رعایت استانداردهای نامه نگاری یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار در موفقیت و به نتیجه رسیدن ادعاهای پیمانکاران در مقابل کارفرمایان است. در ادامه 10 نکته کلیدی برای نامه نگاری موثر را توضیح می دهیم.

1. همیشه این را در ذهن داشته باشید که شما نامه را فقط برای یک فرد هم رده خود در پروژه نمی نویسید. شما باید نامه را به گونه ای تهیه کنید که در آینده بتوانید از آن در صورت بروز اختلاف و جهت تهیه لایحه ادعا احتمالی به عنوان یک سند دقیق و معتبر استفاده کنید. بنابراین متن نامه باید به گونه ای تهیه شود که توسط افرادی که هیچ پیش زمینه فکری درباره پروژه یا مشکل شما ندارند نیز قابل فهم باشد.
2. نامه باید یک سند مستقل باشد. به عبارت دیگر، یک خواننده بدون دانش قبلی باید بدون مراجه به مدارک دیگری بتواند آن را درک کند.
3. نقل قول ها یا اقتباس ها بسیار قدرتمند هستند بنابراین به جای توصیف موارد از قول خودتان، از نقل قول ها و ارجاع به  بندها، تبصره های قراردادی و سوابق و مستندات دیگر استفاده کنید. وقتی از این ارجاعات استفاده می کنید مطمئن شوید که خودتان هم به درستی آنها را شناسایی و درک کرده اید.
4. هرگز از اختصارات و کلمات اختصاری استفاده نکنید. حتی اگر در پروژه شما عمومی و شناخته شده باشند. چون ممکن است بعدها توسط فردی ناآشنا با پروژه شما خوانده شود و درک نشود.
5. هنگام اشاره و ارجاع به طرفین، افراد یا شرکت ها از کلماتی مانند آنها، ایشان آن استفاده نکنید زیرا این امر اغلب منجر به سوء تفاهم و سردرگمی می شود. از نامهای قراردای مانند "کارفرما"، "مشاور" و "دستگاه نظارت" یا اسامی واقعی آنها استفاده کنید.
6. هنگام اجاع به قرارداد و مستندات قبلی، از عناوین و شماره دقیق بندها استفاده کنید. به عنوان مثال " بند الف از ماده 22 شرایط عمومی پیمان (ترتیب گردش مدارک، نقشه ها و ابلاغ دستورکارها)" بسیار موثرتر و مفیدتر خواهد بود تا " ماده 22 شرایط عمومی پیمان" و به خواننده آگاهی لازم درخصوص موضوع ارجاع داده شده را می دهد.
7. تا حد امکان وقایع و اظهارات مندرج در نامه را اثبات کنید. به عنوان مثال " طبق بند 3-12 صورتجلسه کارگاهی مورخ 14 مهرماه 98 که پیوست نامه می باشد، به دستور کارفرمای محترم پروژه، عملیات اجرایی در زون B به حالت تعلیق درآمد" از " این پیمانکار به دستور کارفرمای محترم عملیات اجرایی در منطقه B را از 14 مهرماه 98 متوقف کرد" بهتر است.
8. مشخص و صریح صحبت کنید. عباراتی همچون " جهت اطلاع و اقدام لازم"، " این شرکت حقوق خود را محفوظ  می دارد" یا " لطفا اقدام لازم را انجام دهید" معنی مشخصی ندارند. به طور خاص و مشخص بیان کنید که چه اقدامی ضروری است، شما از چه حقوقی برخوردار هستید و اقدام لازم بطور مشخص چه اقدامی است.
9. واقعیت این است که اگر نامه تان را خودتان بازخوانی و غلط گیری کنید، چیزی را خواهید خواند که فکر می کنید نوشته اید نه آنچه را که واقعاً نوشته اید. از یکی از همکارانتان بخواهید که این کار را انجام دهد. از همکارتان بخواهید علاوه بر بررسی علایم، اصطلاحات، دستور زبان و استفاده از کلمات مناسب، هر بخشی را که به درستی توضیح داده نشده و یا به راحتی قابل درک نیست را نیز مشخص کند. شاید بهتر باشد  تا حد امکان یک همکار از یک واحد  یا پروژه ای دیگر که از پروژه و شرایط شما آگاه نباشد نامه را اصلاح کند.
10. در انتها توصیه می شود نکات فوق برای کلیه صورتجلسه ها، گزارش ها، لایحه ادعا، تصمیم گیری ها، دستورالعمل ها و هر چیز دیگری که جزو مستندات و سوابق پروژه محسوب می شود، رعایت شود.