طبق تحقیقات انجام شده توسط موسسه صنعت ساخت و ساز آمریکا، حدود 107 ریسک ساخت و ساز وجود دارد که هنگام مدیریت یک پروژه باید مد نظر قرار گیرند. قبل از اینکه از این لیست بلندبالا که شاید نسبت به بسیاری از موارد آن آگاهی کاملی نداشته باشید بترسید، اجازه دهید یک قدم به عقب برداریم. قطعا این لیست یک فهرست کامل از ریسک های بالقوه تهدید کننده پروژه ها هستند ولی رسیدگی و اجرای اقدامات پیشگیرانه درباره همه موارد این لیست امکانپذیر نیست زیرا این لیست شامل موارد بسیاری است که شما نمی توانید کنترلی روی آنها داشته باشید مانند حوادث قهری و فورس ماژور.

در بیشتر پروژه ها منابع محدود می شوند و مدیران پروژه بطور مداوم با تامین عملکرد لازم و کنترل ارزیابی ها درگیرند. برای حفظ تداوم پیشرفت پروژه ها، بسیاری از شرکت ها سعی می کنند ریسک های ساخت و ساز را در یک محدوده معقول مدیریت کنند- که در این حالت کماکان بسیاری از موارد در ابهام باقی می ماند.صرفنظر از آن، وجود یک استراتژی مدیریت ریسک قابل اعتماد برای تامین امنیت شرکت و پروژه ها بسیار مهم است. بنابراین باید بدانید که منابع و زمان خود را در جهت کاهش ریسک های اصلی ساخت و ساز در کجا سرمایه گذاری کنید و آنچه را که معمولا غیرقابل کنترل احساس می شود را کنترل کنید.

با داشتن یک برنامه درست و تیم مناسب، تدوین یک برنامه تعالی عملیاتی مبتی بر ریسک می تواند به شما کمک کند مدیریت چرخه عمر کل پروژه را بهتر مدیریت کنید. همه می دانیم که کنترل ریسک کار دشواری است در نتیجه ضمن شناسایی ریسک های اصلی می بایست ارزیابی آنها را اولویت بندی کرد. در این مطلب ما به شما کمک می کنیم طبقه بندی اصلی ریسکها و 5 ریسک اصلی که پروژه های ساخت و ساز را در معرض خود قرار می دهند را بهتر بشناسید. امروزه با توجه به قابلیت هایی که نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز دارند، یکی از راهکارهایی که می تواند به مدیریت ریسک در شرکت ها و پروژه های ساخت و ساز کمک کند، استفاده از این نرم افزارهاست.

3 دسته بندی اصلی ریسک های ساخت و ساز

به طور کلی  سه دسته بندی عمده و اصلی ریسک های ساخت و ساز عبارتند از:

• امور مالی
• زمانبندی
• طراحی

1. امور مالی

اگرچه خارج شدن از بودجه پیش بینی شده پروژه، به یک هنجار در سطح صنعت ساخت و ساز تبدیل شده است ولی مشکلات مالی در اصل نتیجه برنامه ریزی و هماهنگی نامناسب است. همه ما می دانیم که همیشه مگاپروژه ها با هزینه هایی بسیار فراتر از آنچه در بودجه پروژه پیش بینی شده است، به اتمام می رسند. اگر یک پروژه تنها چند درصد کوچک از بودجه پیش بینی شده تجاوز کند، نه تنها نقدینگی و سود پیش بینی شده شرکت دستخوش تغییر می شود بلکه ریسک عدم توانایی پرداخت تعهدات به نیروی کار و پیمانکاران و تامین کنندگان نیز پروژه را تهدید خواهد کرد و نهایتاً ثبات و تداوم حرکت پروژه به خطر خواهد افتاد.

