برای اینکه پروژه را طبق زمانبندی و بودجه پیش بینی شده پیش ببریم، وجود پیمانکاران فرعی قابل اطمینانی که بتوانند کار را بموقع تحویل دهند، بسیار حیاتی است. از سوی دیگر در صورت انتخاب اشتباه پیمانکار فرعی، پروژه با ریسک هایی مواجه می شود که با گذشت زمان بصورت نمایی رشد می کنند. واضح است که انتخاب پیمانکار مناسب یکی از مهمترین کارهایی است یک پیمانکار عمومی انجام می دهد ولی در عین حال یکی از دشوارترین کارها نیز است. فرآیندهای کاغذی کند می تواند مانع توانایی شما در یافتن یک پیمانکار فرعی مناسب، انتخاب بهترین پیشنهاد قیمت و برقراری ارتباط مناسب با پیمانکاران فرعی خود در ابتدای پروژه شوید.

پیمانکاران عمومی همه در اندازه متفاوت هستند ولی بسیاری از آنها با مشکلات جهانی یکسانی روبه رو هستند. فایل دیتابیس پیمانکاران مورد تایید شرکتتان را تصور کنید. یک فایل حاوی اطلاعات و شماره تماسهای قدیمی از پیمانکاران فرعی که ممکن است حتی قبلا هم با بیشتر آنها کار نکرده باشید. وقتی استعلام قیمت ها را ارسال کردید و پیشنهاد قیمت ها به دستتان رسید، حالا باید وقت زیادی را صرف یکسان سازی فرمت همه پیشنهادات باهم کنید تا بتوانید آنها را یک به یک باهم مقایسه کنید. تصور کنید بعد از شروع پروژه، پیمانکار فرعی شما قادر نباشد به آنچه تعهد کرده است عمل کند در نتیجه پروژه با دوباره کاری، دستور تغییر و عقب افتادن از برنامه زمانبندی و خارج شدن از بودجه پیش بینی شده، مواجه می شود.

پیدا کردن پیمانکار فرعی با مناسبترین پیشنهاد قیمت، همیشه چالش برانگیز است. ولی در این مقاله چند راهکار ساده ارائه می کنیم که این کار برایتان آسانتر شود.

1. سعی کنید قالب پیشنهادات دریافتی تا حد امکان یکسان باشند

وقتی یک پیمانکار اصلی یکسری استعلام قیمت برای پیمانکاران فرعی ارسال می کند، در پاسخ پیشنهادات قیمتی دریاقت می کند که قالبهای متفاوتی دارند و مقایسه آنها باهم کار دشواری است. اغلب این پیشنهاد قیمت ها از طریق ایمیل، فکس، شبکه های اجتماعی ، بصورت فایل اکسل، پی دی اف، ورد، عکس با ادبیات و واژگان متفاوت همگی یک چیز را اعلام می کنند. سپس این وظیفه پیمانکار اصلی است که همه این پیشنهادات را وارد یک قالب یکسان کند تا بتواند آنها را باهم مقایسه کند و این کار ممکن است ساعتها و یا حتی روزها طول بکشد.

شما می توانید با تعریف دامنه کار و مشخص کردن انتظارات خود در قالب یک فرم استعلام قیمت واحد با یک زبان مشترک ، ارزیابی پیشنهادات قیمت پیمانکاران فرعی مختلف را تسهیل کنید. یک  فرم استعلام قیمت تهیه کنید و در آن، قالب ارائه قیمت پیشنهادی، شرح و مشخصات فنی آیتم های کاری که می خواهید به پیمانکار فرعی واگذار کنید و هرگونه توضیح دیگری را که نسبت به خواسته های شما شفافیت ایجاد کند بیاورید. برای اینکه این فرآیند را راحتتر کنید می توانید از راهکارهای دیجیتالی که بطور یکپارچه فرمتی استاندارد و یکسان را برای همه پیمانکاران فرعی مشخص شده می فرستد استفاده کنید تا مطمئن شوید که همه پیشنهاد قیمت ها با قالبی یکسان به دستتان می رسد.

2. از پیمانکاران فرعی جدید دعوت به پیشنهاد قیمت کنید

شاید برایتان راحتتر باشد که استعلام قیمت آیتم های کاریتان را فقط برای پیمانکارانی بفرستید که معمولا در هر پروژه ای با آنها کار می کنید، اما اینکه دامنه شناخت و کارتان را با پیمانکاران فرعی مختلف، توسعه دهید و از پیمانکاران جدیدی بخواهید که برایتان پیشنهاد قیمت بفرستند، منافع زیادی برایتان خواهد داشت. هرچه تعداد پیشنهاد قیمت های دریافتی شما بیشتر باشد، قدرت انتخاب بیشتری دارید و می توانید سختگیرانه تر پیشنهاد ها را بررسی کنید در نتیجه احتمال اینکه یک پیمانکار فرعی بهتری را انتخاب کنید بیشتر می شود. بعلاوه هرچه پیمانکاران بیشتری نقشه ها و مشخصات فنی شما را بررسی کنند، احتمال اینکه مسائل و مشکلاتی که ممکن است از چشم شما افتاده باشد مشخص شود، بیشتر می شود. هرچه وسعت دایره پیمانکاران فرعی خود را افزایش دهید احتمال انتخاب پیمانکاران بهتر با قیمت مناسبتر بیشتر می شود.

