پیگیری هزینه های ساخت و ساز و پایش ریسکها ضمن حفظ پروژه در چارچوب بودجه از پیش تعیین شده، یکی از بزرگترین چالش های پروژه های ساخت و ساز است. وقتی بخواهیم پروژه را طبق مدت زمان و بودجه تعریف شده تحویل دهیم انجام اقدامات فوق از اهمیت بسزایی برخوردار است.

یکی از مهمترین اقداماتی که می توان در جهت بهبود کارایی و نتایج نهایی پروژه ها انجام داد، تعریف یک فرآیند دقیق مدیریت هزینه های پروژه است. این کار می تواند بر همه چیز از مرحله پیشنهاد قیمت گرفته تا مدیریت تغییرات پروژه، کارایی تیم و نهایتاً سودآوری پروژه تاثیر بگذارد. در این مطلب به ارائه مفهوم مدیریت هزینه، دلیل اهمیت آن و راهکارهای بهبود آن می پردازیم.

مدیریت هزینه چیست؟

کارکرد اصلی مدیریت هزینه های ساخت و ساز این است که پروژه طبق بودجه پیش بینی شده پیش برود و از کاهش سود پروژه به دلیل افزایش هزینه ها جلوگیری شود. به عبارت دیگر، مدیریت هزینه موثر استانداردی را برای کلیه هزینه های پروژه تعیین می کند و تضمین می کند که هزینه های پروژه طبق برآورد و بودجه پیش بینی شده انجام شود.

مدیریت هزینه بر تمام مراحل یک پروژه از جمله برنامه ریزی و طراحی، برآورد هزینه، اجرای پروژه، تغییرات و البته محصول نهایی تاثیر می گذارد. همچنین می تواند نقش مهمی در کسب اطمینان از اینکه تیم برآورد شما در برآورد هزینه و تیم اجرای پروژه در اجرای پروژه در قالب بودجه تعریف شده، درست عمل می کند، داشته باشد.

در اصل مدیریت هزینه موثر یعنی داشتن سیستمی برای اطمینان از اجرای یک پروژه در قالب بودجه و محدوده پیشبینی شده.

مشکلات ناشی از مدیریت ضعیف هزینه ها در پروژه های ساخت و ساز

طبق گزارش موسسه مشاوره ای معتبر KPMG، در سال 2015 تنها 31 درصد از کلیه پروژه های ساخت و ساز در دنیا با هزینه ای تا 10 درصد بیشتر از بودجه اولیه خود به پایان رسیده اند. در صنعت ساخت مانند بسیاری از صنایع دیگر، یکی از متداولترین روش های پایش بودجه پروژه استفاده از روش های آنالوگ اکسلی است. مشکلی که در این روش ها وجود دارد این است که یکپارچه نیستند و یک عدم ارتباط بین فعالیت های مدیریت هزینه و تغییرات پروژه با سایر اطلاعات پروژه در این فرآیندها وجود دارد.

کار با این سیستم های مدیریت هزینه اکسلی، ریسک بروز خطاهایی را افزایش می دهد که ناشی از یکسری عوامل مختلف همچون کپی برداری، رد و بدل داده از و به سیستم های حسابداری و ناتوانی افراد در دیدن در لحظه داده ها، است. همه اینها منتج به یک فرآیند مدیریت هزینه جزیره ای و اتلاف زمان و پول می شود.

6 راهکار جهت بهبود مدیریت هزینه های ساخت و ساز

امروزه برای بهبود مدیریت هزینه ها در پروژه های ساخت و ساز، فن آوری ها، پلتفرم ها و راهکارهای جدیدی برای همه فازهای چرخه عمر پروژه وجود دارد. در ادامه 6 راهکار جهت بهبود رویکرد خود در مدیریت هزینه پروژه های ساخت و ساز ارائه می شود.

1. استفاده از یک پلتفرم مدیریت ساخت و ساز

امروزه نرم افزارهای مدیریت یکپارچه ساخت و ساز کلیه گردش کار و فرآیندهای کنترل هزینه مانند مدیریت بودجه و قرارداد، مدیریت صورت وضعیت ها و مدیریت تغییرات  پروژه را در یک پلتفرم واحد و یکپارچه ارائه می کنند بنابراین می توان در لحظه تصویر وضعیت مالی یک پروژه را در اختیار داشت و به این شکل ریسک های مالی پروژه را کاهش داد. استفاده از راهکارهای مدیریت یکپارچه پروژه ( راهکارهایی که داده ها و فرآیندها را در یک چرخه عمر پروژه از طراحی تا اجرا و تحویل بهم متصل می کنند) تضمین کننده دسترسی همیشگی تیم پروژه و مدیران به دقیقترین و مهمترین اطلاعات در مورد هزینه های پروژه، چه در کارگاه و چه در دفتر مرکزی) هستند.

