امروزه در دنیای پروژه های ساخت و ساز، تحلیل تاخیرات یک مهارت مهم و کلیدی محسوب شده و معمولا توسط یکی از طرفین قرارداد که در معرض زیان و خسارت قرار گرفته است، بکار گرفته می شود. این مقاله به این موضوع می پردازد که آیا آنالیز تاخیراتی که به درستی تهیه شده است، ابزاری ارزشمند برای حل و فصل اختلافات است یا آنقدر پیچیده است که بیشتر شبیه “تردستی” و ابزاری (از طریق زمانبندی، پیشبینی و دستکاری حقایق) است برای واقعی جلوه دادن چیزهایی که واقعی نیستند.  

خطای دیدی که در تصویر 1 نمایش داده شده است را در نظر بگیرید. نحوه ارائه و لحاظ کردن اطلاعات می تواند پیامی را که منتقل می کنید و نحوه تفسیر آن را تحریف کند. اگر مراقب نباشیم ممکن است به نتایج اشتباهی برسیم.

تاخیر در پروژه های ساخت و ساز امری است رایج و از زمانی که بشر شروع به ساخت پروژه ها کرده، با آن مواجه بوده است. روش هایی که برای مدیریت و ثبت زمان استفاده می کنیم نیز جدید نیستند. نمودارهای گانت 100 سال قدمت دارند، روش مسیر بحرانی (CPM) بیش از 50 سال قدمت دارد و نرم افزارهای برنامه ریزی بیش از 25 سال است که در دسترس هستند. با توجه به وجود چنین آشنایی و تجربه ای، ممکن است انتظار داشته باشیم که آنالیز تاخیرات باید یک فرآیند ثابت، توافق شده و ساده باشد، اما اغلب این طور نیست.

چرا اینگونه نیست؟ دلیل اصلی این است که اوضاع و احوال هر پروژه منحصربه فرد است و برای هر دو پروژه نمی توان نسخه مشابهی تجویز کرد. همانگونه که پروژه های مشابه هم نیازمند طراحی، روش ها، تجهیزات و مصالح متفاوت و منحصر به خود هستند، تحلیل تاخیرات هم در شرایط و اوضاع و احوال متفاوت، نیازمند بکارگیری رویکردهای متفاوتی است. هر پروژه اطلاعات و مسائل متفاوت و خاص خود را دارد.

تیم های مدیریتی و زنجیره های تامین مختلف، به روش های متفاوتی برنامه ریزی، اجرا، تعامل و نگهداری از سوابق را انجام می دهند. بعضی از پروژه ها ممکن است از یک نرم افزار برنامه ریزی CPM استفاده کنند و برخی دیگر ممکن است تنها از برنامه ریزی های ساده یا نمودارهای میله ای استفاده کنند. شرایط قرارداد متفاوت و ماهیت و زمان رویدادها نیز متفاوت هستند. همه این عوامل در کنار مواردی دیگر می توانند بر مناسبترین روش تحلیل تاثیر بگذارند. این امر منجر به بوجود آمدن روش های مختلف بسیاری برای آنالیز تاخیرات شده است. در بین این روشهای تحلیل تاخیرات چند نام معروف  وجود دارد مانند آنالیز افزایش تأخیر به برنامۀ‌زمانی مبنا، برنامه زمانی مبنا در مقابل برنامه زمانی واقع، آنالیز اثر زمانی، آنالیز پنجره ای و روش حذف تأخیرات از برنامۀ واقع. با این حال، روش های دیگری هم وجود دارد که در نحوه اعمال هریک از آنها باید تفاوتهای قائل شد. به جدول روش های رایج آنالیز تاخیرات، برگرفته از رویه توصیه شده انجمن بین المللی توسعه مهندسی هزینه (AACEI) برای زمانبندی قانونی[1]، توجه کنید.

