وقتی به کسب و کار خود فکر می کنید چه چیزی بیشتر از همه در مدیریت کسب و کار ساخت و ساز برایتان آزاردهنده است؟

– عدم پرداخت مطالبات

– اخذ تاییدات قیمت های جدید، تغییر نقشه ها و آیتم های اجرایی

– تاخیر در تحویل بموقع تجهیزات و مصالح

– اجبار در پایین آوردن قیمت های پیشنهادی

– عدم شناخت و پایبندی کارفرمایان به قوانین و مقررات

– برگزاری جلسات مکرر

– وجود معارض در پروژه و عدم امکان شروع کار

– کاغذبازی زیاد

– سرو کله زدن با ناظران و کارفرمایان سخت و بدقلق

– و …

ولی حدس می زنم معضل و مشکلی که ذهن شما را بیشتر از همه درگیر می کند سر و کله زدن با نیروهای خودی است مانند متقاعد کردن افراد به:

– حضور بموقع در سر کار

– انجام آنچه شما می خواهید انجام شود

– متعهد و مسئولیت پذیر بودن

– جلوگیری از بروز اشتباه

– رعایت هزینه ها و جلوگیری از هزینه های اضافی

– پایبندی به اهداف پروژه

– منظم بودن و رعایت مسائل ایمنی و بهداشتی

– با کیفیت و بهره ور کار کردن

– و …

شاید اگر از شما به عنوان صاحب کسب و کار و یک مدیر در حوزه ساخت و ساز بپرسند کسب و کار کامل و بی عیب و نقص شما چه شکلی است، بیشترتان پاسخ دهید ” کسب و کار بدون نیاز به کار کردن با سایر انسانها” ! اما باید بدانید دومین عنصر مهم موفقیت کسب و کارها وجود افراد بااستعداد و کارآمد است ( عنصر اول مشتری یا کارفرماست). بدون افراد خوب هرگز نمی توانید درآمد خوب داشته باشید یا کسب و کارتان را رونق بخشید. به این معضل متداول که از طرف صاحبان کسب و کار بالاخص شرکت های ساخت و ساز می شنویم نگاهی بیندازید: “من فقط یک شرکت کوچک هستم. چگونه می توانم کارمندان خود را وادار کنم آنچه را که من می خواهم انجام دهند؟ یک اشتباه افراد می تواند منجر به هزینه های سرسام آور شود، بنابراین نمی توانم به افرادم اجازه دهم بجای من تصمیمات بزرگ بگیرند”.

چند سال پیش، مشغول بازدید از یکی از پروژه های شرکت بودم. پیمانکار اصلی ساخت یک مجتمع فرهنگی آموزشی بزرگ بودیم. در حین بازدید متوجه شدم یکی از کارگرهای قدیمی ما مشغول نظافت سقف بتنی با جارو و خاک انداز است. او خاک و نخاله جمع آوری شده را داخل خاک انداز می ریخت و تقریبا 100 متر تا محل تخلیه نخاله طی می کرد و نخاله را در آنجا تخلیه و سپس برمی­گشت و این کار را تکرار می کرد. او این کار را برای مدتی طولانی انجام داد تا جایی که من جلوی او را گرفتم و از او پرسیدم: “فرغونت کجاست؟” او پاسخ داد فورمن اجرایی امروز فرغون در اختیارش نگذاشته است. از او پرسیدم آیا وجود فرغون باعث می شود کارش را سریعتر انجام دهد. او پاسخ داد بله. از او پرسیدم چرا خودش از فورمن مربوطه اش نخواسته است که فرغون در اختیارش بگذارد و او پاسخ داد او را از اول صبح ندیده است تا از او فرغون بگیرد و کاری را که می توانسته انجام داده است تا بیکار نبوده باشد.

به نظرتان من چکار کردم؟ من به دنبال سرپرست اجرایی کارگاه گشتم. بعدی از کمی جستجوی بی فایده به دنبال سرپرست کارگاه رفتم. او مشغول جلسه ای در دفتر کارش با پیمانکاران جزء پروژه بود. بنابراین به عنوان یک مدیر ارشد کلید انبار را گرفتم و یک فرغون در اختیار آن کارگر گذاشتم. مشکل را حل کردم! آیا به نظر شما هم مشکل حل شد؟ آیا تا به حال شخصاٌ مشکلی را حل کرده اید ولی به منشا اصلی یا عامل ریشه ای آن رسیدگی نکرده باشید؟ در این داستان به نظر شما مشکل اصلی کجاست؟ کارگر به اندازه کافی مورد اعتماد نبود تا کلید انبار در اختیارش گذاشته شود. کارگر تعهدی نسبت به هزینه های کارگاه، استفاده درست از ابزار، فکر کردن، تصمیم گیری، با جان و دل کار کردن یا هر چیز دیگری نداشت.