2. زمانبندی

در صنعت ساخت و ساز عبارت “زمان پول است” عبارت معروفی است. بدون تردید برنامه ریزی ضعیف می تواند تاثیر مخربی بر پیش بینی های مالی پروژه ها داشته باشد. فقط یک سوء تفاهم یا اشتباه کوچک در یک گزارش می تواند برنامه زمانبندی پروژه را به دلایلی مانند نیاز به دوباره کاری یا گرفتن مجدد پیمانکار فرعی، روزها، هفته ها یا ماه ها به عقب بیاندازد و موجب افزایش هزینه های قابل توجهی شود. حتی یک تاخیر کوچک می تواند تاثیرات گسترده ای در پروژه داشته باشد و برنامه اصلی پروژه را به طور کامل تغییر دهد و این بدان معناست که تیم پروژه باید برنامه اصلی پروژه را تغییر دهد که احتمال زیاد منجر به سوء ارتباطات یا اشتباهات بیشتری نیز خواهد شد.

3. طراحی

طراحی در حین ساخت و ساز یک ریسک در حال رشد است که می بایست به دقت مدیریت شود. وقتی پس از عقد قرارداد کارفرما به پیمانکار برای شروع کار فشار می آورد، تیم پروژه ممکن است تصمیم بگیرد یک طرح ناتمام که تنها برای شروع کار کافی است را پذیرفته و اجرای پروژه را بموقع شروع کند و ریسک آماده نشدن بموقع مابقی طرح را نیز به جان بخرد. این سناریو در شرایط امروزی صنعت که کارفرمایان همیشه متقاضی شروع سریع کار هستند، به شدت رایج شده است. اغلب ریسک های ساخت و ساز مرتبط با بحث طراحی را، در فاز پیش از ساخت که کارفرما، طراح و پیمانکاران همکاری نزدیکتری باهم دارند، بهتر می توان مدیریت کرد.

شناخت طیف گسترده ریسک های تهدید کننده حوزه های اصلی فرآیندهای ساخت و ساز، به شما کمک  می کند اهمیت مدیریت دقیق این ریسک ها در طول حیات پروژه را درک کنید. بطور خاص بیمه یا تضمین ناکارآمد ریسک و تصمیم گیری های مرتبط با آن، اغلب منجر به انتقال ریسکهای پروژه از یک فاز به فاز دیگر در طول چرخه حیات پروژه می شود. بدون ارزیابی و کنترل مناسب ریسک ، تنها دستاورد مدیران پروژه از مدیریت ریسک، گزارشات مختلفی است که از این فرآیند تهیه می شود و البته بوجود آمدن یک چرخه معیوب از دوباره کاری و تاخیرات در پروژه. 

علاوه بر این، ساختار ذینفعان پروژه های ساخت و ساز معمولاً پیچیده و دارای روابط چندگانه است. برای مثال دستگاه های حاکمیتی (هیئت مدیره، کمیته راهبری، کمیته ممیزی و …) همگی شفافیت و بینش مناسبی در مورد ریسک های پروژه دارند. در نتیجه مدیران پروژه باید همیشه نگران این باشند که اطلاعات درست و بموقع از تیم های پروژه دریافت نکنند و در نتیجه نتوانند بموقع به ریسک ها رسیدگی و آنها را برطرف کنند و منجر به عقب افتادن پروژه از برنامه و تحمیل هزینه های هنگفت به پروژه و ذینفعان آن شود.

امروزه با استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز نمایندگان کارفرما و مدیران پروژه می توانند با تامین سطح بالاتری از دید نسبت به پروژه برای ذینفعان از طریق دسترسی به داده ها، اسناد و گزارش ها، شفافیت و کیفیت بالاتر کار و صداقت، چرخه تاخیر و دوباره کاری در پروژه را متوقف کنند.

برای کمک به درک بهتر اینکه چگونه این نرم افزارها می تواند استراتژی مدیریت ریسک شما را بطور گسترده ای ارتقاء دهد، ما ریسک های اصلی ساخت و ساز را با بیشترین پتانسیل تاثیرگذاری بر هزینه پروژه، زمانبندی و عملکرد طراحی را تشریح می کنیم. با توجه به این موارد شما می توانید منابع خود را جهت مدیریت بهنگام ریسک های اصلی در چرخه عمر پروژه، با شیوه ای کارآمدتر و مقرون به صرفه تر تخصیص دهید.