AACEI نه روش اصلی برای انجام یک تحلیل زمانبندی گذشته نگر شناسایی و آنها را از 1-3 تا 9-3 شماره گذاری کرده است. سپس آن نه روش به روش های فرعی دیگری ( مانند دوره های ثابت، ورود گام به گام یا استخراج کلی) تقسیم می شوند. این تقسیم بندی منجر به چهارده روش برای آنالیز تاخیرات می شود. با این وجود حتی این فهرست هم یک فهرست کامل نیست و روش های دیگری هم برای آنالیز تاخیرات وجود دارد. بسیاری متون و دستورالعمل های دیگری نیز درباره این موضوع وجود دارد که برخی از آنها روشهایی رو معرفی کرده اند که در جدول AACEI درج نشده است.

با توجه به تعدد روش ها و تفاوت های موجود، امکان دستکاری توسط تحلیلگر وجود دارد. روش های مختلف می توانند پاسخهای متفاوتی به یک سوال بدهند و ممکن است روش هایی خاص، بیشتر مورد توجه یک تحلیلگر یا طرف قرارداد باشند.

امکان تحریف نتایج، ایجاد یا پنهان کردن تاخیرها یا تغییر مسیر بحرانی وجود دارد. برخی از روش ها اساساً سناریوهای فرضی هستند، برخی تحلیل ها چیزی بیشتر از یک پوششی سطحی برای ادعاهای چکی نیستند و برخی از روشهای پیچیده می توانند به طرق مختلف در معرض اطلاعات گمراه کننده و نامرتبط قرار گیرند.

جدول AACEI به روش های مختلفی با یک نام یکسان اشاره کرده است که باعث سردرگمی یا تفسیر نادرست می شود. به احتمال زیاد اکثر مدیران ساخت با آنالیز اثر زمانی (TIA) آشنایی دارند. نسخه ای از TIA که اکثراً با آن آشنا هستند، تحت روش 7-3 AACEI قرار می گیرد، اما طبق آنچه در جدول نمایش داده می شود، آنالیز اثر زمانی، نامی برای هشت تکنیک دیگر نیز است. 

بنابراین باید مراقب باشید که یک روش آنالیز تاخیرات را صرفاً براساس نام آن یا آنچه که ادعا می شود نپذیرید و نتایج را تنها زمانی قبول کنید که متوجه شوید آنالیز چگونه انجام شده است و نتایج چگونه بدست آمده اند. توصیه می شود آنالیز را درک کرده و آن را بررسی کنید- چیست و چگونه انجام شده است. در بعضی موارد ممکن است متوجه شوید که به اصطلاح آنالیز اثر زمانی در واقع یک آنالیز افزایش تأخیر به برنامۀ‌زمانی مبنا یا یک برنامه زمانی مبنا در مقابل برنامه زمانی واقع است و ممکن است متوجه شوید که آنالیز تلاش می کند با نادیده گرفتن رویدادها یا اطلاعاتی خاص یا دستکاری داده ها، به عمد موجب گمراهی شود.

واضح است که راه­های بالقوه زیادی برای تحلیل تاخیرات وجود دارد. هنوز توافق کاملی در مورد این که کدام روش بهترین روش است وجود ندارد. همچنین اجماع کاملی در مورد نحوه صحیح اجرای هر یک از روش های مختلف وجود ندارد. در آنالیز تاخیرات نمی توان نسخه واحد تجویز کرد و به طور کلی توصیه می شود از روشی استفاده کنید که مورد تایید و شناخته شده باشد لیکن هنگام انتخاب روش باید همیشه این سوال مطرح باشد که کدام روش مناسب اوضاع و احوال مرتبط با آنالیز تاخیراتی است که قرار است انجام شود. در واقع باید بپرسیم که کدام روش دقیقتر است و آنچه در واقعیت رخ داده است را به بهترین شکل منعکس می کند.

همچنین باید در نظر بگیریم که کدام روش با توجه به اطلاعات، محدودیت ها و شرایط قراردادی مناسب است. هنگام تحلیل تاخیر بحرانی، همیشه تمرکز باید بر شناسایی ارتباط بین علت (فعالیت به تاخیر افتاده) و معلول (تاخیر در تکمیل پروژه) باشد. تحلیل هایی که علت را بدون نمایش اثر نشان می دهند، تنها نیمی از پاسخ هستند که البته چنین آنالیزهایی بسیار هم رایج هستند.

