با هرکسی در صنعت ساخت و ساز درباره تاخیر در پروژه‌ها صحبت کنید، داستانهای بی پایان از پروژه‌هایی را می‌شنوید که هفته ها، ماه ها و سالها دیرتر از مدت اولیه قرارداد به پایان رسیده‌اند. در حقیقت تاخیر در پروژه های عمرانی به حدی رایج است که طبق اعلام موسسه جهانی مک کینزی، 77 درصد از مگاپروژه ها در سراسر جهان40 درصد یا بیشتر از برنامه زمانبندی اولیه عقب مانده اند. در هر پروژه عمرانی تجهیزات و ماشین آلات و افراد بسیاری جهت تکمیل پروژه دخیل هستند و درک این مسئله که چگونه حتی کوچکترین تغییر می تواند برنامه پروژه را تحت تاثیر منفی قرار دهد، آسان است. علاوه بر این بروز تاخیر در پروژه با افزایش هزینه ها و جریمه همراه خواهد بود و شرکت های پیمانکاری که بیش از حد در اتمام پروژه تاخیر داشته باشند، متحمل هزینه های پیش بینی نشده خواهند شد و در بسیاری موارد با کارفرمایان خود وارد اختلاف و مشکلات حقوقی می شوند.

اگر چه تاخیر در پروژه های عمرانی مشکل رایجی است ولی هیچ یک از طرفین پروژه از این مشکل سود نمی برد و این مشکل می تواند برای هم کارفرما و هم پیمانکار بسیار پرهزینه باشد. در حالی که بعضی از دلایل تاخیر مانند آب و هوا و مخاطرات طبیعی خارج از کنترل پیمانکار است، ولی برخی از انواع تاخیر نیز می توانند کنترل و از بروز هزینه های اضافی هنگفت جلوگیری شود. کنترل پروژه تضمین کننده بوجود نیامدن تاخیرهای پرهزینه نیست ولی احتمال اجتناب از آنها را تا حدی زیادی افزایش می دهد.

مانند بسیاری از مسائل دیگر پروژه های عمرانی، بکارگیری اقدامات پیشگیرانه بهترین روش برای رسیدگی به مشکلات احتمالی برنامه زمانبندی پروژه ها است. با برقراری ارتباطات و برنامه ریزی مناسب قبل از شروع پروژه در کنار بکارگیری فن آوری و ابزارها در جهت کاهش ریسک ها و افزایش قابلیت های مدیریت پروژه، می توان از رایج ترین انواع تاخیر در پروژه های عمرانی جلوگیری کرد یا حداقل آنها را کاهش داد. به طور خلاصه، برنامه ریزی صحیح، تاخیرها را به حداقل می رساند و به شرکت های پیمانکاری کمک می کند تا برنامه های تهاجمی تری را بکار گیرند و همچنین بودجه خود را بهتر کنترل کنند.

انواع تاخیرات پروژه های عمرانی

در ادامه این مطلب، متداول ترین انواع تأخیرات در پروژه های عمرانی را مورد بررسی قرار خواهیم داد و سپس راهکارهایی برای جلوگیری از بروز آنها ارائه می کنیم. به طور کلی، درک چهار حوزه اصلی تأخیرات ذیل که می توانند در پروژه های ساخت و ساز بوجود آیند، مهم است زیرا به طرق مختلف پروژه ها را تحت تأثیر قرار می دهند:

1- تاخیرهای مجاز درمقابل تاخیرهای غیرمجاز

همانطور که قبلاً گفتیم بعضی از تاخیرها خارج از کنترل ما هستند. این تاخیرها به طور معمول به عنوان تاخیرات قابل قبول یا مجاز طبقه بندی می شوند همچون وضعیت نامساعد آب و هوا و مسایل شهری یا استانی که کار را بدون تقصیر پیمانکار یا کارفرما با تاخیر مواجه می سازند. از طرفی دیگر، تاخیرات غیرمجاز به دلیل برنامه ریزی ضعیف و دلایلی دیگر همچون کیفیت پایین کار، تجهیزات و ماشین آلات فرسوده و عملکرد ضعیف پیمانکاران فرعی که برنامه زمانی فعالیت های خود را رعایت نمی کنند، رخ می دهد. به طور خلاصه این تاخیرات قابل پیشگیری هستند ولی پیشگیری نشده اند و به همین دلیل پیمانکاران تقصیرکار هستند و می بایست ترتیبات جبرانی را اتخاذ کنند.