ریسک 1: مشکلات نیروی کار

کمبود نیروی کار ماهر

در صنعت ساخت و ساز یافتن نیروی کار ماهر همیشه یک چالش بزرگ برای پیمانکاران محسوب می شود. طبق تحقیقات انجام شده توسط شرکت اتودسک با همکاری انجمن پیمانکاران عمومی آمریکا، 80 درصد پیمانکاران به دلیل کمبود همیشگی نیروی کار ماهر،  برای استخدام نیروی کار ماهر با چالش مواجه هستند.

این ریسک یک ریسک همیشگی برای پروژه های ساخت و ساز محسوب می شود. واقعیت این است که حتی با بهترین برنامه ریزی ها و طراحی های پیش از شروع ساخت، اگر نیروی کار ماهر که پروژه شما را پیش ببرند، به اندازه کافی در اختیار نداشته باشید، پروژه شما از ابتدا با تاخیرهای قابل توجه همراه خواهد بود. از طرف دیگر اگر استانداردهای استخدام خود را پایین بیاورید و فقط سعی کنید کمبود نیروی کار خود را با نیروی کار غیرماهر و بی تجربه پر کنید نیز، پروژه و کارمندان خود را در معرض خطر قرار خواهید داد.

یکی از راهکارهای کاهش ریسک کمبود نیروی انسانی در بلندمدت، تعهد به استخدام و آموزش بهتر نیروی کار می باشد. درست است که این تاکتیک در کوتاه مدت پاسخگوی ریسک کمبود نیروی کار ماهر نمی باشد ولی با کمک فن آوری می توانید این شکاف را پر کنید و نیروی کار ماهر استخدام و درصد ماندگاری آنها را در سیستم خود افزایش دهید و به این شکل در بلند مدت ریسک کمبود نیروی کار ماهر خود را بطور قابل توجه کاهش دهید.

اسقرار نرم افزارهای موبایلی فنی و مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز، مزیت جذب نیروی کار جوان و باانگیزه ای را که امروزه ارتباط تنگاتنگی با فن آوری های دیجیتال دارند و به دنبال توسعه مهارت های فنی و حرفه ای خود هستند، فراهم می آورد. البته کارکنان مسن و با تجربه بالا نیز جزو باارزش ترین دارایی های صنعت محسوب می شوند که با توجه به بحث بازنشستگی آنها، ریسک از دست دادن این منابع دانش و تجربه را باید در نظر گرفته و با برنامه ریزی مشخص تجربیات و دانش آنها به نیروی جوان انتقال یابد. از سوی دیگر آموزش فن آوری های دیجیتال نیز به نسل قدیم فعال در صنعت کمی مشکل است که برای این کار می توان از نیروی کار جوان استفاده کرد و یک برنامه اشتراک دانش برای بهره مندی دو نسل از دارایی های یکدیگر فراهم نمود. در این شرایط نه تنها بهره وری، مشارکت و همکاری افراد بهبود می یابد بلکه یک برنامه آموزشی داخلی منحصربه فرد برای کارکنان جوان فراهم می شود که می تواند رضایت شغلی و ماندگاری آنها را افزایش دهد.

بهره وری نیروی کار

در شرایط کمبود نیروی کار ماهر، شما با یک مشکل دیگر در ارتباط با نیروی کار نیز مواجه هستید که بر ریسک کلی پروژه شما تاثیر می گذارد- بهره وری. طبقه یک مطالعه، بهره وری دو گروه کارگرانی که کارهای یکسانی را در یک کارگاه و همزمان باهم انجام می دهند، می تواند تا 50 درصد متفاوت از هم باشد.این شکاف در بهره وری در حالتی که کار در دو کارگاه متفاوت انجام شود تا 500درصد می تواند متفاوت از هم باشد. با این شرایط چگونه می توانید مطمئن بگویید که نیروی کار شما در مقابل هزینه ای که برایشان می شود، مناسبترین بهره وری را دارند؟