مهمترین عنصر آنالیز تاخیرات و البته موثرترین عامل در گمراهی، زمانبندی به روش مسیر بحرانی یا CPM است. فناوری امکان ایجاد برنامه های زمانی مسیر بحرانی پیچیده را فراهم کرده است. برنامه های زمانی پروژه های بزرگ ممکن است شامل هزاران یا ده ها هزار فعالیت و چندین برابر روابط منطقی باشند. قبلاً ایجاد تغییرات در یک برنامه زمانی نیازمند تفکر و تلاش قابل توجهی بود و بنابراین تغییرات با دقت در نظر گرفته می شد، اما اکنون می توان تغییرات گسترده را کاملاً سریع با روش های ظریف و البته غیرشفاف و احتمالاً با اندکی فکر انجام داد.

غیرعادی نیست که بروزرسانی برنامه های زمانبندی بزرگ حاوی صدها یا هزاران تغییر باشند. در مواجهه با چنین تغییرات گسترده ماه به ماه، برقراری ارتباط، درک و ممیزی آنچه در برنامه های زمانبندی اتفاق می افتد بسیار دشوار می شود. با توجه به اهداف آنالیز تاخیرات، باید نسبت به این موضوع محتاط باشیم که آیا تغییرات منعکس کننده واقعیتهای پروژه هستند یا خیر.

برخی تنظیمات اساسی نرم افزار که اغلب در الزامات برنامه زمانبندی درج می شوند، می توانند بر نحوه نمایش برنامه زمانبندی تاثیر گذاشته و به طور بالقوه آن را تحریف کنند. وقفه و تعجیل ها، منطق ترجیحی روابط، تقویم ها، قیود، تنظیمات درصد پیشرفت و تنظیمات retained logic  و progress override همگی این پتانسیل را دارند که منجر به تحریف یا تفسیر نادرست برنامه و مسیر بحرانی شوند.

با این حال، برنامه های زمانبندی اغلب بهترین سابقه از پروژه برای نمایش نحوه تاثیرگذاری فعالیت ها برهم و نحوه تاثیر فعالیت ها بر مسیر بحرانی هستند. بنابراین معمولاً برنامه های زمانبندی، غیر از زمانی که مشخص است منعکس کننده واقعیات نبوده یا گمراه کننده هستند، باید نقطه شروع ترجیحی برای آنالیز تاخیرات باشند.

این فقط برنامه زمانبندی CPM نیست که نیازمند احتیاط و توجه است. سایر منابع داده نیز ممکن است نادرست یا دستکاری شده باشند. بررسی و تایید صحت کلیه داده های منبع مورد استفاده در آنالیز قابل اهمیت است. گردش و روند پرداخت یا مقادیر مصالح ورودی ممکن است بسته به اوضاع و احوال پروژه با پیشرفت زمانی در تضاد باشند، بنابراین هنگام آنالیز مسائل مربوط به زمان و بحرانی بودن فعالیت ها، مهم است که مطمئن شویم مقایسه درستی انجام می دهیم. 

در بررسی علل تاخیرات نیز باید مراقب بود؛ علل متقابل ممکن است یک عامل تاثیرگذار باشد. ممکن است ناکارآمدی­هایی در نیروی کار، مصالح، کارهای خارج از توالی پیشبینی شده یا مدیریت و کنترل ضعیف کار وجود داشته باشد. ممکن است تاخیرات همزمان، مسائل مربوط به تاخیر ناشی از کاهش سرعت آگاهانه (Pacing delays) یا تغییرات و رویدادهایی که باعث شده است کار سریعتر از زمان پیشبینی شده تکمیل شود، وجود داشته باشد.

