از زمانهای بسیار قدیم، بشر برای پیگیری پیشرفت و ثبت دستاوردها و اکتشافات و ارائه اطلاعات به دیگران، به مستندسازی متکی بوده است. نوشتن و گزارشدهی همواره به عنوان یک اصل اساسی جامعه متمدن و ابزاری مهم برای ثبت وقایع و اطلاع رسانی آنها به افراد مرتبط، محسوب شده است.

یکی از حوزه هایی که اهمیت ثبت وقایع در آن از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، حوزه ساخت و ساز است. از آنجاییکه صنعت ساخت و ساز بشدت متکی بر مستندسازی است، ثبت اطلاعات و تهیه گزارش عملکرد اجرایی روزانه پروژه ها یک فرآیند ضروری است. در یک گزارش روزانه معمولی مجموع کارهای انجام شده و رخدادهای روزانه ثبت و یک تصویر از آنچه در پروژه رخ داده است را برای خواننده ارائه می دهد.

گزارشات روزانه یکی از اسناد مهم و حیاتی در پروژه های ساخت و ساز محسوب می شوند. باید توجه داشت که تهیه و ثبت گزارشات روزانه نه تنها عملکرد روزانه پروژه ها را به تصویر می کشد بلکه نقش مهمی در جلوگیری از بروز دعاوی بین کارفرما، مشاور و پیمانکار ایفا می کنند. گزارش های روزانه می تواند شرکت های پیمانکار را در مواقع بروز اختلاف با کارفرما برنده کند، سطح حرفه ای بودن شما را نشان دهد و پروژه ها را از سطح خوب به عالی بالا ببرد. بنابراین در این مطلب می خواهیم به آنچه یک گزارش روزانه را به یک سند خوب و موثر تبدیل می کند، اینکه چگونه گزارشات روزانه پروژه های خود را حرفه ای تر تهیه کنیم و نقش آنها در موفقیت پیمانکاران در دعاوی با کارفرمایان، صحبت کنیم.

مبانی گزارشات روزانه پروژه های ساخت و ساز

قبل از اینکه وارد جزییات گزارشات روزانه بشویم اجازه دهید ابتدا تعریف دقیقی از گزارش روزانه در پروژه های ساخت و ساز داشته باشیم. براساس تعریف لغت نامه کسب و کار (BusinessDictionary.com) گزارش روزانه پروژه های ساخت و ساز عبارتست از ” خلاصه ای از شرایط و رویدادهای ساعتی و روزانه در محیط کارگاه در هر روز کاری که برای مدیران پروژه و کارفرمایان خارج از محیط کارگاه تهیه می شود. یک سند اساسی در پروژه های ساخت و ساز که در آن تعداد نیروی اجرایی و ستادی، تجهیزات و ماشین آلات، مقدار مصالح وارده و مصرف شده، زمان دقیق شروع و پایان کار، پیشرفت کار، اتفاقات و حوادث احتمالی ثبت می شود حتی روزهایی که هیچ عملیات اجرایی انجام نمی شود، تعطیلی کارگاه و دلایل آن نیز ذکر می شود. این سند در صورت بروز اختلافات به عنوان یک مدرک رسمی مورد استناد قرار می گیرد.”

به طور معمول، گزارش های روزانه با مشارکت کلیه عوامل اجرایی کارگاه تهیه می شود. اطلاعات عملیات اجرایی از پیمانکاران فرعی و فورمن های اجرایی دریافت می شود، توسط کارشناسان اجرایی بررسی و در صورت نیاز ویرایش می شود و در نهایت توسط سرپرست کارگاه و مدیر پروژه پیش از ارسال به دستگاه نظارت، کارفرما، دفتر مرکزی پیمانکار و سایر ذینفعان سطح بالا، بررسی و تایید می شود.

آنچه بطور معمول در یک گزارش روزانه درج می شود

اگرچه گزارش های روزانه در پروژه های مختلف، بسته به اطلاعات مورد نیاز پیمانکار و اطلاعاتی که ثبت آنها از دید دستگاه نظارت و کارفرما ضرورت دارد، متفاوت هستند، ولی بطور معمول از عناصر اصلی زیر تشکیل می شوند:

تاریخ و شماره گزارش: برای ارجاع های آینده، وجود تاریخ و شماره گزارش مهم است. حتی زمانی که گزارش یک روز مانند روزهای قبل به نظر می رسد، اینکه بتوانید در آینده گزارش روزهای مختلف را از هم تفکیک کنید ضروری است به ویژه برای زمانی که اختلاف بوجود بیاید.