2- تاخیرات بحرانی

از بین همه انواع تاخیرات، تاخیرات بحرانی نیاز به توجه و رسیدگی فوری دارند. به بیان ساده تر، تاخیرات بحرانی می توانند باعث توقف پیشرفت پروژه شوند و قطعاً مانع انجام کار طبق زمانبندی اولیه پروژه می شوند. در این شرایط فارغ از اینکه مقصر این تاخیرات کیست، صرف زمان و هزینه های اضافی حتمی است و پیمانکار مجبور به تنظیم مجدد زمانبندی و بودجه پروژه است. اگر با یک تاخیر بحرانی مواجه شوید، می بایست ارزیابی ریسک مجدد انجام دهید تا مطمئن شوید که تاخیرات بحرانی مشابه مجدداً ایجاد نمی شوند.

3- تاخیرات قابل جبران

همانطور که از نام این نوع تاخیر مشخص است، وقتی تاخیرات قابل جبران رخ دهد، کارفرما می بایست خسارات وارده به پیمانکار ناشی از این تاخیرات را جبران نماید. معمولاً در توافق نامه اولیه پروژه های عمرانی تاخیرات قابل جبران عبارتند از تاخیرات ناشی از اشتباهات و نواقص در اسناد و مدارک قرارداد و تغییرات ابلاغ شده توسط کارفرما. در حالی که عوامل مختلفی می توانند در این تاخیرات نقش داشته باشند، نحوه و میزان جبران خسارات ناشی از آنها مهم و نشان دهنده میزان انصاف و تعادل بین کارفرما و پیمانکار است. بعضی از این تاخیرات قابل بحث و چالش برانگیز هستند و باید مورد بررسی قرار گیرند، اما اگر قرارداد بین کارفرما و پیمانکار درباره این تاخیرها و نحوه جبران خسارات ناشی از آنها شفاف و واضح توضیح داده باشد، از اختلافات عمده جلوگیری خواهد شد.

4- تاخیرهای همزمان

هنگامی که دو یا چند تاخیر همزمان باهم رخ دهند، اغلب برنامه اصلی پروژه را تحت تاثیر قرار می دهند و به عنوان تاخیر همزمان طبقه بندی می شوند. شرکت های پیمانکاری که در مدیریت یک تاخیر با مشکل مواجه می شوند ممکن است به این نتیجه برسند که سایر تاخیرات در حال انباشته شدن هستند و می بایست یک رویکرد تهاجمی جهت رفع آنها اتخاذ نمود تا روند پروژه ادامه یابد. برخی تاخیرات همزمان بیش از سایرین قابل کنترل هستند و مهم است که بتوانید چگونگی تاثیر یک تاخیر بر سایر جنبه های پروژه را درک کنید تا بتوانید در هنگام بروز به آنها رسیدگی کنید.

1- موارد پیش از ساخت پروژه که باعث تاخیر می شوند

اکنون که با انواع تاخیرات در پروژه های عمرانی آشنا شدید، می توانید طیف گسترده عقب افتادنها از برنامه زمانبندی که در مقاطع مختلف پروژه ممکن است رخ دهند را بهتر پیش بینی کنید. کماکان بهترین راه برای پیشگیری از بروز تاخیرات آماده سازی و برنامه ریزی مناسب در فاز پیش از ساخت است.

