ارتقاء استانداردهای ساخت و ساز با استانداردسازی فرایندها

مدیریت اجرایی
مدیریت فنی

استانداردسازی در دنیای کسب‌وکار تبدیل به یک کلیدواژه شده است ولی محبوبیت این مفهوم دلیل خوبی دارد. وقتی به مفهوم استانداردسازی فکر می‌کنیم شاید در وهله اول ذهنمان به سمت خط تولید کارخانه هنری فورد در اوایل دهه 1900 برود. نوآوری وی کل صنعت خودروسازی را تغییر داد و باعث شد زمان طولانی 12 ساعته ساخت مدل T به 2.5 ساعت کاهش یابد. مزایای چنین کاهش قابل‌توجهی در زمان را شاید نتوان به طور کامل در چند جمله بیان کرد ولی بعضی از مهم‌ترین مزایای آن عبارت است از:

افزایش بهره‌وری ناشی از تکرارپذیری
کاهش اشتباهات
بهبود ارتباطات
دسترسی بهتر به اطلاعات
مقیاس‌پذیری با رشد سازمان
فرصت برای بهبود مستمر

گام‌های ابتدایی استانداردسازی در ساخت‌وساز

وقتی به استانداردسازی در سازمان خود فکر می‌کنید، می‌بایست با تمرکز بر حوزه‌هایی که بیشترین تأثیر را در حداکثرسازی بهره‌وری دارند شروع کنید. قبل از استاندارد کردن هر چیزی منطقی است که ابتدا چند سؤال مانند سؤالات زیر را از خودتان بپرسید:

چرا می‌خواهیم این فرایند استاندارد شود؟
استانداردسازی موردنظر چه سودی برای کسب‌وکار ما دارد؟
این استانداردسازی در جهت مزایای پیش‌بینی‌شده، چه هزینه‌هایی دارد؟

با درنظرداشتن این سؤالات در ذهن، در ادامه چند نکته برای شروع استانداردسازی فرایندهای ساخت‌وساز را توضیح می‌دهیم

تصمیم بگیرید که چه چیزی تکرار می‌شود یا باید تکرار شود

در ابتدا باید تعیین کنید که در واقع چه چیزی قابل تکرار است. کار استاندارد می‌تواند خطرات غیرضروری یک فرایند، از جمله آسیب و استرس را از بین ببرد. تعیین موارد تکرارشونده به شما امکان می‌دهد دستورالعمل‌های لازم برای اقداماتی که شناسایی کرده‌اید را تهیه کنید.

جاهایی که معمولاً اشتباه رخ می‌دهد را شناسایی کنید

کمی وقت بگذارید و از تیم خود درباره فرایندهایی که در پروژه‌های اخیر معمولاً با اشتباه مواجه می‌شدند، سؤال بپرسید. البته سعی کنید این پرسش‌وپاسخ رنگ و بوی پیداکردن مقصر و بازخواست افراد به خود نگیرد و نشان دهید که هدف شما پیداکردن روشی برای جلوگیری از تکرار اشتباهات است. اگر فرایندی استانداردسازی شود و خطایی همچنان بروز کند، برگشت به عقب و ارزیابی مشکل بدون اینکه افراد نگران جریمه و بازخواست شدن باشند، راحت‌تر است.

راه‌های ارتباطی را مشخص کنید

مدتی را صرف شناسایی نقاط ضعف راه‌های ارتباطی بین اعضای تیم و قسمت‌هایی که این نحوه ارتباط مشکل‌ساز می‌شوند، کنید. آیا اعضای تیم همه از طریق تلفن، پیام‌رسان‌های اینترنتی، ایمیل، پیامک یا به‌صورت حضوری در ارتباط هستند؟ ارتباطات تیم خود را با تهیه دستورالعمل‌های مناسب، به‌ویژه برای مواقعی که سناریوهای خاص در پروژه اتفاق می‌افتد و تصمیم‌گیری درست نیازمند مستندسازی است، تقویت کنید. اگر هیچ فرایندی برای ثبت اطلاعات وجود نداشته باشد، ریسک ازبین‌رفتن اطلاعات افزایش می‌یابد.

مشخص کنید که افراد به چه اطلاعاتی نیاز دارند (و چه زمانی)

پرس‌وجو کنید و به‌سرعت مشخص خواهد شد که افراد در همه صنایع برای یافتن اطلاعات درست با چالش مواجه هستند. اطلاعاتی که ازدست‌رفته و یا پیداکردن آن مشکل است می‌تواند پروژه را با مشکل روبه‌رو سازد و هزینه‌های قابل‌توجهی به همراه داشته باشد. مهم است که فرایند گردآوری و ذخیره داده‌ها به‌صورت یک فرایند تکرارپذیر استانداردسازی شود. این کار اطلاعات را به‌راحتی و به‌سرعت در دسترس قرار می‌دهد. اگر ذخیره‌سازی اطلاعات متمرکز باشد، نیاز به واردکردن مجدد آن از بین می‌رود و با این کار علاوه بر صرفه‌جویی در وقت، بروز اشتباه نیز کاهش می‌یابد و همه به اطلاعات یکسان و بروز دسترسی خواهند داشت.

بر بهبود مستمر تمرکز کنید

روش‌های ناب باعث شده است که مفهوم بهبود مستمر در دنیای ساخت‌وساز مدرن به یک محبوبیت تبدیل شود. به طور خاص، سازمان‌هایی که از این رویکرد استفاده می‌کنند، بر بهبود محصولات، خدمات یا فرایندهای خود از طریق روش‌های بهبود چشمگیر و تدریجی متمرکز هستند. وقتی فرایندهای یک سازمانی بهبود می‌یابد، در سرمایه، منابع و زمان صرفه‌جویی می‌شود. این فرایند می‌تواند رسمی یا غیررسمی اجرا شود بنابراین تصمیم بگیرید که چه چیزی بیشتر از همه برای سازمان شما منطقی است و آن را گسترش دهید.

استانداردسازی فرایندهای پروژه با استفاده از روشها و ابزارهای مناسب مانند نرم افزارهای مدیریت یکپارچه پروژه منجر به: