شاخصهای کلیدی عملکرد ضروری برای بهبود سودآوری و بهرهوری در ساخت و ساز
شرکت آگرینپی | Agrinpay
شما موفقیت پروژههایتان رو چگونه ارزیابی میکنید؟ معیارهای شما برای ارزیابی میزان موفقیت پروژه چیست؟ برای بسیاری از ما استفاده از نتایج مالی به عنوان شاخص اصلی ارزیابی عملکرد پروژهها آسان است. بیشتر از بودجه پیشبینی شده هزینه شده است یا کمتر از بودجه؟ چه مقدار؟ از آنجا که کارفرمایان و مدیران پروژه معمولاً به شاخصهای سطح بالا نگاه میکنند، اینکه صرفاً نتایج مالی پروژه را مد نظر قرار دهند آسان است. در حقیقت ۴۳ درصد از شرکتهای ساخت و ساز اهداف مالی سریع را بر تاب آوری سازمانی اولویت میدهند. با این وجود تعدادی دیگر از kpiهای اساسی در ساخت و ساز وجود دارند که میتوانند نشان دهنده این باشند که آیا یک پروژه در مسیر درست قرار دارد یا نه و بینش عملیتری در مورد تغییراتی که باید ایجاد شود ارائه میدهند.
استفاده از بودجه به عنوان شاخص اصلی عملکرد، بسیار شبیه محاسبه کالری کیک برای ارزیابی میزان سلامت آن بعد از پخت است. اگرچه ممکن است شاخص خوبی برای شناخت بهتر مواد غذایی مورد علاقه شما باشد ولی استفاده از این شاخص برای ایجاد هرگونه تغییر مورد نیاز در نتیجه، کمی دیر است. از طرف دیگر، اگر بتوانید مواد را در حین پخت اندازهگیری و تنظیم کنید، میتوانید به نتیاج مطلوبتری مانند غذای سالمتر و کم کالری تر دست پیدا کنید.
واضح است که شاخصهای مالی نباید تنها شاخص اصلی عملکرد پروژه باشند. بنابراین چرا دائماً کانون اصلی بررسی پروژه هستند؟ برای بررسی پیشرفت و بهره وری پروژه های ساخت و ساز باید از شاخصهای ارزیابی دیگر نیز استفاده کرد. در ادامه درباره اهمیت kpiها یا شاخصهای کلیدی عملکرد و معیارهای مهمی که باید برای پایش سودآوری و بهره وری در ساخت و ساز مورد توجه کارفرمایان، شرکتها و مدیران پروژه قرار گیرد بحث میکنیم.
تعریف KPI در ساخت و ساز
پایش و تفسیر دقیق آرایهای از شاخصهای کلیدی عملکرد به شرکتهای ساخت و ساز کمک میکند درعین تاب آوری بلندمدت، به اهداف مالی کوتاه مدت خود نیز دست یابند. ولی بیایید برای اینکه بیشتر با این مفهوم و اهداف آن بیشتر آشنا شویم نگاهی به تعریف انجمن مدیریت مالی ساخت (CFMA) آمریکا بیاندازیم.
کلیدی (KEY): جنبه مهم و حیاتی. یعنی شما باید اولویتبندی کنید. با این حال، به این معنی نیست که میتوانید همه چیز را لیست کنید و فقط ترتیب اولویتها را تغییر دهید.
هر آنچه را اندازه میگیرید نمیتواند یک معیار اصلی تلقی شود. با یک عدد قابل کنترل شروع کنید. معمولاً دیده میشود شرکت های موفق بطور مؤثر از ۳ تا ۷ KPI استفاده میکنند.
عملکرد(PERFORMANCE): حالتی که یک چیز طبق آن عمل میکند، نحوه عمل کردن یا رفتار چیزی. درست مانند عملکرد موتور خودرو که با معیارهای بیشتر از میزان مصرف سوخت در یک کیلومتر سنجیده میشود، عملکرد یک شرکت نیز باید با معیارهایی فراتر از معیارهای مالی و سود ارزیابی شود.
شاخص (INDICATOR): علامتی است که اطلاعاتی در مورد یک وضعیت ارائه میدهد و باعث جلب توجه به آن میشود. این شاخص معمولاً یک عدد، درصد یا کدرنگی است که مساعد یا نامساعد بودن یک وضعیت را به سرعت نمایش میدهد.