در نهایت هیچ روش تحلیل تاخیری در سطح جهانی بهتر یا پذیرفته شده­تر از سایر روشها نیست. کاملا به شرایط بستگی دارد. اما در همه موارد، تحلیل باید با حقایق زمان اجرای پروژه که در سوابق پروژه ثبت شده اند مطابقت داشته باشد. بررسی و مدنظر قرار دادن سوابق پروژه و در صورت امکان مصاحبه با افراد مختلف دخیل در پروژه ضروری است. این امر از مفقود شدن تحلیل زمانبندی CPM در پیچیدگی نرم افزار جلوگیری می کند و این امکان را فراهم می سازد تا بر پایه “برداشت متعارف” نتایج را بررسی کرد. همچنین به درک و اثبات دلایل تاخیر کمک می کند.

در حالت ایده ال تحلیل تاخیرات باید در طول اجرای پروژه انجام شود. این امر احتمال بروز اختلافات و پیچیدگی را کاهش می دهد و به تیم پروژه اجازه می دهد تا بتواند بر روی برگرداندن پروژه به مسیر اصلی تمرکز کند. هنگام تحلیل تاخیرات در حین اجرای پروژه، شناسایی، تحلیل و توافق بر سر تاثیر تاخیرات، تا حد امکان در نزدیکترین زمان ممکن به زمان رخداد تاخیرات، مهم است. با زمان باید مانند پول رفتار کرد و تا جایی که ممکن است مسائل مرتبط با جبران زمان را قبل از اتمام کار حل و فصل کرد و در انجام این کار سعی کنید منصفانه، منطقی و عملگرا رفتار کنید.

در واقعیت، دستیابی به توافق بر سر زمان اغلب مشکل‌ساز است و نظرات متفاوتی در مورد اینکه چه چیزی به تاخیر افتاده است، چرا و آیا در مسیر بحرانی تکمیل کار قرار داشته است، وجود دارد. غیرمعمول نیست که کارفرما و پیمانکار حقوق خود بر سر زمان را محفوظ بدارند و ببینند که در پایان پروژه چه اثرات واقعی دارد.

متاسفانه این امر اغلب می تواند منجر به اختلاف در مورد زمان شود و یک تحلیل تاخیرات پس از وقایع و رویدادها (تحلیل گذشته نگر) نیاز خواهد شد. هنگام انجام یک تحلیل گذشته نگر، ما باید تمام تاخیرهای مرتبط، هم تاخیرات خودمان و هم تاخیرات دیگران را در تحلیل در نظر گرفته و به حساب بیاوریم. به یاد داشته باشید که روش مهم است زیرا روش ها می توانند نتایج را تحت تاثیر قرار دهند و آنها را مخدوش کنند. اگر قرارداد روشی را مشخص می کند، باید آن روش را به کار ببریم و تنها در صورتی می توان از آن عدول کرد که غیرقابل اعتماد و گمراه کننده بودن نتایج آن روش تحلیل، آشکار باشد.

همچنین باید آگاه باشید که اگر اختلاف به مراحل قانونی کشیده شود، ممکن است نیاز باشد روش های جامعتری را نسبت به آنچه در حل اختلافات مذاکره ای استفاده می شود، بکار گرفت. برخی از روش ها تحت قوانین برخی کشورها پذیرفته می شوند و برخی پذیرفته نمی شوند. از سوی دیگر باید مراقب تحلیل های غیرضروری و پیچیده باشیم، از توضیحات فریبنده و موهومی اجتناب کنیم و بر ایجاد یک رابطه علت و معلولی به ساده ترین و مطمئن ترین راه ممکن تمرکز کنیم. ساده تر بهتر است اما باید مراقب باشید که بیش از حد ساده سازی نکنید- نتایج باید قابل اعتماد و محکم باشند. در بیشتر موارد، ما باید بر تاخیر واقعی تمرکز کنیم نه تاخیر فرضی و همیشه باید به سوابق نگاه کرده تا هرگونه تحلیل تاخیری را با حقایق و رخدادهای به وقوع پیوسته حل کنیم. از هر روشی که استفاده می کنید باید واقعیت و برداشت متعارف را حفظ کنید.

این مقاله اولین بار در نسخه بهار 2017 مجله مدیریت ساخت/ پروژه انجمن مدیریت ساخت آمریکا به چاپ رسیده است.

نویسندگان:

Phil Urwin

Rocco Vespe