فن آوری نه تنها می تواند به جذب و ماندگاری نیروی کار خوب کمک کند بلکه می تواند برای بهبود بهره وری کلی کارکنان نیز مورد استفاده قرار گیرد. با استفاده مناسب از فن آوری و بالاخص نرم افزارهای موبایلی و کامپیوتری مناسب می توانید هزینه های خود را پایش و توجیه کنید و براساس بهره وری هر یک از کارکنان یا پیمانکاران فرعی خود نسبت به ادامه کار با آنها در این پروژه و پروژه های آینده تصمیم گیری کنید. با استفاده از نرم افزارهای مناسب شما می توانید میزان بهره وری نیروی کار خود را اندازه گیری و در طول پروژه آن را پایش کنید و با استفاده از این اطلاعات در مورد استخدام و بکارگیری نیروی کار و پیمانکاران فرعی تصمیمات بهتری گرفته و ریسک پروژه های آینده را کاهش دهید.

کیفیت کار

استخدام پیمانکار فرعی اشتباه یک ریسک ساختاری است که بسیاری از پیمانکاران عمومی به دنبال جلوگیری از آن هستند. در صورتی که تیم کارکنان یا پیمانکاران فرعی اشتباه انتخاب شود، بروز تاخیرات بسیار، افزایش هزینه های پیش بینی نشده و حتی اختلافات حقوقی بسیار محتمل است. بکارگیری فرآیندهای تشخیص صلاحیت و بررسی سوابق اجرایی و مالی پیمانکاران فرعی یکی از راهکارهای کاهش این ریسک است. با استفاده از این فرآیندها که امروزه قابلیت آن در نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه های ساخت و ساز نیز گنجانده شده است، کلیه سوابق مالی، رعایت مسایل ایمنی، سرعت و کیفیت کار ثبت می شود و در آینده قابل دسترسی و بررسی است.

ریسک 2- مخاطرات ایمنی

شرایط کار ناایمن در کارگاه های ساخت و ساز یکی دیگر از ریسک های اصلی مربوط به نیروی کار شما می باشد. مطمئناً هدف اول همه ما از ایمن تر شدن کارگاه ها، حفظ رفاه حال کارکنان است و اطمینان از متوقف نشدن عملیات اجرایی پروژه ها به دلیل رویه های ایمنی معیوب، هدف دوم همه ماست. امروزه در دنیا نرم افزارهای بسیاری برای کاهش ریسک مخاطرات ایمنی و افزایش سطح ایمنی در کارگاه های ساخت و ساز وجود دارند. بعضی از این نرم افزارها با استفاده از فن آوری  یادگیری ماشین  مخاطرات ایمنی را در پروژه های ساخت و ساز پیش بینی می کنند. برای مثال طبق بررسی که توسط موسسه construction dive انجام شده است، یک ابزار جدید یادگیری ماشین به نامBIM360 ، داده های بیشمار پروژه را تجزیه و تحلیل می کند تا مسائل ایمنی و کیفیت کار را براساس سطح ریسک امتیازدهی کند. در یک مثال واقعی شرکت BAM ایرلند کاهش 20درصدی مشکلات کیفیت و ایمنی با استفاده از این ابزار را گزارش کرده است.  

ریسک 3: موانع هماهنگی

ناهماهنگی ها در پروژه های ساخت و ساز به دلایل مختلف می تواند رخ بدهد. از تغییر یا اختلاف در اسناد طراحی تا غفلت از توجه به تغییرات کار در طول زمان، روش های بیشماری وجود دارد که ارتباطات ناقص می تواند برنامه های پروژه را به عقب رانده  و موفقیت پروژه را به خطر اندازد. برای مثال اگر دستور کاری برای یک لوله کشی جدید بموقع ابلاغ نشود ممکن است پیمانکار دیوارچینی عملیات اجرایی مربوط به خود را در آن قسمت ادامه دهد چون در برنامه زمانبندی اصلی برنامه ریزی شده است. علاوه بر تخریب و دوباره کاری، این عدم هماهنگی ساده منجر به تاخیر در زمانبندی کار و افزایش احتمالی هزینه ها خواهد شد. همانطور که مشاهده می کنید، ارتباطات و هماهنگی ضعیف می تواند یک مانع بزرگ بر سر راه مدیریت ریسک باشد و منجر به هدر رفت مصالح، گردش زائد اسناد و مدارک مانند دستورکارها و استعلامات و دوباره کاری های پرهزینه شود.

نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه با پرکردن شکاف ارتباطی بین افراد و رفع عدم هماهنگی ها به کاهش ریسک های ساخت و ساز کمک قابل توجهی می کنند. وقتی کلیه اسناد و مدارک پروژه در یک نرم افزار مبتنی بر رایانش ابری ثبت و ذخیره می شوند، دسترسی همه ارکان و اعضای پروژه به این اسناد در لحظه امکانپذیر می شود بنابراین  تصمیمات، بموقع و براساس اطلاعات دقیق و بروز گرفته می شود و ریسک بروز تاخیرات و افزایش هزینه ها به شدت کاهش می یابد.

ریسک 4: مستندسازی ضعیف

در پروژه های ساخت و ساز بویژه پروژه های بزرگ،  هزاران اسناد و مدارک مختلف تهیه، ثبت و به جابه جا می شود که مدیریت این اسناد در صورتی  که کاغذی باشند، بسیار مشکل است. در حقیقت 40 درصد از شرکت های ساخت و ساز کماکان از فرآیندهای کاملاً کاغذی استفاده می کنند. از مدیریت فرآیندهای پیش از ساخت تا فرآیندهای فاز ساخت و ساز و اتمام و تحویل پروژه، تیم های پروژه  باید بطور مداوم به اسناد و مدارک پروژه حتی آنهایی که مربوط به گذشته می شوند و دسترسی در لحظه به آنها مشکل می باشد، دسترسی داشته باشند. پیدا کردن دستی اسناد و مدارک سخت و زمانبر است و می تواند به شکل های مختلف باعث تاخیر در انجام عملیات اجرایی پروژه شود.

اگر شما هم جزو آن 40 درصد شرکت هایی هستید که کماکان متکی به اسناد و مدارک کاغذی هستند، باید بدانید که بودجه و زمان پروژه های شما همیشه در معرض ریسک هستند. بنابراین بهتر است هرچه سریعتر کاغذ را از فرآیندهای خود حذف کنید. تصور کنید مدیریت پروژه ها چقدر آسانتر خواهد بود وقتی شما بتوانید به همه اسناد و مدارک پروژه ها از طریق موبایل، تبلت، لپ تاپ یا رایانه دفتر خود بطور همزمان و از هرکجا که هستید، دسترسی داشته باشید. با در دسترس قرار دادن کلیه اسناد و مدارک پروژه برای همه (البته با سطح دسترسی های از پیش تعیین شده) علاوه بر ایجاد شفافیت، یک محیط کار کم ریسک تر را نیز در اختیار خواهید داشت.

ریسک 5: گزارش دهی  و اشتباهات متناقض

اگر فرآیندهای تهیه گزارش دستی فعلی شما فضا را برای بروز تاخیر و اشتباه باز می گذارد، بودجه و زمان پروژه شما بشدت تحت ریسک است. به عنوان مثال، تصور کنید شما در محیط اجرایی کارگاه هستید و متوجه یک کابل برق آسیب دیده می شوید. در یک سیستم کاغذی، برای گزارش کردن چنین رخدادی، شما مجبورید صبر کنید تا به دفتر برگردید و مشکل پیش آمده را ثبت و گزارش کنید که این کار ممکن است طول بکشید و رفع این شرایط خطرناک را به تاخیر بیاندازد. در صورتی که از تماس تلفنی هم استفاده کنید، ممکن است اشتباهاً چیزی را گزارش کنید که قبلا توسط فرد دیگری گزارش شده است و موجب سوء برداشت و انجام اقدامات بی فایده شود. با استفاده از نرم افزارهای موبایلی ساخت و ساز که شامل گزینه های گزارش دهی میدانی است، می توانید ضمن بررسی اینکه آیا مشکل پیش آمده قبلاً گزارش شده است یا خیر، فوراً گزارش خود را ارسال کنید تا اطمینان حاصل شود که مشکل در اسرع وقت رفع خواهد شد.