وضعیت آب و هوایی و دما: آب و هوا تاثیر زیادی بر روی بهره وری و زمانبندی پروژه ها دارد. باران، طوفان، برف، گرما و سرمای شدید و سایر عوامل خارجی که بر شرایط کاری تاثیر می گذارند، می بایست در گزارشات روزانه ثبت شوند.

فعال، نیمه فعال و غیرفعال بودن عملیات اجرایی کارگاه متناسب با شرایط حاکم بر فعالیت های اجرایی پروژه و نسبت به برنامه زمانبندی و ذکر دلایل مغایرت این عملیات با برنامه زمانبندی

نیروی انسانی به تفکیک پیمانکار جزء، روزمزدی و ستادی: ثبت دقیق تعداد نفرات فعال در پروژه به تفکیک نیروی اجرایی و نیروی ستادی و ثبت ساعت کارکرد هریک از نیروهای اجرایی به تفکیک عملیات اجرایی مربوطه (در صورت نیاز مدیران پروژه و مدیران دفتر مرکزی پیمانکار).

مصالح وارده و پای کار: ثبت کلیه مصالح وارده به کارگاه با ذکر مقدار دقیق و مورد مصرف و همچنین ثبت مصالح استفاده شده در طول روز جهت عملیات اجرایی مختلف و مصالح باقیمانده پای کار

ماشین آلات و تجهیزات: ثبت کلیه تجهیزات و ماشین آلات فعال و غیرفعال از جمله اجاره ای، ملکی یا متعلق به پیمانکاران جزء همراه با ذکر شرح و مقدار کارکرد در طول روز

مشکلات و موانع اجرایی و ارائه راهکاری پیشنهادی جهت رفع آنها: ثبت هرگونه مشکل یا مانع اجرایی که منجر به توقف یا تطیول مدت زمان عملیات اجرایی یا تغییر در برنامه زمانبندی پروژه می شود و پیشنهاد راهکارهای عملی جهت رفع آنها و تسریع در ادامه عملیات اجرایی

حوادث: هم ریسک های احتمالی و هم حوادث واقعی یا نقض ایمنی برای درک بهتر آنچه در یک روز کاری اتفاق افتاده است، بسیار مهم هستند. ثبت و گزارش دقیق از حوادث  و رخدادهای ناگوار به اندازه گزارش عملکرد اجرایی روزمره مهم است چون ممکن است بعدا این اتفاقات و حوادث توسط افراد مختلف با نیت های مختلف، مورد سوء استفاده قرار گیرند.

بازدید کننده ها: ثبت کلیه بازدیدکنندگان از پروژه از جمله نمایندگان دستگاه نظارت، کارفرما، مدیران و نمایندگان شرکت.

مکاتبات: ثبت مکاتبات مهم  و تاثیر گذار در تغییر برنامه زمانبندی یا تغییر در محدوده پروژه یا تعهدات قراردادی بین پیمانکار و دستگاه نظارت یا کارفرما.

بسته به نیاز شرکت شما یا دستگاه نظارت و کارفرما، ممکن است ثبت اطلاعات بیشتری از عملکرد روزانه پروژه نیاز باشد.

در ذیل یک نمونه گزارش روزانه داخلی پیمانکار ارائه شده است که بعضی از قسمت های آن جهت ارائه به کارفرما، با توجه به عدم ضرورت ارائه ، حذف خواهد شد.

در لینک زیر یک نمونه گزارش روزانه داخلی پیمانکار ارائه شده است که بعضی از قسمت های آن جهت ارائه به کارفرما، با توجه به عدم ضرورت ارائه ، حذف خواهد شد.

https://ehdasacademy.com/2020/06/01/construction-daily-report-importance/

چرا گزارش های روزانه انقدر مهم هستند؟

ثبت گزارشات روزانه پروژه های ساخت و ساز اهداف بسیار مهمی دارند. نقش اصلی آنها علاوه بر ایجاد یک تصویر کلی ولی دقیق از عملکرد اجرایی روزانه پروژه برای ذینفعان، مستند سازی عملیات روزانه پروژه برای زمان بروز اختلافات حقوقی و ادعاهای خاص است.