فورمن اجرایی، سرپست اجرا و سرپرست کارگاه هدفگذاری درستی انجام نداده اند، به افراد اعتماد ندارند، در نبود خود وظایفشان را محول نکرده اند، آموزش مناسب به نیروی های کارگری نداده اند، ارتباطات مناسبی برقرار نکرده اند و … .

آیا شما مانند آتش نشانی هستید که فقط با یک شلنگ آتش نشانی از این آتش سوزی به آتش سوزی دیگری می روید و آتشی را که فرد دیگری مسئولش بوده است را خاموش می کنید؟ آیا کل روز و حتی شبها مشغول تکمیل کارها و حل اشتباهات کارمندان خود هستید؟

دلتان نمی خواست افرادتان مسئولیت پذیرتر باشند؟ دلیل اینکه مسئولیت پذیرتر نیستند چیست؟ در یک نظرسنجی، از نیروهای اجرایی درون کارگاه ها از 66 درصد افراد خواسته شد تا در مورد چیزی تصمیم گیری کنند. تنها 14 درصد آنها احساس می کردند که حس اعتماد و اختیار لازم برای تصمیم گیری به آنها داده شده است. اکثر افراد از این می ترسند که درصورت گرفتن تصمیم اشتباه، توسط رییس مورد سرزنش و جریمه قرار گیرند. به همین دلیل ریسک نمی کنند و بیش از آنچه از آنها خواسته شده است کاری انجام نمی دهند. در بیشتر موارد مشکل اصلی رییس است نه کارمند و کارگر.

مسئولیت رفع مشکل با کیست؟

وقتی رییس مسئولیت هر مشکلی را به عهده بگیرد، تنها اوست که می تواند مشکلات را به درستی حل کند. وقتی شما مشکل دیگران را برایشان حل می کنید، آنها برای رفع همه مشکلاتشان به شما وابسته می شوند. وقتی افراد مسئول هیچ مشکلی نباشند، چگونه می توانند مسئولیت پیدا کردن راه حل ها را برعهده بگیرند؟ آیا در مورد موارد زیر شما تصمیم گیری می کنید یا نفراتتان؟

– سفارش مصالح

– برنامه ریزی کاری پرسنل پروژه

– جلسه با کارفرما

– مذاکره درباره قرارداد

– برآورد و بررسی پیشنهاد قیمت

– خرید تجهیزات

– خرید ابزارآلات کوچک

– انتخاب تامین کنندگان

– استخدام نفرات

– تنخواه گردانی

– انتخاب برند چای و نسکافه کارگاه

وقتی خودتان مدام مشکلات همه رو حل می کنید، افراد فرصت رشد و شکوفایی توانایی ها و استعدادهای خود را پیدا نمی کنند. هر شخصی که برای شما کار می کند می خواهد تا حدی در مورد وظایف و شغل خود قدرت اختیار و مسئولیت پذیری داشته باشد. این وظیفه شماست که به آنها این اختیار را بدهید تا کاری را که بابتش حقوق می گیرند را انجام دهند. شما افراد را استخدام می کنید چون نمی توانید همه کارها را خودتان انجام دهید. پس چرا نمی توانند کار را آن طور که شما کامل و درست انجام می دهید، انجام دهند؟ بدون افراد توانمند، مسئولیت پذیر و دارای اختیار، کسب و کارتان هرگز رشد نخواهد کرد.

شما نمی توانید همه کارها را خودتان انجام دهید!

صاحبان کسب و کارهای کوچک معمولا همه تصمیمات را خودشان شخصاٌ می گیرند. دست از اینکه همه کارها را خودتان انجام دهید بردارید. صاحبان کسب و کارهای موفق فهمیده­ اند که نمی توانند همه کارها را خودشان انجام دهند بنابراین افرادی را استخدام می کنند که بتوانند به ایشان اعتماد و به کمک آنها رشد کنند. به شرکت های بزرگتر نگاه کنید. آنها در سطوح مختلف افراد متعهدی را در اختیار دارند که درباره مسایل روزمره کسب و کار تصمیم گیری می کنند.

دلیل شماره یک که کارکنان تعهد و مسئولیت پذیری مورد انتظار شما را ندارند، این است که آنها نمی دانند شما از آنها دقیقا چه می خواهید. شما به آنها می گویید، اما آنها آنچه را که شما می خواهید کامل درک نمی کنند. آنها می ترسند قدم جلو بگذارند چون از عکس العمل رییسشان در مقابل درست انجام نشدن کار می ترسند.

دلیل شماره دو که کارکنان تعهد و مسئولیت پذیری مورد انتظار شما را ندارند این است که رییسشان به اندازه کافی برای تصمیم گیری به آنها اعتماد ندارد. قطعاً برایتان پیش آمده کاری را به فردی محول کنید و به او بگویید: ” قبل از اینکه انجامش دهی اول با من هماهنگ کن”.  