1-1- تغییر در محدوده پروژه

تغییرات پیش بینی نشده و تغییر در محدوده پروژه در بسیاری از پروژه های عمرانی رخ می دهد و با برنامه ریزی نادرست پروژه ها از همان ابتدا از جنبه های مختلفی دست کم گرفته می شوند. وقتی دقت و برنامه ریزی درست از ابتدای کار وجود نداشته باشد، به سختی می توان محدوده پروژه را مدیریت کرد یا تغییرات محدوده پروژه را در سطح مناسبی حفظ کرد تا پروژه در موعد پیش بینی شده به پایان برسد. به خاطر داشته باشید که انجام یک پروژه طبق برنامه زمانی پیش بینی شده همیشه یک گزینه واقع بینانه نیست و تاخیرهایی که به دلیل دست کم گرفتن جنبه های مختلف پروژه رخ می دهند می تواند حتی آینده کسب و کار شرکت شما را با خطر جدی مواجه سازد.

نکته اول:

علاوه بر ارزیابی دقیق محدوده پروژه معمولاً بهتر است مدت زمان اجرای پروژه یا فعالیتهای خاص را کمی افزایش تا ریسک تاخیرهای قابل توجه را کاهش دهید.

2-1-قوانین و مقررات ساخت و ساز

بعضی مواقع پیشرفت اجرای پروژه خوب است اما وقتی نهادهای نظارتی و سایر دستگاه های اجرایی مرتبط با پروژه متوجه می شوند و عدم رعایت مقررات و قوانین از سوی آنها تایید می شود، پروژه می تواند با تاخیرات بزرگی مواجه شود. اگر آشنایی و درک مناسبی از مقررات و آیین نامه ها داشته باشید احتمال اینکه از ابتدای پروژه با چنین مسائلی مواجه شوید بسیار کم خواهد شد در غیر اینصورت پروژه با ریسک توقف و ایجاد تاخیرات چشم گیر همواره مواجه خواهد بود.

نکته دوم:

میانبر نزنید. آیین نامه ها، قوانین و مقررات ساخت و ساز محدوده اجرای پروژه خود را یاد بگیرید و اجازه توقف کار به دلیل عدم رعایت آنها از سوی شما و تطویل مدت زمان اخذ تاییدات لازم از نهادهای مرتبط را ندهید. در صورت نیاز از کارشناسان و مشاوران با تجربه در این حوزه کمک بگیرید.

3-1- مسائل مالی و بودجه

تامین اعتبار یا پول مورد نیاز اجرای پروژه یکی دیگر از مسائلی است که باید در فاز برنامه ریزی به آن رسیدگی شود. طبیعتاً تامین بودجه کامل پیش از آغاز پروژه به کاهش مشکلات مالی در فاز ساخت کمک می کند اما بعضی از پروژه ها را هم می توان با تامین قسمتی از کل بودجه شروع کرد. تغییرات بودجه و تغییر در آیتم های کاری که بودجه پروژه را دستخوش تغییر می کنند می تواند مشکلات جدی را برای پروژه بوجود آورد. سرمایه گذاری در استقرار نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز که هزینه ها و بودجه پروژه را در لحظه، مورد پایش و کنترل قرار می دهند یکی از راهکارهای خوب برای کاهش احتمال بروز مشکلات مالی و تاخیر در پروژه ها است. استفاده از این نرم افزارها قطعا ریسک های پروژه را کاهش می دهند و به شما در برنامه ریزی کمک می کنند اما باز هم در صورتی که مسائل مالی در طول پروژه به درستی مدیریت نشوند، احتمال بوجود آمدن تاخیرات وجود دارد.

نکته سوم:

برنامه ریزی مالی باید از زمان تهیه پکیج اسناد مناقصه شروع شود. پیمانکار پیش از امضاء قرارداد باید انواع پیش بینی های مالی و برنامه ریزی نحوه هزینه کردن در پروژه بر اساس مراحل اجرایی و زمانبندی پروژه را انجام دهد و در فاز ساخت با استفاده از ابزارهای مناسب مانند نرم افزارهای مدیریت یکپارچه، هزینه ها و بودجه پروژه را کنترل و پیش بینی های لازم را انجام دهد تا بتواند ریسک مشکلات مالی احتمالی را کاهش دهد و از بروز تاخیرات ناشی از کمبود نقدینگی در پروژه جلوگیری نماید.