استفاده از این پلتفرم ها می تواند نقش مهمی در اشراف شما به هزینه های پروژه داشته باشد. این راهکارها می تواند تنها منبع اطلاعات درست و متمرکز مالی، فنی و قراردادی باشد که به راحتی قابل دسترس است. همچنین در این پلتفرم ها می توان به راحتی کدهای بودجه را شخصی سازی کرد و سلسله مراتب و بخشبندی تعریف کرد.

یکی دیگر از مزایای استفاده از پلتفرم های مدیریت یکپارچه ساخت و ساز افزایش شعاع دید است. سیستم های مدیریت مبتنی بر رایانش ابری امکان دسترسی در لحظه به کلیه اطلاعات پروژه از جمله اطلاعات مالی را فراهم می کند و به اعضای تیم پروژه (با سطح دسترسی های مختلف) اجازه می دهد خلاصه ای از کلیه داده های بودجه و قرارداد را مشاهده کنند و تصویری واضح از درآمد، هزینه ها، پیشبینی و انحرافات در اختیار داشته باشند.

سرانجام پلتفرم های مدیریت یکپارچه پروژه امنیت اطلاعات را فراهم می کنند، سطح دسترسی افراد مختلف به اطلاعات مختلف را مشخص می کنند و تضمین می کنند که تنها افراد مرتبط به اطلاعات لازم در مورد پروژه دسترسی داشته باشند.

2. برآورد هزینه دقیق از ابتدا

برآورد هزینه خوب با موفقیت پروژه ارتباط مستقیم دارد چون برآوردهای نادرست می تواند باعث شود شما مناقصات را از دست بدهید، از سود پیش بینی شده خود در پروژه هزینه کنید و حتی به اعتبار کاری خود آسیب بزنید. تهیه برآوردهای دقیق همیشه با چالش هایی مواجه است از جمله دسترسی سریع به تامین کنندگان مختلف جهت استعلام قیمت مصالح، تجهیزات و خدمات، و دسترسی آسان و سریع به آخرین اطلاعات و سوابق مالی و هزینه پروژه های درحال اجرا یا پروژه های به اتمام رسیده اخیر.

در صورتیکه نرم افزارهای برآورد هزینه با نرم افزارهای مدیریت پروژه های ساخت و ساز یکپارچه باشند این امکان فراهم می شود که تغییرات در جزییات پروژه در لحظه قابل اعمال باشد، هزینه های فاز اجرایی پروژه در لحظه با هزینه های برآورد شده مقایسه و هرگونه مغایرت یا انحراف به سرعت مشخص شود و بتوان دلیل آن را نیز به سرعت مورد بررسی قرار داد. در این حالت بهره وری و دقت در فرآیند برآورد هزینه افزایش می یابد و بستر مدیریت هزینه موفق و شروع درست پروژه فراهم می شود.

3. کنترل بهنگام آیتم های بودجه

داشتن دید بهنگام و در لحظه به آیتم های بودجه، کلید باقی ماندن در مسیر درست مالی در طول مدت یک پروژه است. ابزارهای بهم متصل و یکپارچه به شما کمک می کند با پایش و رهگیری آیتم های بودجه و فاکتورهای تاثیرگذار بر هزینه، ریسک های مالی و  هزینه ای پروژه را تجسم و پیشبینی کنید و تصویر واضحی از سلامت مالی یک پروژه بدست آورید. این به شما کمک می کند پیشبینی و کنترل هزینه دقیقی در طول پروژه داشته باشید.