گزارشات روزانه به نوعی اسناد حقوقی محسوب می شوند

یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از بروز اختلاف و دعاوی مستند کردن بموقع فعالیت های روزانه پروژه است. شرکت های پیمانکاری ممکن است پس  از 10 سال از اتمام پروژه از سوی کارفرما مورد شکایت قرار گیرند و بالعکس. تجربه نشان داده است در صورتیکه اختلافات بین دادگاه کشیده شود، غالباً طرفی برنده است که کاملترین مستندات را در اختیار دارد. به همین دلیل ثبت فعالیت های روزانه ساخت و ساز یک ضرورت برای شرکت های پیمانکاری محسوب می شود.

 طبق گزارش سال 2019 موسسه تحقیقاتی آرکادیس رایجترین دلایل بروز اختلافات در صنعت جهانی ساخت و ساز عبارتند از:

1. ادعاهای ضعیف، ناقص و غیرقابل اثبات
2. عدم اجرای صحیح مفاد قرارداد
3. عدم درک درست مفاد قرارداد یا عدم توافق بر سر الزامات قراردادی توسط کارفرما/ پیمانکار/ پیمانکار فرعی
4. خطاهای موجود در اسناد قرارداد و اطلاعات ناقص در مورد طراحی و الزامات کارفرما

طبق نتایج ارائه شده در این گزارش ارزش متوسط جهانی پرونده های اختلافات 33 میلیون دلار و متوسط زمان مورد نیاز جهت حل و فصل اختلافات 17 ماه در سال 2018  بوده است. در حالیکه ممکن است بسیاری از شرکت های پیمانکاری بزرگ از این پرونده های اختلاف با کارفرمایان یا شرکت های مشاور جان سالم به در ببرند ولی شرکت های پیمانکاری کوچکتر تحت فشار قرار می گیرند و ممکن است نه تنها نتوانند از حقوق خود دفاع کنند بلکه به دلیل نقص مدارک و مستندات دچار خسارات سنگین شوند و کسب و کار خود را از دست دهند.

خوشبختانه، اگر به دلایل بروز اختلافات ذکر شده در بالا توجه کنید، می بینید که تقریباً همه آنها با عامل سردرگمی و اطلاعات غلط ارتباط دارند که می توان از همه این موارد با ثبت اطلاعات دقیق و تهیه مستندات کافی از فعالیت های روزانه در پروژه های ساخت و ساز جلوگیری کرد.

وقتی صحبت از ادعاها می شود، گزارش های روزانه در اثبات  تغییرات قراردادی خارج از قرارداد منعقده؛ تغییرات در زمانبندی ( هم تاخیر و هم تسریع)؛ خاتمه، فسخ و تعلیق کار؛ فورس ماژور و حوادث قهری؛ کارهایی که از توالی خارج می شوند؛ هزینه های مصالح و زمان؛ و غیره، بسیار ارزشمند هستند.

گزارشات روزانه در مدیریت پروژه تاثیر بسزایی دارند

کاربرد گزارش روزانه فقط در مسائل حقوقی نیست. این گزارشها به هماهنگی واحدهای مختلف پروژه نیز کمک می کند. یکی از بزرگترین علل ایجاد شکاف و عدم هماهنگی بین واحدها و تیم های مختلف پروژه، عدم برقراری ارتباط مناسب است که منجر به سوء تفاهم و انجام اشتباه کارها و کاهش بهره وری است. وقتی گزارش های روزانه در دسترس همه باشد، همه از ارتباطات بهتر، شفافیت بیشتر و دقت بیشتر داده ها، بهره مند خواهند شد. با استفاده از گزارشات روزانه بهره وری نیروی کار، میزان پیشرفت پروژه طبق زمانبندی، کارکرد پیمانکاران فرعی، ورود خروج مصالح، کارکرد ماشین آلات و تجهیزات بطور روزانه توسط عوامل دخیل در پروژه و مدیران ارشد شرکت های پیمانکار مورد پایش و بررسی قرار می گیرد و براساس داده ها و اطلاعات بدست آمده تصمیمات دقیقتر و سریعتر اتخاذ می شود.

از سوی دیگر گزارشات روزانه ناقص و بد منجر به تصمیم گیری های اشتباه  و وارد شدن خسارات مالی می شود.