2- مسائلی که در فاز ساخت منجر به بروز تاخیرات می شوند

به حتم در صورتیکه تغییرات در برنامه زمانبندی در فاز برنامه ریزی پیش از اجرا بخوبی پیش بینی شوند، تاخییرات احتمالی در زمان ساخت کاهش می یابند اما در نظر داشته باشید که اقدامات مدیریت کارگاه و عملیات اجرایی در فاز ساخت نیز برای حفظ روند پروژه در مسیر درست، بسیار ضروری است. 

1-2- کمبود نیروی کار

شاید زمانی برایتان پیش بیاید که افراد و اکیپ های کاری زیادی جهت انجام یک پروژه، آماده به کار داشته باشید و هیچ پروژه دیگری هم نداشته باشید که از آنها استفاده کنید اما این شرایط به راحتی و با گذشت تنها یک روز ممکن است تغییر کند. مانند هر صنعت و زمینه کاری دیگری، افراد بیمار می شوند، بین پروژه ها و شرکت های مختلف جابه جا می شوند و شرکت یا پروژه شما را به دلایل مختلف ترک می کنند. بطور خاص صنعت ساخت و ساز یکی از صنایعی است که با نرخ جهانی 21.4 درصد، از نرخ جابه جایی نیروی کار بسیار بالایی برخوردار است. حتی اگر به اندازه کافی نیروی کار برای یک پروژه برنامه ریزی شده باشد ممکن است پروژه جدیدی پیش بیاید و در یک چشم بهم زدن با کمبود نیرو مواجه شوید. بهتر است محدودیت ها و توانایی های خود را ارزیابی کنید و براساس آنها نسبت به گرفتن کار جدید اقدام کنید. در صورتی که نتوانید نیروی کار مناسب و قابل اطمینان برای اجرای آیتم های کاری پروژه را بموقع تامین کنید قطعا پروژه شما با تاخیرات چشمگیر مواجه خواهد شد.

نکته چهارم:

همیشه نیروی کار و اکیپ های کاری اضافی برای شرایط احتمالی و تغییرات لحظه آخری در دسترس داشته باشید. توانایی ها و محدودیت های خود را جهت تامین نیروی انسانی آماده به کار بشناسید و بر اساس آن نسبت به گرفتن پروژه های جدید اقدام کنید.

2-2-ناکارآمدی نیروی کار

علاوه بر کمبود نیروی کار، در صورتی که نیروی کار شما کارآمدی لازم برای انجام پروژه شما را نداشته باشند، پروژه شما با مشکلات اساسی مواجه خواهد شد. کیفیت و سرعت کار پیمانکاران فرعی یا استادکاران مختلف با هم متفاوت است. به عنوان مثال یک استاد کار ممکن است یک آیتم کاری را طی دو روز انجام دهد در حالیکه یک استادکار دیگر همان آیتم کاری را طی 4 روز به پایان می رساند و علاوه بر ایجاد تاخیر در زمانبندی شما، هزینه انجام آن کار نیز برای شما بیشتر تمام می شود. ناکارآمدی یک مشکل اساسی برای یک پروژه ساخت و ساز است و منجر به تاخیرات و هزینه های اساسی غیرقابل جبران می شود. با پیش ارزیابی پیمانکاران فرعی و بررسی سوابق نیروی کار و آزمودن نحوه کار و فعالیت آنها بصورت آزمایشی می توانید نسبت به میزان کارآمدی نیروی کار برای پروژه های خود بهتر تصمیم بگیرید.