KPIهای حیاتی مورد نیاز برای پروژههای ساخت و ساز
اگرچه شرکت شما ممکن است جزییات بسیاری از یک پروژه را بررسی کند ولی تحلیل مؤثر عملکرد نیازمند اولویتبندی تعداد محدودی از معیارهای اصلی و کلیدی برای پایش و ارزیابی موفقیت کلی پروژه و سلامت کسب و کار است. این معیارها باید هم مالی و هم غیرمالی و هم قابل کمیسازی باشند.
در ادامه حوزههایی کلیدی در ساخت و ساز که میبایست توسط KPIهای مختلف مورد ارزیابی و پایش قرار بگیرند ارائه شده است:
ایمنی
یک پروژه ایمن، خطرات کمتر و هزینههای پیشبینی نشده کمتری را متحمل میشود. اگر مشکلی پیش بیاید، میتواند پروژه را از نظر زمانی و مالی عقب بیندازد و فراتر از آن حوادث ایمنی میتوانند موجب تحمیل هزینههای بیشتر بیمه ای نیز بشوند. بنابراین دانستن و درک وضعیت ایمنی در پروژهها جهت کاهش هزینهها و بهره وری کارکنان حیاتی است. KPIهای مهم در ایمنی ساخت و ساز عبارتند از:
- نرخ ایمنی/ حوادث
- تعداد جلسات/ ارتباطات ایمنی
- تعداد حوادث به ازای هر تأمینکننده
کیفیت
داشتن درکی بهتر از کیفیت کلی پروژهها به کاهش تغییرات و دوباره کاری کمک میکند. بنابراین در اختیار داشتن و استفاده از معیارهای ارزیابی کیفیت، یک راه مطمئن برای کنترل بودجه و زمانبندی پروژه است. KPIهای زیر به شما کمک میکند سطح کیفیت را در پروژه ها بالا نگه دارید:
- تعداد نواقص اجرایی
- تعداد نواقص ناشی از روش انجام کار
- زمان صرف شده جهت اصلاح نواقص
- تعداد بازرسی های کارگاهی انجام شده
- نسبت تعداد بازرسی رد شده/ به تعداد کل بازرسیهای انجام شده
- هزینه کل کار مجدد یا دوباره کاری
- رضایت مشتری یا کارفرما
عملکرد
معیارهای عملکرد میتوانند بهره وری پروژه را فراهم کنند. با اندازهگیری و درک دقیق چگونگی صرف وقت و انرژی، تیمهای پروژه میتوانند منابع یا ابزارهای اضافی را برای حوزه هایی که بیشتر به آنها احتیاج دارند تا اهداف پروژه را برآورده سازند، برنامهریزی و اختصاص دهند. در ادامه تعدادی از KPIهای مربوط به ارزیابی عملکرد ساخت و ساز ارائه شده است:
- ضایعات/ بازیافت در هر آیتم کاری
- درآمد متوسط به ازای هر ساعت کار انجام شده
- درصد توقف کار تجهیزات
- درصد بیکاری نیروی کار
کارکنان
همانطور که کنترل عملکرد کارکنان برای موفقیت یک پروژه بسیار مهم است، اندازهگیری پیشرفت و رضایت آنها نیز برای موفقیت مهم است. کارکنانی که روی آنها سرمایهگذاری کرده و از کار در شرکت یا پروژه شما راضی هستند قادر خواهند بود در طولانی مدت با کارایی بیشتری کار کنند و به نتایج مورد نظر شما و خودشان دست پیدا کنند. ناگفته نماند، جابه جایی کارکنان یک هزینه اساسی است و کاهش این هزینه میتواند صرفهجویی چشمگیری در هزینه ها ایجاد کند. استفاده از KPIهای زیر برای حفظ کارکنان بسیار مهم است:
- رضایت کارکنان
- نرخ تکمیل آموزشهای ارائه شده
- نرخ جابه جایی
نکتهای درباره KPIهای پیشگویانه
مسأله استفاده از KPIها به عنوان معیارهایی برای پیشبینی عملکرد کلی و موفقیت پروژه، موضوعی است که توسط CFMA مطرح شده و این انجمن مدعی است که مدیریت عملکرد باید چیزی بیش از یک فرآیند تحلیل بهره وری “عقب نگر” براساس اطلاعات مالی گذشته باشد. این انجمن چندین روش را که در آن KPIها میتوانند نگاهی رو به جلو به شرایط بهره وری در آینده داشته باشند، پیشنهاد میکند.