یکی دیگر از فواید و تاثیرات استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه موبایلی در کاهش ریسک پروژه های ساخت و ساز امکان اتوماسیون و ساماندهی گزارش ها و کاهش خطای انسانی است. با وارد کردن داده ها به یک فرم آماده در موبایل یا تبلت، زمان کمتری صرف تهیه گزارش ها می شود و زمان بیشتری را صرف بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات می کنید. همچنین این راهکارهای نرم افزاری این امکان را به شما می دهند که در کنار گزارش مشکلات و موانع پروژه مستندات کافی از آنها مانند فیلم، عکس و مدارک مرتبط را نیز ضمیمه کنید.

ریسک 6- اختلافات

صنعت ساخت و ساز یکی از حوزه هایی است که بروز اختلافات بین ارکان مختلف پروژه های ساخت و ساز یک امر رایج است. براساس گزارش سالانه موسسه آرکادیس میانگین جهانی مبلغ اختلافات در این صنعت 33 میلیون دلار و میانگین جهانی مدت زمانی سیر پرونده های اختلافات 17 ماه است. تمام شرکت های ساخت و ساز تمام تلاش خود را می کنند تا از کشانده شدن اختلافات به مراجع حقوقی و قضایی دوری کنند. اختلافات به دلایل مختلفی بوجود می آیند اما دلایل اصلی آن عبارتند از : مدیریت ضعیف قرارداد،  مشکلات در پرداخت مطالبات، اشتباهات و خطاهای موجود در طراحی ها و کیفیت پایین کار.

بهترین راهکار برای کاهش ریسک بروز اختلافات پیروی از یک رویکرد همانند آنچه در توضیحات ریسک 4 ارائه شد، است. همه چیز را مستند کنید. یکی از راهکارهای جلوگیری از بروز اختلاف ثبت دقیق و کامل رویدادهای پروژه بصورت روزانه در قالب گزارشات روزانه و در سیستم های مدیریت یکپارچه پروژه است. همچنین مدل سازی اطلاعات ساختمان (BIM) می تواند فرآیندهای مستندسازی را از ابتدا بطور قابل ملاحظه ای بهبود بخشد بخصوص اگر این فن آوری در طول چرخه حیات ساخت و ساز اجرا شود. با داشتن مجموعه ای کامل از داده ها و شبیه سازی پروژه توسط این فن آوری، از بسیاری از دوباره کاری ها، سوء برداشت ها و اشتباهات در طراحی ها بموقع جلوگیری می شود و به این روش ریسک بروز اختلافات نیز تا حد بسیار زیادی کاهش می یابد.

آنچه می توانید را کنترل کنید: ریسک های ساخت و ساز را با فن آوری کاهش دهید

امیدوارم که متوجه شده باشید که هر شش ریسک اصلی پروژه های ساخت و ساز در یک چیز مشترک هستند: عدم قطعیت. هنگامی که در شانس را بروی پروژه ها باز می کنید، شرایط غیرقابل پیش بینی می تواند به طرز چشمگیری بر نحوه و مدت زمان اجرای پروژه های شما تاثیر بگذارد و بطور یقین باعث ایجاد استرس برای شما و کارکنان شما شود. در حال حاظر عدم قطعیت های بسیاری در پروژه های ساخت و ساز وجود دارد که خارج از کنترل شما هستند. چرا ریسک می کنید و آنچه را می توانید کنترل کنید را کنترل نمی کنید؟! با یکپارچه سازی فرآیندهای اجرا و مدیریت پروژه های خود آنچه قابل کنترل است را به شانس واگذار نکنید. امروزه فن آوری نقش پررنگی در ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک قابل اطمینان که موفقیت پروژه، کارکنان و کسب و کار را تضمین کند، بازی می کند.