نکته پنجم:  

استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه به شما این امکان را می دهد که بازدهی نیروی کار را پایش کنید. میزان ساعت و حجم کار انجام شده در بازه زمانی مشخص افراد و تیم های کاری در پروژه را کنترل کنید و با این کار علاوه بر پیشگیری از بروز تاخیرات بزرگ و هزینه های اضافی در پروژه، از بروز اختلافات با پیمانکاران فرعی و نیروی کار اجرایی خود جلوگیری کنید.

3- مسائلی که در همه فازهای پروژه باعث بروز تاخیرات می شوند

مشکلات مربوط به خطای انسانی در همه مراحل یک پروژه باید کنترل شود. بویژه ارتباطات می تواند تاثیر چشمگیری در برنامه ریزی و زمانبندی پروژه داشته باشد. بهترین راهکار کنترل و افزایش بهره وری ارتباطات کمک گرفتن از فن آوری است.

1-3- شکاف در ارتباطات

بدون همکاری و ارتباطات بموقع و شفاف، احتمال بروز تاخیرات در پروژه ها بسیار بیشتر است. در صورتی که سیستم ها و فرآیندهای مورد استفاده در پروژه های شما تغییرات و رخدادهای پروژه را بموقع منکعس نکند، پروژه شما در معرض اشتباهات، دوباره کاری و تاخیرات متعدد قرار خواهد گرفت. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه که قابلیت برقراری ارتباطات همه افراد دخیل در پروژه را بصورت همزمان و از هر نقطه از پروژه یا خارج از پروژه و با موبایل، تبلت یا لپ تاپ می دهد و مشارکت و همکاری افراد را در انجام فرآیندهای مختلف پروژه تسهیل می سازد، تا حد بسیار زیادی این مشکل برطرف می شود. بدین شکل کلیه تغییرات در پروژه به سرعت به اطلاع همه افراد و تیم های مختلف دخیل در پروژه می رسد و احتمال بروز تاخیرات ناشی از عدم ارتباطات مناسب و بی اطلاعی از تغییرات پروژه یا سوء تفاهم بین تیم های مختلف پروژه بسیار کاهش می یابد.

نکته6:

قابلیت اصلی نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز ایجاد یک بستر ارتباطی و مشارکت همه افراد دخیل در پروژه بصورت برخط، بموقع و از هر مکان و با هر دستگاهی می باشد که این قابلیت مشارکت افراد و کارایی فرآیندها را حداکثر و احتمال بروز تاخیرات ناشی از عدم ارتباطات مناسب و بموقع را حداقل می سازد.

نتیجه:

امروزه پروژه های صنعت ساخت و ساز به دلیل مشکلات اقتصادی بسیار، بیشتر از هر زمان دچار توقف و تاخیرات می شوند بنابراین متخصصان این صنعت باید از ابعاد مختلف تاخیرات و دلایل ایجاد آنها آگاه باشند تا بتوانند تا جای ممکن از بروز آنها جلوگیری کنند. بعضی از تاخیرات در پروژه های ساخت و ساز به سادگی قابل جلوگیری نیستند اما آثار مخرب آنها اغلب با برنامه ریزی، ارتباطات و استفاده از نرم افزارها و فن آوری های مناسب قابل کاهش هستند. وقتی شرکت های پیمانکاری آمادگی داشته باشند، تاخیرات کوتاهتر و کمتر می شوند و شرکت ها می توانند پروژه های خود را در قالب برنامه زمانبندی و بودجه تعریف شده به پایان برسانند. هرچه پروژه سریعتر و البته با کیفیت مناسب به اتمام رسد بازگشت سرمایه سریعتر خواهد بود و شرکت منابع و فرصت بیشتری برای گرفتن پروژه های بیشتر در اختیار خواهد داشت.

#تاخیرات_پروژه_های_عمرانی

#مدیریت_تاخیرات_پروژه

#تاخیرات_بحرانی

#تاخیرات_همزمان

#مدیریت_پروژه_های_ساخت

#پیمانکاری_ساخت

#مجری_پروژه_های_صنعتی

#مدیریت زمانبندی_پروژه