امروزه وجود یک بستر دیجیتال که در آن پیمانکاران عمومی و تخصصی، پیمانکاران فرعی، تامین کنندگان مصالح، تجهیزات و خدمات مختلف بتوانند بصورت آنلاین  بهم متصل شده، کارفرمایان یا پیمانکاران اصلی استعلامات خود را منتشر و تامین کنندگان و پیمانکارن فرعی نیز از این طریق به کلیه فرصت های کاری در حوزه تخصصی خود دسترسی داشته باشند و پیشنهاد قیمت های خود را ارائه کنند، به شدت ضروری است.

3. بهترین پیشنهاد قیمت را انتخاب کنید نه کمترین

وقتی پیشنهاد قیمت های مختلفی دارید که هر کدام دامنه متفاوتی از کار را پوشش داده اند، شاید انتخاب پایین ترین قیمت کار راحتی باشد ولی باید توجه داشته باشید که همین پایین ترین قیمت ممکن است با پیش رفتن کار و بوجود آمدن تغییرات و چالش های جدید، به بالاترین قیمت تبدیل شود. در اینجاست که این پایین ترین قیمت مشکل بزرگی می شود که توجیه آن برای مدیران ارشد و کارفرمایان بسیار مشکل است و حتی بدتر از همه چیزی است که پیمانکار اصلی پیش بینی  آن را نکرده است و این تفاوت هزینه را باید از جیب بپردازد.

بهترین قیمت کاملترین قیمت است. قیمتی که جزییات  و دامنه پوشش دهی آن مشخص باشد، چه چیزهایی در این پیشنهاد قیمت دیده شده است و چه چیزهای دیده نشده است، چه چیزهایی در تعهد هریک از طرفین است. در این حالت شما می توانید قیمت واقعی و تمام شده کار را با یک تلرانس ناچیز آنهم به دلیل مسائل غیرقابل پیش بینی، پیش بینی کنید. اگر بتوانید فرآیند یا سیستمی اجرا کنید که این پیمانکاران فرعی را بطور کامل ارزیابی کند بسیار مفید خواهد بود. در نهایت نقاط قوت و ضعف هر پیشنهاد قیمت را در کنار هم قرار دهید تا مطمئن شوید بهترین پیشنهاد قیمتی را انتخاب می کنید که قادر است تمام جنبه های مورد نظر شما را پوشش دهد.

4. برقراری ارتباط شفاف و بموقع با پیمانکاران فرعی

در هر پروژه ای اطلاعات از بالا به پایین جریان دارد. کارفرما با پیمانکار اصلی پروژه ارتباط برقرار می کند و بعد پیمانکار اصلی مسئول دادن اطلاعات مناسب و کافی به پیمانکاران فرعی است. وقتی چیزی در مورد مسائل اجرایی پروژه تغییر می کند، مهم است که پیمانکاران فرعی نیز در اسرع وقت مطلع شوند. وقتی مسیرهای  برقراری ارتباط به درستی از قبل مشخص شده باشند، جریان اطلاعات به درستی انجام می گیرد و همه عوامل دخیل در پروژه از جمله پیمانکاران فرعی بموقع به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا خواهند کرد.

داشتن سامانه ای که در آن بتوانید کلیه اسناد و مدارک پروژه را ذخیره و بموقع در دسترس عوامل مختلف پروژه قرار داد بسیار مفید است. مهم است که همه افراد البته با سطح دسترسی های مختلف و از پیش تعیین شده، همزمان  به اسناد و فایل هایی یکسان دسترسی داشته باشند. امروزه  با استفاده از نرم افزارهای مدیریت اسناد که بر بستر رایانش ابری کار می کنند می توان این جریان اطلاعات را به راحتی مدیریت کرد.

5. ایجاد روابط قابل اعتماد با پیمانکاران فرعی

ساخت و ساز یک صنعت مبتنی بر روابط است و همه ما می دانیم که ایجاد و حفظ روابط بلندمدت تا چه حد در این کسب و کار اهمیت دارد. البته فهمیدن اینکه کدام روابط ارزش سرمایه گذاری را دارد هم، کار سختی است.

امروزه در دنیا نرم افزارهایی ساخته شده اند که قادرند داده ها و تحلیل هایی را درباره پیمانکاران فرعی  شما در اختیارتان قرار دهند. شما با استفاده از این نرم افزارها می توانید ببینید که کدام پیمانکاران به استعلام قیمت شما پاسخ داده اند و کدامیک حتی آن را باز هم نکرده اند. همچنین می تواند عملکرد پیمانکاران فرعی را نسبت به آنچه در پیشنهاد خود تعهد کرده اند را کنترل کنید. سعی کنید با عمل خود حرف بزنید و در ایجاد حس اعتماد دو طرفه خودتان را الگوی پیمانکاران فرعی قرار دهید. کار کردن بر پایه ایجاد حس اعتماد در هر صنعت و حوزه کسب و کار بهترین نتایج را در بر خواهد داشت. تحقیقات نشان داده است که شرکت های ساخت و سازی که سطح اعتماد در سازمان و تیم های پروژه شان بالاست، نتایج مالی و عملکردهای سازمانیشان نسبت به شرکت های با سطح اعتماد سازمانی پایین، بهتر است، مانند عقد قراردادهای بیشتر با کارفرمایان قبلی، افزایش نرخ ماندگاری و تعهد در بین کارکنان و پیمانکاران فرعی و نرخ بالاتر تحویل بموقع پروژه ها.

با استفاده از این 5 راهکار مفید قادر خواهید بود بهترین پیشنهاد قیمت را شناسایی کنید و در نتیجه ریسک های احتمالی در کار با پیمانکاران فرعی خود را کاهش دهید، زمان ذخیره کنید و پروژه را با بودجه پیش بینی شده به اتمام برسانید.