 4. قراردادهای پروژه را یکپارچه کنید

سازماندهی پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان نیروی انسانی، تجهیزات و ماشین آلات و مصالح از طریق ابزارهایی همچون اکسل، پوشه ها، شبکه های اجتماعی و … تنش زا، وقت گیر، همراه با خطا و تاخیر است و در نتیجه کارایی مورد انتظار را تامین نمی کند. در پلتفرم های مدیریت یکپارچه پروژه می توان قراردادها را در یک محیط متمرکز بطور موثرتر و راحتتر تهیه، ویرایش و مشاهده کرد و بطور اتوماتیک اطلاعات کلیدی قرارداد را در سایر حوزه های تاثیرگذار اعمال نمود. این همچنین بدان معنی است که به دلیل اینکه تمام قراردادها بطور خودکار با فاکتورهای هزینه ای در ارتباط هستند، مدیران می توانند به راحتی سوابق آیتم های هزینه توسط پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان را مشاهده کنند و داده های قرارداد و هزینه را نیز بصورت سازمان یافته و در دسترس نگه دارند. در صورت یکپارچه بودن سیستم مدیریت قرارداد، کارکرد و صورت وضعیت پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان، با ثبت داده های عملکرد، صورت وضعیت کارکرد آنها محاسبه و از بودجه پروژه و آیتم های کاری متناظر کسر می شود. در این حالت علاوه بر کنترل در لحظه و مدیریت کارکرد پیمانکاران و تامین کنندگان، هزینه آیتم های اجرایی نیز در لحظه مورد پایش قرار می گیرند.

5. فرآیند مدیریت تغییر را تسهیل کنید

ماهیت دستور تغییرات، اعمال تغییر در مسیر پروژه به روش های غالباً پیشبینی نشده است. این نوع تغییرات به ناچار منجر به تغییراتی در هزینه و زمانبندی پروژه می شوند که بعضی مواقع مدیریت آنها مشکل است. برای اینکه بتوانید به بهترین نحو هزینه ها را مدیریت کنید باید فرآیند دستور و اعمال تغییرات در پروژه را نیز بهینه سازید تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر اصلی خود باقی می ماند حتی زمانی که تغییرات در مسیر آن قرار می گیرد.

کارآمدسازی روند اعمال تغییرات در پروژه با استفاده از ابزارهای مناسب برای مدیریت گردش کار در بالادست و پایین دست شروع می شود تا مسئولیت پذیری شفافی ایجاد و اطمینان حاصل شود که هیچ چیزی مورد غفلت واقع نمی شود. پلتفرم های مبتنی بر رایانش ابری به بهبود ارتباطات، شفافیت و همکاری در طی فرآیند اعمال تغییرات کمک می کنند و اطمینان حاصل می کنند که تیم ها تمامی داده های مورد نیاز خود را برای تصمیم گیری مقرون به صرفه تر هنگام تغییرات در پروژه، در اختیار دارند.

استقرار یک سیستم یکپارچه مدیریت ساخت و ساز تیم پروژه را سازمان یافته و آماده پاسخگویی به تغییرات در هر مرحله از پروژه می کند. در این حالت تیم پروژه می تواند تمام هزینه ها را کنترل کند و تایید کند که تمامی تغییرات در نظر گرفته شده اند و به طور موثر مدیریت می شوند و در نتیجه می توانند جریان نقدینگی مثبت را حفظ کنند، ریسک را کاهش دهند و سودآوری را به حداکثر برسانند.

6. ارزیابی مدیریت ریسک انجام دهید

درک و آماده سازی برای ریسک های بودجه بمنظور مدیریت موثر و فعالانه هزینه ها در طول اجرای یک پروژه بسیار حیاتی است. در این راستا اجرای ابزارهای هوش تجاری در حال افزایش است و این به مدیران پروژه اجازه می دهد ریسک های مالی را پیش از اینکه به مشکلات اساسی تبدیل شوند شناسایی و پیشگیری کنند.

ابزارهای هوش تجاری بوسیله قراردادن داده ها در مرکز یک پروژه و تبدیل این داده ها به راهکارهای هوشمندانه درجهت بهینه سازی نتایج پروژه، کار می کنند. به عنوان مثال ابزارهای همچون construction IQ شرکت AUTODESK با استفاده از فن آوری یادگیری ماشین و هوش مصنوعی در کنار یک پلتفرم مدیریت یکپارچه ساخت و ساز به نام BIM 360، مسائل با ریسک بالا را که هزینه ها، زمانبندی، کیفیت و ایمنی را تحت تاثیر قرار می دهند، شناسایی می کند.

کنترل مدیریت هزینه های ساخت و ساز را به دست بگیرید

مدیریت هزینه تقریبا همه جنبه های یک پروژه ساخت و ساز را تحت تاثیر قرار می دهد بنابراین بهینه سازی این فرآیند جهت دستیابی به بهترین نتایج از یک پروژه ضروری است. فن آوری های نوآورانه، مانند پلتفرم هایی که به بهبود مدیریت عمومی پروژه، برآورد دقیقتر، کنترل بودجه، مدیریت قراردادها، مدیریت تغییرات و ارزیابی ریسک کمک می کنند، ابزاری برای مدیریت هزینه های پروژه های ساخت و ساز نیز هستند که احتمال موفقیت پروژه های شما را به شدت افزایش می دهند.