه و تحلیل تاخیرات، اغلب تهیه یک برنامه جامع واقع[2] سطح بالا برای پروژه است. اگرچه شاید نسبتا ساده به نظر برسد ولی گرداوری سوابق دقیق از وقایع و فعالیت های انجام شده پروژه که به تهیه یک برنامه قابل اعتماد کمک کند، اغلب دشوار است. یعنی فرضیات منطقی درباره تاریخ رویدادها و فعالیت های پروژه باید در نظر گرفته شوند که می تواند در نتیجه گیری تجزیه و تحلیل تاثیرگذار باشد.

برای کاهش این ریسک، طرفین قرارداد باید سوابق پیشرفت واقعی رخدادها و فعالیت های پروژه را ثبت کنند. سوابق باید تا حد امکان با جزییات، واضح و نشان دهنده پیشرفت واقعی فعالیت های پروژه و زمان واقعی رخداد آنها باشد. داده های پیشرفت فعالیت ها باید با تصاویری گویا که اثبات کننده پیشرفت ثبت شده باشند، همراه باشد. عکس ها اگر دارای تاریخ و زمان و بطور مداوم ثبت شده باشند و مشخص باشد چه چیزی را نشان می دهند، یک ابزار ایده آل برای ثبت سوابق هستند.

توزیع، جلب توافق و اخذ تاییدیه سوابق پیشرفت پروژه از طرفین قرارداد در حین اجرای پروژه بسیار مفید خواهد بود. همچنین اگر مفاد قراردادی در این زمینه وجود داشته باشد، بسیار موثر خواهد بود چون به طرفین کمک می کند تا در مراحل اولیه کار در مورد نحوه ثبت وقایع و پیشرفت پروژه و گردش کار اخذ تاییدات مربوطه به توافق برسند. این موارد، در شرایط فسخ قرارداد یا مواردی که اختلافات، سالها پس از اتمام پروژه ادامه می یابند، بسیار مفید و موثر خواهد بود.

هر رویداد تاخیر نیز باید به وضوح در اسناد جاری پروژه مانند گزارش روزانه، گزارش ماهانه، بروزرسانی های هفتگی برنامه زمانبندی، صورتجلسات، نامه ها و بروزرسانی های برنامه جامع، ثبت شود. بعلاوه باید یک برنامه دقیق زمانی شامل تمام اطلاعات لازم در رابطه با هر رویداد تاخیر ( به عنوان مثال تاریخ وقوع، منطقه تحت تاثیر، تاثیر و مدت زمان رویداد) وجود داشته باشد. این برنامه، در صورت بروز اختلاف بر سر مسائل مرتبط با زمان، برای تعیین اینکه آیا یک رویداد خاص بر تاریخ اتمام پروژه تاثیرگذار بوده است یا خیر، بسیار مفید خواهد بود. به همین ترتیب، مانند موارد قبلی، این برنامه هم باید بین طرفین توزیع شود و بطور ایده ال مورد توافق و تایید طرفین قرار گیرد.

باید از تداوم ثبت وقایع و پیشرفت پروژه در طول مدت اجرای پروژه اطمینان حاصل شود. اغلب اوقات، شکاف هایی در سوابق ثبت شده توسط پیمانکار/ مشاور مشاهده می شود. برای مثال بروزرسانی پیشرفت پروژه منظم انجام نمی شود، صورتجلسات دقیق و کامل ثبت نمی شوند و بازنگری برنامه بطور منظم و مداوم انجام نمی شود و تصویربرداری از پروژه به ندرت انجام می شود. این وقفه در ثبت منظم سوابق معمولا در ماه های آخر پروژه بیشتر مشاهده می شود و بر توانایی تحلیلگر تاخیرات در شناسایی علل تاخیر تاثیر منفی می گذارد. در نهایت ثبت وقایع و پیشرفت فعالیتهای پروژه باید تا حد امکان بطور مداوم انجام شود. گزارشهای پیشرفت، بروزرسانی های برنامه جامع، صورتجلسات و سایر اسناد باید بطور ایده آل در یک قالب مشخص در کل مدت اجرای پروژه انجام شوند. این کار باعث می شود در صورت بروز اختلاف در مورد مسائل زمانی پروژه، زمان و در نتیجه هزینه پردازش سوابق جهت تحلیل تاخیرات پروژه کاهش یابد.

جهت ثبت منسجم سوابق پیشرفت پروژه، باید یک سیاست یا رویه توافق شده در مورد چگونگی اندازه گیری پیشرفت فعالیت ها/ پروژه وجود داشته باشد. ممکن است پیمانکار پیشرفت واقعی کار را متفاوت از مهندس مشاور بسنجد. این امر باعث سردرگمی، صرف تلاش اضافی و در نتیجه هزینه بیشتر برای تحلیل تاخیرات می شود.

بطور خلاصه ثبت دقیق و مداوم وقایع در طول پروژه برای مدیریت صحیح و موثر پروژه ضروری است. همچنین وجود یک رویه مورد توافق طرفین جهت ثبت سوابق نه تنها در تمام مراحل اجرای پروژه بلکه در صورت بروز اختلاف مفید خواهد بود.

[1]  . در قراردادهای احداث، اصطلاح تصدیع به از دست دادن بهره وری به دلیل وجود موانع یا قطع پیشرفت عملیات اجرایی گفته می شود که میزان بهره وری را کاهش می دهد.

[2] . طبق تعریف پروتکل تاخیر و تصدیع انجمن حقوق احداث انگلستان، برنامه زمانی جامع واقع عبارتست از سوابق ثبت شده هر پروژه احداث در قالب یک برنامه زمانی جامع. برنامه زمانی جامع واقع الزاماً حاوی روابط منطقی میان فعالیت ها نیست. این برنامه زمانی می تواند صرفا به صورت ثبت تاریخ شروع و پایان واقعی هر فعالیت انجام گرفته در واقعیت، به شکل نمودار میله ای باشد.