جرای پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده تبدیل به یک رویای غیرممکن برای پیمانکاران شده است. برای تحقق این رویای غیرممکن هر عمل و اقدامی در راستای انجام پروژه، هرچند کوچک باید به شکل برنامه ریزی شده انجام شود. ولی شما می دانید که این واقعیت در صنعت هر لحظه در حال تغییر ساخت و ساز غیرممکن است.

بنابراین با انجام چه اقداماتی می توانید عملکرد پروژه های خود را بهبود بخشید، مشکلات احتمالی را از بین ببرید و تعداد متغیرهای دخیل در نتیجه نهایی پروژه را کنترل کنید؟ پیمانکاران موفق از استانداردسازی فرآیندها و اقدامات کنترلی برای کاهش فاکتورهای ریسک، کاهش شانس بروز اشتباه و افزایش احتمال دستیابی به نتایج مورد انتظار، استفاده می کنند.

چک لیست اقدامات حیاتی جهت موفقیت پروژه ها

1- برنامه ریزی پیش از شروع پروژه

1-1- قرارداد

• مطالعه، درک و پیروی از مفاد قرارداد مطابق بخشنامه ها و دستورالعمل های نظام فنی و اجرایی
  • فهرست کردن الزامات و نکات قراردادی مهم

1-2- برگزاری جلسات داخلی پیش از شروع پروژه

• برگزاری جلسه با حضور مدیران ارشد شرکت، مدیر پروژه، مهندس برآورد، سرپرست کارگاه، سرپرست دفتر فنی و سرپرست اجرایی پروژه
  • بازدید از پروژه توسط مدیر پروژه، سرپرست کارگاه و سرپرست اجرایی پروژه و بررسی نقشه ها، زمانبندی مقدماتی، پیشبینی و بررسی روش اجرایی مناسب.
  • بررسی محدوده، محدودیت ها، موانع، فرصت ها و شرایط قراردادی
  • مشخص کردن اهداف کلی پروژه
  • تهیه زمانبندی پروژه
  • بررسی و شناسایی پیمانکاران و تامین کنندگان احتمالی
  • برنامه ریزی تجهیزکارگاه و فازبندی اجرایی پروژه
  • بررسی، آماده سازی و تهیه فرآیندها، دستورالعمل ها، رویه ها، فرم های مورد نیاز اجرا و مدیریت پروژه

1-3- برگزاری جلسات پیش از شروع پروژه با کارفرما

• بررسی شرایط قرارداد، مراحل پرداخت صورت وضعیت ها، گردش کار مصوبات، تاییدات، ابلاغ ها، صورتجلسات، بررسی موعدهای زمانی مهم، نقاط عطف در زمانبندی و نحوه ابلاغ تغییرات و پرداخت هزینه های آن

2-سیستم های مدیریت پروژه

2-1- تدارکات

• مشخص کردن پیمانکاران فرعی آیتم های اجرایی مهم و عقد قرارداد با آنها طی 2 تا 3 هفته اولیه
  • شناسایی تامین کنندگان مصالح مهم و ثبت سفارش طی 2 تا 3 هفته اولیه
  • تایید مقدار و مشخصات فنی مصالح مورد نیاز 2 تا 4 هفته پیش از نیاز در پروژه
  • تحویل مصالح و تجهیزات یک هفته قبل از زمان نیاز در پروژه

2-2- زمانبندی

• تهیه، بررسی و ارائه برنامه زمانبندی به کارفرما، پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان پروژه

2-3- مدیریت پروژه

• برقراری ارتباط مدیریت پروژه با سرپرست کارگاه، سرپرست دفتر فنی و سرپرست اجرایی بطور روزانه و با کارفرما بطور هفتگی
  • بازدید مدیرپروژه از پروژه بطور هفتگی جهت بررسی مسائل و اقدامات اجرایی پروژه با سرپرست کارگاه

2-4- تاییدات و شاپ درایینگ

• تهیه فهرست تاییدات مورد نیاز در هفته اول شروع به کار شامل استعلامات و تاییدات لازم جهت انجام عملیات اجرایی و درخواست های خرید
  • مکاتبه و اخذ تاییدات لازم طی 3 تا 4 هفته اول شروع کار

2-5- مستندسازی

• نگهداری و مستندسازی کلیه تاییدات، دستورکارها، استعلامات، مکاتبات، ادعاها، نقشه های تایید و ابلاغ شده و مشخصات فنی بطور روزانه و هفتگی

2-6- مدیریت دستور تغییر

• توافق درباره نحوه پرداخت هزینه تغییرات ابلاغی توسط کارفرما در جلسات آغازین پروژه با کارفرما
  • مستندسازی و مدیریت کلیه کارهای اضافی، دستورات تغییر و تاییدات
  • خودداری از انجام هرگونه کار اضافی بدون اخذ تاییدات لازم
  • مدیریت دستور تغییرات جاری و انجام مکاتبات لازم جهت اخذ تایید انجام و هزینه های آن ظرف 7 روز
  • مکاتبه و مستندسازی درباره کلیه مسایل، مشکلات و تغییرات پروژه ظرف 2 روز