به عنوان مثال، CFMA پیشنهاد میکند به جای مشاهده ساده عملکرد مالی بر اساس پروژه های گذشته و جاری، تعداد مناقصات در دست ارائه پیشنهاد، تعداد جلسات توسعه کسب و کار برنامهریزی شده و انجام شده، چشم انداز فعال و احتمال برنده شدن پروژه مورد ارزیابی قرار گیرد.
یکی دیگر از KPIهای پیشبینی کننده که این انجمن پیشنهاد میکند، “موجودی مصالح” است. هدف از استفاده از این معیار جلوگیری از گیر کردن نقدینگی در خرید بیش از حد نیاز مصالح است. CFMA اظهار میکند که میتوان یک KPI طراحی کرد تا میزان انباشت مصالح یا تجهیزات غیرضروری را بوسیله مقایسه هزینههای ماهانه برای مصالح و تجهیزات با آنچه در حال حاضر موجود است، پیشبینی کرد.
CFMA در مورد ایمنی اشاره میکند در حالی که نرخ تعدیل تجربی (EMR) کم یا تعداد روزهای کاری از دست رفته کم، نشان دهنده عملکرد ایمنی مناسب در گذشته است، یک KPI پیشبینیکننده میتواند تعداد رخدادهای برنامهریزی شده و انجام شده مانند ” تعداد جلسات ایمنی، ارتباطات ایمنی، اخطارها یا جوایز درنظر گرفته شده برای کسانی که ایمنی کار را رعایت میکنند” باشد.
مجله Construction Dive نیز با استفاده از تحلیل “شاخصهای عقبنگر در برابر پیشبینی کننده” موضوع استفاده از KPIهای پیشبینی کننده را مورد بحث قرار میدهد. این مجله “نقدینگی و مطالبات دریافتنی” را به عنوان شاخص های مالی عقب نگر در نظر میگیرد.
شاخصهای پیشبینیکننده دادههایی هستند که پیشرفت مداوم یک پروژه را نشان میدهند به گونهای که این اطلاعات بتواند منجر به اصلاح روشها یا کار شود، قبل از اینکه برنامه زمانبندی ساخت و ساز تحت تأثیر جدی قرار بگیرد.
این مجله در مورد تجزیه و تحلیل KPIها- چه عقب نگر و چه پیشبینیکننده- عقیده دارد که ” اندازهگیریها به استانداردسازی و تکرارپذیری فرآیندها در پروژه کمک میکند. ” بنابراین کمیسازی KPIها به شرکتهای ساخت و ساز کمک میکند تا با دقت بیشتری هزینهها و برنامهها را برای پروژههای آینده پیشبینی کنند.
اجرا و ارزیابی
همانطور که قبلاً اشاره شد، استفاده موفقیت آمیز از KPIهای پروژ ههای ساخت و ساز مستلزم اولویتبندی مهمترین مسائل و انتخاب پشتیبانی تکنولوژیک مناسب است. سایر الزامات مهم عبارتند از:
- استانداردسازی گزارش دهی و اندازه گیری
- جلب حمایت با درگیر کردن بازیگران و ذینفعان اصلی
- تشویق مشارکت
- اندازهگیری پیشرفت
- ارزیابی تأثیر و ایجاد سازگاری
استانداردسازی گزارش دهی و اندازهگیری
برای شروع پیادهسازی و ارزیابی KPIهای ساخت و ساز، باید استانداردهایی تنظیم شود تا از ورود و استفاده دقیق از اطلاعات اطمینان حاصل شود. این روزها استانداردسازی اندازه گیریها و فرآیندهای ساخت و ساز با وجود تحولات دیجیتال بوجود آمده در این صنعت، از هر زمان دیگری آسانتر شده است. این تحول شامل فنآوریهای ابری(Cloud) است که با ایجاد امکان اشتراکگذاری در لحظه فایلها و داده ها بین دفتر مرکزی و کارگاه، گردش کار را بسیار بهبود و تهسیل کرده است.
آنچه این ارتباطات سریع و درلحظه را قویتر میکند، استفاده از فرآیندهای گردش کار استاندارد شده است که میتوان این استانداردسازی را با استقرار نرم افزارهای برنامه ریزی و مدیریت یکپارچه پروژه ساخت و ساز در شرکت ایجاد کرد. مشکلات بین دفتر مرکزی و کارگاه زمانی بوجود میآید که پیمانکار اصلی، تیم اجرایی و پیمانکاران فرعی، طراح پروژه، دستگاه نظارت، مدیران پروژه و کارفرما هریک از انواع مختلف نرمافزارها برای مدیریت و کنترل پروژه استفاده میکنند.