اثرات گزارشات روزانه بد چیست؟

همانطور که وجود گزارش های روزانه پروژه می تواند مزایای بسیاری داشته باشد، عدم تهیه گزارش روزانه یا تهیه گزارشات روزانه ناقص و بد نیز می تواند عواقب ناگواری برای شما به همراه داشته باشد، از جمله:

• بوجود آمدن مشکلات حقوقی پرهزینه و زمانبر بین پیمانکاران اصلی و پیمانکاران فرعی یا بین پیمانکاران با کارفرما یا دستگاه نظارت و مشاور،
• ارتباطات ضعیف بین واحدهای مختلف کارگاه باهم و بین کارگاه و دفتر مرکزی که منجر به بروز تنش و اصطکاک بین واحدهای مختلف اجرا و مدیریت پروژه می شود،
• شفافیت کمتر که منجر به نارضایتی، بی اعتمادی ، کار ضعیف و کاهش بهره وری می شود،
• شکست کسب و کار در بلند مدت.

بدیهی است هیچ یک از موارد فوق مطلوب نیست و می بایست توجه ویژه ای به نحوه گردآوری و ثبت اطلاعات عملکرد پروژه در قالب گزارش های روزانه کرد و با توجه به مزایایی که این اسناد در موفقیت پروژه ها و کسب و کار ساخت و ساز دارند، سطح بهره وری این فرآیند را بالاتر برد.

4 راهکار برای افزایش کارآمدی گزارشات روزانه

آیا به دنبال تقویت ارزش، صحت  و جنبه حقوقی گزارش های روزانه پروژه های ساخت و ساز خود هستید؟ در این قسمت برخی از استراتژی های موثر در افزایش کارآمدی گزارش های روزانه پروژه ها ارائه می شود.

1. استفاده از اپلیکیشن های موبایل و نرم افزارهای مدیریت پروژه در بستر رایانش ابری

استفاده از اپلیکیشن های موبایلی یا  نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه که از طریق موبایل ها نیز قابل استفاده می باشند، تهیه و دسترسی به گزارش های روزانه را بسیار آسان می کنند. متاسفانه کماکان اغلب شرکت ها برای تهیه صورت وضعیت ها، ثبت مدت زمان کارکرد پرسنل و پیمانکاران، کارتکس ها پرسنلی، نامه نگاری و ثبت فعالیت های روزانه در کارگاه ها و بسیاری از فرآیندهای دیگر کاملا متکی به اسناد کاغذی هستند. تهیه و مدیریت اسناد کاغذی که همواره در معرض از بین رفتن یا گم شدن هستند، نیازمند صرف نیروی انسانی، زمان و هزینه بیشتر است و طی شدن سیکل تهیه و اخذ تاییدات اسناد تک نسخه ای نیز یک فرآیند زمانبر است. در پروژه های ساخت و ساز جابه جایی مداوم نیروی اجرایی، تکنیسین ها و مدیران، اسناد و مدارک را در معرض گم شدن و فراموش شدن قرار می دهد. با اجرایی کردن حذف کاغذ از فرآیندها در شرکت های ساخت و ساز و انتخاب مناسب یک نرم افزار مدیریت یکپارچه پروژه یا حتی یک اپلیکیشن موبایلی ثبت داده ها و تهیه گزارشات روزانه، علاوه بر کاهش قابل توجه ریسک گم شدن و ازبین رفتن داده های روزانه، می توانید کلیه تیم های اجرایی پروژه را جهت ثبت داده های مربوط به خود مشارکت دهید و با توجه به اینکه داده هایی بهنگام تر ثبت می شوند به اطلاعات دقیقتر و واقعتری دسترسی داشته باشید که این موضوع قطعا تاثیر مستقیمی در موفقیت شما در دعاوی خواهد داشت. . طبق تحقیقات انجام شده توسط موسسه  تحقیقاتی JBKNOWLEDGE امریکا که در زمینه فن آوری های نوین صنعت ساخت و ساز فعالیت می کند، در حالیکه کماکان بسیاری از پیمانکاران از فرآیندهای کاغذی برای گردآوری و ثبت داده ها و تهیه گزارشات روزانه استفاده می کنند ولی بیشترین استفاده از موبایل در صنعت ساخت و ساز جهت تهیه گزارشات روزانه پروژه هاست. طبق گزارش سال 2019 این موسسه اپلیکیشن های Procore و Bluebeam دو اپلیکیشن رایج مورد استفاده جهت مدیریت گزارشات روزانه پروژه ها در امریکا است.