2-7- درخواست پرداخت

• تهیه و اخذ بموقع تاییدات صورت وضعیت کارهای انجام شده جهت پرداخت حق الزحمه

2-8- کارکرد پرسنل و پیمانکاران

• ثبت روزانه کارکرد پرسنل و پیمانکاران و جمع بندی هفتگی
  • بررسی این کارکردها با سرپرست کارگاه و سرپرست اجرایی

2-9- جلسات کارگاهی

• برگزاری جلسه کارگاهی با کارفرمای در هفته دوم شروع به کار
  • برگزاری جلسات هفتگی با کارفرما جهت بررسی مسائل و مشکلات پروژه
  • برگزاری جلسه کارگاهی، پیش از شروع به کار با هریک از پیمانکاران فرعی
  • برگزاری جلسات هفتگی با پیمانکاران فرعی جهت هماهنگی برنامه کاری یک ماه پیش رو
  • برگزاری جلسات برنامه ریزی و هماهنگی هفتگی با کلیه سرپرستان واحدهای کارگاهی

3- کنترل بهره وری عملکرد نیروی انسانی و پروژه

3-1-بازدید کارگاهی پیش از تجهیز کارگاه

• پیش از تجهیز کارگاه، سرپرست کارگاه و مدیر پروژه در جلسه ای با کارفرما مسائل مربوط به تجهیزکارگاه مانند راه های دسترسی، جانمایی کلی دفاتر اداری، کمپ های کارگری، انبارها، نحوه محصورسازی کارگاه، ایمنی و بهداشت، نیرورسانی و … را مورد بررسی و تبادل نظر قرار می دهند.
  • بازدید از کارگاه توسط سرپرست کارگاه و مدیر پروژه 2 تا 4 روز پیش از انتقال تجهیزات به کارگاه جهت اطمینان از آماده بودن شرایط جهت تجهیز کارگاه

3-2-اقدامات روزمره پروژه

• تهیه گزارشات روزانه همراه با عکس
  • تهیه و تایید کارکرد روزانه پرسنل و اختصاص هزینه های آن به کدهای هزینه ای بودجه
  • تهیه و تایید کارتکس ماشین آلات و بررسی کارکرد هفتگی ماشین آلات اجاره ای و ملکی در پروژه
  • بررسی هریک از آیتم های اجرایی 2 تا 4 هفته جلوتر از زمان شروع آیتم طبق زمانبندی پروژه
  • تهیه گزارشات هفتگی کنترل و بازرسی ایمنی، بهداشت و کیفیت
  • اعلام نیاز به حضور کارفرما، پیمانکار فرعی و تامین کنندگان در کارگاه 3 هفته جلوتر
  • در پایان هر روز پیش از ترک کار گشت زنی در سایت پروژه و تعیین تکلیف مسایل و مشکلات قابل توجه
  • آماده کردن پانچ لیست نهایی هر آیتم کاری 2 هفته پیش از اتمام
  • تفهیم استانداردها، سیاست ها، قوانین و رویه های شرکت به کارکنان و پیمانکاران فرعی

3-3- بررسی زمانبندی و فعالیت های پیش رو

• بررسی هفتگی برنامه زمانبندی توسط سرپرست کارگاه، سرپرستان و فورمن های اجرایی 2 تا 4 هفته جلوتر از شروع هر آیتم اجرایی و پیشبینی اقدامات لازم
  • جلسه هفتگی سرپرست کارگاه، سرپرست و وفورمن های اجرایی با مدیر پروژه جهت ارائه گزارش از اقدامات قابل انجام، مسایل و مشکلات پیش رو، درخواست های خرید و … جهت شروع آیتم های کاری پیش رو، در انتهای هر هفته

3-4-اضافه کاری ساعتی

• هرگونه اضافه کاری می بایست از قبل مجوز گرفته شود و در بودجه پروژه پیش بینی گردد

3-5- تغییرات و کارهای اضافه

• هرگونه تغییر، کار اضافه یا کار رایگان می بایست از قبل مجوز گرفته شود.
  • پانچ لیست
  • سرپرست کارگاه یا سرپرست اجرا می بایست بطور هفتگی پانچ لیست آیتم های کاری و گزارش بازرسی ایمنی و بهداشت را به مدیر پروژه ارائه کنند.

4- کنترل بهره وری نیروی کار و هزینه های پروژه

• بررسی هفتگی بهره وری نیروی کار براساس میزان کار انجام در هفته و مقایسه با میزان پیش بینی شده
  • شناسایی نیروی انسانی و ماشین آلات با بهره وری پایین و برنامه ریزی جهت رفع آن انجام آیتم های کاری مطابق با بودجه و زمان پیش بینی شده
  • برگزاری جلسات هفتگی جهت بررسی حوزه های قابل بهبود در بهره وری

5- تحویل پروژه

• سرپرست کارگاه به همراه سرپرست اجرا و نماینده کارفرما پیش از تکمیل نهایی هر فاز از پروژه، از محل پروژه و فاز اجرایی مربوطه بازدید و آیتم هایی اجرایی بطور ضمنی به نماینده کارفرما تحویل می شود.
  • در پایان هر فاز مهندس برآرود بهمراه سرپرست دفتر فنی و مدیر پروژه هزینه های آن فاز اجرایی را با مبالغ برآورد شده اولیه مورد بررسی و مقایسه قرار می دهند