JB Knowledge در گزارش ساخت و ساز و فنآوری سال ۲۰۱۷ خود اشاره میکند که ۳۰درصد از شرکتهایی که در این گزارش مورد بررسی قرار گرفتند، عدم توانایی در یکپارچهسازی نرمافزارها و اپلیکیشنهای مورد استفاده برای انجام فرآیندهای پروژه های خود را گزارش کردهاند. با این وجود شرکتهای ساخت و ساز میتوانند با استانداردسازی نحوه استفاده از نرمافزارهای خود، پایش داده های KPI و استانداردسازی چرخه عمر پروژه ها، به یکپارچگی دست یابند. این به انتخاب یک نرمافزار مدیریت یکپارچه پروژه ساخت و ساز که استفاده از آن هم برای تیم اجرایی پروژه و هم برای مدیران در دفتر مرکزی راحت باشد، کمک میکند.
جلب حمایت
برای استفاده از KPIها، شرکتها باید همه کارکنان را تشویق به درک و مشارکت در فرآیندهای این ابزارهای عملکرد کنند. برای بهبود سرعت و روانی اجرای این فرآیندها، باید ابتدا آموزشهای مقدمانی را برای کارکنان اصلی و تأثیرگذار مانند مدیران ارشد شرکت و مدیران پروژه که میتوانند بطور مداوم اهمیت KPIها را نشان دهند، فراهم کرد. اگر این آموزشها با آموزشهای نحوه استفاده از نرم افزارهای مرتبط همراه باشد بیشترین تأثیرگذاری را خواهد داشت.
تشویق مشارکت
ممکن است فکر کنید انگیزه های مشارکت در هر صنعت اساساً براساس پاداش مالی به کارکنان است. ولی یک فرآیند مشاوره و راهنمایی نزدیک، یکی از بهترین مشوقهای موجود است. بازیگران اصلی به سایر کارمندان آموزش میدهند تا خود آنها بتوانند برای دیگران مربی باشند. این کار باعث ایجاد اعتماد به نفس و عزت نفس میشود. این اصل توانمندسازی در بسیاری از صنایع کاربرد دارد. همانطور که مقاله مجله Inc. نشان میدهد وقتی کارفرمایان در هر کسب و کاری آموزشهای مؤثر برای کارکنان فراهم میکنند، درواقع احتمال ماندگاری آنها را افزایش و نرخ جابه جایی را کاهش میدهند.
از جمله مشوقهای محبوب دیگر میتواند دادن جوایز و برگزاری جشن موفقیت در دستیابی به KPIهای مطلوب، باشد. البته این مشوقها باید به طور واضح با نتایج مورد انتظار مرتبط شده و در اجرای آنها این ارتباط بطور رسمی اعلام شود.
اندازهگیری پیشرفت
یک فرصت دیگر برای جلب نظر و پذیرش کارکنان کلیدی، واگذاری مسئولیت پایش و به اشتراکگذاری دادههای اندازهگیری بین سایر کارکنان و ذینفعان در کل شرکت، به آنها است. البته ابتدا درباره چگونگی عملکرد روشهای اندازهگیری و ارزیابی پیشرفت مورد استفاده، چه در مورد ارزیابی مسائل مالی، کیفیت یا رضایت کارکنان، آموزش دهید.
ارزیابی و تطبیق
برای یک کار مداوم تیمی در جهت بهبود KPIها آماده باشید تا در حد امکان مفید، مرتبط و به روز باشند. این بدان معنی است که شما باید در زمان لازم تغییرات، بروزآوری و انتطباقهای لازم را انجام دهید مانند تغییرات دیجیتال.
تحول دیجیتال نیز یک روند مداوم است. یعنی هم KPIها و هم فن آوری جدید که از آن استفاده میکنید باید از یک منظر نگاه شوند. هیچکدام نمیتوانند ساکن شوند زیرا این امر باعث بهبود بهره وری، سود یا سلامت شرکت نمیشود.
استفاده از KPIهای ساخت و ساز فراتر از KPIهای مالی
اگرچه پایش و اندازهگیری فاکتورهای مالی یک امر ضروری است ولی تعریف KPIهای مربوط به مسائل ایمنی، کیفیت، عملکرد و رضایت کارکنان نیز در درک وضعیت حال و آینده پروژه نقش اساسی دارد. این کار با گذشت زمان، امکان کنترل بهتر هزینه ها و زمانبندی پروژه را فراهم میکند و سودآوری پروژه و شرکت را افزایش میدهد.