درخواست اطلاعات یا RFI یک روش استاندارد است که متخصصان ساخت و ساز از آن برای شفاف سازی نکات مبهم یا ناقص در اسناد و نقشه ها در طول پروژه استفاده می کنند. این فرآیند یک رویه رسمی برای اطمینان از این است که پیمانکار کلیه اطلاعات لازم برای عملیات ساخت و ساز را در اختیار دارد یا در زمان مناقصه کلیه مناقصه گران براساس اسناد و مدارک یکسان قیمت پیشنهادی خود را ارائه کنند. فرآیند درخواست اطلاعات فرآیندی است که اگر به درستی و در مدت زمان مناسب انجام نشود، می تواند پروژه را با تاخیر و افزایش هزینه ها مواجه سازد و در نهایت منجر به اختلاف بین کافرما و پیمانکار شود.

شرکت مشاور NAVIGANT در سال 2013 طی یک بررسی جامع هزینه های کلی ناشی از فرآیند درخواست اطلاعات در صنعت ساخت و ساز و راهکارهای کنترل بهتر این فرآیند را مورد بررسی قرار دادند. در این تحقیقات بیش از 1300 پروژه ساخت و ساز مختلف از سرتاسر جهان که حاوی بیش از 1میلیون مورد درخواست اطلاعات بودند، مورد بررسی قرار گرفت. مبلغ پروژه های مورد بررسی بین 5 میلیون تا 5 میلیارد دلار متغیر بود.

تاثیر در هزینه و زمان پروژه

3 آمار کلیدی که در این تحقیقات اندازه گیری شده اند عبارتست از زمان پاسخ به RFI، هزینه نیروی انسانی مرتبط با هر RFI و درصد RFIهای بدون پاسخ. این آمار سرنخ های عمده ای در مورد تاثیر کلی فرآیند درخواست اطلاعات بر هزینه و زمان پروژه های ساخت و ساز و تعیین بهترین اقدامات هریک از طرفین قرارداد جهت کاهش این تاثیرات، بدست می دهد. همانطور که در تصویر پایین مشاهده می کنید متوسط زمان جهت پاسخ به هر درخواست اطلاعات تقریبا 10 روز بوده است.  هزینه تنها بررسی های اداری و فنی هر درخواست کمی بیش از 1000 دلار بوده است. شاید شگفت آورترین آمار ارائه شده از این تحقیقات این باشد که تقریبا 22درصد از کل درخواست های اطلاعات درواقع هرگز پاسخ داده نشده اند. همانطور که NAVIGANT خاطر نشان می کند، عدم پاسخگویی به این درخواستها یکی از مهمترین شاخص های بروز اختلاف در پروژه هاست. این تحقیقات همچنین بر این باور است که فقدان روال رسمی دلیل اصلی اکثر درخواست های بی پاسخ است.  

پیشنهادات

NAVIGANT سه پیشنهاد برای کارفرمایان، طراحان و مشاوران و پیمانکاران جهت کاهش مشکلات مرتبط با فرآیندهای درخواست اطلاعات ارائه می کند:

• تشریح فرآیند درخواست اطلاعات در یک قسمت مشخص در قرارداد
• استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه یا استفاده از یک نرم افزار رهگیری درخواست های اطلاعات
• استفاده از بهترین تجربیات و راهکارهای موثر

ما در ادامه  بهترین اقداماتی را که می توان جهت کاهش هزینه ها و زمان مورد نیاز برای انجام و نتیجه گیری از فرآیند درخواست اطلاعات بکار برد، ارائه می کنیم ولی پیشنهاد می کنیم مقاله کاملی که توسط شرکت NAVIGANT در نتیجه این تحقیقات تهیه شده را مطالعه کنید.

اقدامات لازم از طرف کارفرما

• استفاده از یک سیستم شماره گذاری برای RFIها در پروژه
• درج زمان لازم جهت پاسخگویی به RFIها در اسناد قرارداد
• پاسخ سریع به RFI یا ذکر کامل دلیل تاخیر
• پایش و مدیریت RFIها با استفاده از یک سیستم نرم افزاری
• از پیمانکار بخواهید که RFIها با یک راهکار پیشنهادی کم هزینه همراه باشند
• از یک سیستم نرم افزاری یا اتوماسیون کامپیوتری جهت توزیع RFIها و منضمات آن بین افراد مرتبط پروژه بطور همزمان استفاده کنید تا بررسی و ارائه نظرات بطور همزمان انجام گیرد
• بسته به ضرورت و پیچیدگی مسئله مورد سوال و مقدار کار لازم جهت تهیه پاسخ، شاید مدت زمان معمول برای پاسخ به RFIها ده روز باشد
• پاسخ به RFIها در قالب یک فرمت رسمی مکتوب شامل اسناد ارسالی توسط پیمانکار، پاسخ  واضح کارفرما، مستندات، نقشه ها و دیتل های مرجع پاسخ، ثبت تاریخ های مهم و مرتبط و … .
• جایی که پاسخ های RFI به جزییات جدید یا تجدید نظر در جزییات، طرح های دستی ممکن است کافی باشد و زمان پاسخ را کوتاه کند.
• اعمال تغییرات لازم و بروزرسانی نقشه ها و جزییات همزمان با بررسی و تحلیل RFIها
• پاسخ به RFIهایی که نیازمند بازنگری در نقشه ها و مشخصات فنی هستند باید همراه با ابلاغ دستورکار تغییر انجام شود.

اقدامات لازم از طرف پیمانکار

• تهیه RFI به محض شناسایی نیاز به اطلاعات
• ثبت RFI به محض بروز مشکل یا ابهام و حداقل 10 روز زودتر از زمانی که به پاسخ احتیاج دارید جهت به حداقل رساندن توقف یا تاخیر احتمالی
• هر RFI باید شامل تنها یک موضوع درخواست اطلاعات باشد
• هر RFI باید شامل سطح اولویت جهت پاسخ باشد.
• از جمع کردن RFI ها جهت ثبت و ارسال برای کارفرما خودداری کنید.
• همه RFIها باید با ارجاع مشخص به نقشه های طراحی یا مشخصات فنی خاص باشند.
• وقتی راهکار خاصی برای رفع مشکل یا ابهام موضوع RFI برای پیمانکار مشخص است، بهتر است همراه با RFI ارسال شود.
• در صورتی که نتیجه RFI بر هزینه ها و زمان پروژه تاثیر منفی داشته باشد، باید در متن RFI به آن اشاره شود.
• وقتی دریافت پاسخ یک RFI به زمان حساس است، آخرین فرصت دریافت پاسخ را ذکر کنید.
• وقتی کافرما یک RFI را برای اطلاعات بیشتر به پیمانکار عودت می دهد، RFI باید با شماره و تاریخ رویژن، مجدد ثبت و ارسال شود.