2. جزئیات و مستندات را به گزارش اضافه کنید

مهم است که خوانندگان گزارشات روزانه در آینده تصویر واضحی از آنچه در یک تاریخ معین، دقیقاً در پروژه انجام و رخ داده است، داشته باشند. منابع ارجاع، هایپرلینکها، عکس ها و موارد دیگر می توانند جزییات بیشتری را برای گزارشات روزانه فراهم کنند و بر دقت و صحت اطلاعات گزارشات روزانه بیفزایند.

3. اعضای تیم را پاسخگو نگه دارید

شاید تصور کنید که انجام اموری مثل ارسال گزارشات روزانه امر مشخص و واضحی باشد ولی ممکن است در میان حجم وسیع کارهای اجرایی، فنی و اداری پروژه های ساخت و ساز، به راحتی فراموش شود یا مورد سهل انگاری قرار گیرد که در این حالت می تواند پروژه را در معرض مشکلات حقوقی و قراردادی قرار دهد. با استفاده از اپلیکیشن های موبایلی و نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه که می توانند پیام هشدار و یادآوری برای کاربران ارسال کنند، اعضای تیم شما برای انجام این کار مهم با دردسر و ریسک عدم انجام کمتری مواجه هستند.

4. یک قالب استاندارد تنظیم کنید

به جای اینکه تیم های مختلف پروژه اطلاعات مربوط به خود را در قالب های متفاوت پر کنند، یک قالب استاندارد تنظیم کنید تا همه بتوانند به راحتی داده ها و اطلاعات خود را در یک قالب یکسان وارد کنند. استانداردها و قالب ها باعث گردآوری اطلاعات دقیقتر و بروزتر می شوند. وقتی همه داده های خود را در یک قالب یکسان وارد کنند، جمع بندی نهایی و تجزیه و تحلیل داده ها با سرعت و دقت بیشتری انجام خواهد شد.

البته همانطور که پیشتر گفته شد قالب گزارشات روزانه بسته به نیاز خود شرکت های پیمانکار، دستگاه نظارت و کارفرمایان به اطلاعات مختلف از پروژه، متفاوت خواهد بود ولی با استفاده از اپلیکیشن ها و نرم افزارهای امروزی براحتی می توان از اطلاعات گردآوری شده جهت تهیه گزارشات روزانه بسته به نیاز خروجی ها و فیلترهای متفاوتی تعریف کرد و بسته به نیاز هر یک از ارکان پروژه گزارشات مختلف را تهیه و ارسال کرد.

برای تهیه گزارشات روزانه به متوسط هم راضی نشوید

گزارشات روزانه یک ابزار مفید گردآوری داده در پروژه‌هاست که متاسفانه به آن توجه کافی نمی‌شود. بهبود استفاده از گزارشات روزانه می‌تواند منبعی برای پیمانکاران عمومی و پیمانکاران فرعی آنها باشد تا بتوانند بهره‌وری کار، پیشرفت پروژه، موانع و مشکلات و حتی خصوصیات انسانی کارکنان خود را بهتر درک و کنترل کنند. همچنین در شرایط بروز اختلاف با کارفرمایان شکا به مستنداتی احتیاج دارید که از عملکرد شما پشتیبانی کنند. اینجاست که جنبه حقوقی تهیه گزارشات روزانه حرفه ای نمایان می شود.

درست است که اجرای صحیح فرآیند تهیه و ارسال گزارش روزانه کاغذی بطور مداوم و دقیق در پروژه می تواند کار مشکلی باشد و نیازمند آموزش و آگاه سازی کلیه کارکنان پروژه اعم از ستادی و پیمانکاری نسبت به اهمیت آن است و حتی ممکن است جهت تضمین اجرای این فرآیند مجبور به استفاده از قوه قهریه شوید ولی امروزه با وجود فن آوری‌های نوین، ثبت داده‌ها و تهیه گزارشات روزانه با مشارکت کلیه پرسنل اجرایی و پیمانکاران فرعی بسیار ساده‌تر، سریعتر و دقیقتر شده است.

برای دانلود فایل روی اینجا کلیک کنید