5 گام بعدی را دنبال کنید تا افرادتان متعهدتر و مسئولیت پذیرتر شوند، بدرستی درک کنند شما از آنها چه می خواهید و حس کنند درانجام کارها به آنها اعتماد دارید.

5 گام در جهت متعهد و مسئولیت پذیر ساختن افراد

– شفاف سازی خواسته ها و انتظارات

اولین و مهمترین گام این است که درک درست و روشنی از خواسته ها و انتظارات خود در افراد بوجود آورید. در نظرسنجی که پیشتر گفته شد بیش از 66 درصد کارکنان به درستی نمی دانستند چه چیزی از آنها خواسته شده است، سرپرستان چه انتظاری از آنها دارند، یا اینکه رییس از آنها می خواهد به چه نتایجی و در چه زمانی دست یابند. حالا شما سه کار مهمی را که می خواهید امروز و در این هفته انجام شود را از نفراتتان بپرسید. به نظر شما می توانند دقیقا آنچه در فکر شماست را پاسخ دهند؟ احتمالاً نه!

برای اینکه اطمینان حاصل کنید افراد به درستی خواسته های شما را درک کرده اند، با آنها صحبت کنید، خواسته تان را نشان دهید و حتی خواسته تان را بصورت تصویری روی کاغذ تشریح کنید. افراد آنچه را میبینند بهتر از آنچه می شنوند بخاطر می سپارند. برای مثال اگر از نیروهایتان می خواهید تا روز جمعه 200 متر طول دیوار را قالب بندی و آماده بتن ریزی کنند، چه کاری انجام خواهید داد؟ مدیران ضعیف نظارت مستقیم کار را برعهده می گیرند و کارهای فورمن های اجرایی را دو تا سه بار در طول روز کنترل و ریزمدیریت می کنند. مستقیماً پیشرفت درست کار را زیر نظر می گیرند، سفارش مصالح، تماس ها و هماهنگی های ضروری و برنامه ریزی نیروی انسانی و تجهیزات مورد نیاز را نیز خودشان انجام می دهند. در واقع به کارشناسان و فورمن های اجرایی خود اجازه نمی دهند درباره هیچ یک از اقدامات لازم  برای دستیابی به خواسته ها و نتایج مورد انتظار، تصمیم­ گیری کنند.

یک مدیر خوب یک جلسه کارگاهی برگذار می کند، همراه با فورمن ها و سایر کارکنان درگیر در عملیات مورد نظر، یک برنامه عملیاتی طرح می کند. لسیت اقدامات قابل انجام می تواند به این شکل باشد:

1. تشریح اهداف کلی پروژه

2. توضیح دلیل اهمیت داشتن همکاری و فعالیت تک تک افراد

3. بررسی مجدد نقشه ها و مشخصات فنی

4. بحث درباره اقدامات عملی جهت انجام کار

5. مدیر انجام اقدامات ذیل را به فورمنها و کارشناسان اجرایی محول می سازد

– توضیح برنامه عملیاتی برای سایر اعضای تیم

– مشخص کردن مسئولیت های هریک از افراد اجرایی

– برنامه ریزی زمانی هر یک از عملیات های اجرایی

– تشریح دقیق انتظارت و درخواست مدیر از تک تک افراد

– بازدید از محلی که عملیات اجرایی قرار است در آنجا انجام شود

– بررسی موانع و چالش های اجرایی احتمالی

– پاسخ به هر سوال باقیمانده در ذهن نفرات تیم اجرایی

۶. تنظیم یک زمانبندی جهت پیگیری، نظارت بر امور و کنترل پیشرفت کار

– یک سیستم امتیازدهی و کنترلی ایجاد کنید

برای مسئولیت پذیر و متعهد ساختن افراد باید یکسری نقاط عطف و موعدهای زمانی ساده برای دستیابی به نتایج مورد انتظار و پیگیری آنها وجود داشته باشد. نفرات شما باید از اقدامات لازم و موعدهای زمانی آنها برای دستیابی به اهداف و انتظارات شما آگاهی مناسب داشته باشند. بدون یک سیستم رهگیری و کنترلی، که افراد براساس آن جایگاه فعلی و میزان پیشرفت کار خودشان را تشخیص دهند، نمی توان از افراد انتظار مسئولیت پذیر بودن داشت.

ما در شرکت خودمان یک کارت امیتاز برای کنترل پیشرفت روزانه و هفتگی فعالیت های اجرایی تیم ها ایجاد کرده ایم. در بالای این کارت یک هدف کلی و سه هدف برنامه عملیاتی برای پیگیری نوشته می شود.

اول هر پروژه یا عملیات اجرایی شاخصی که می خواهید شروع کنید، اعضای تیم را دور هم جمع کنید تا درباره اهداف اصلی که می خواهید به آن دست یابید بحث و گفتگو کنید. در مثال قالب بندی دیوار که پیشتر صحبت شد، هدف اصلی، 100 درصد آماده بودن برای بتن ریزی در روز جمعه است. سه زیرهدف می تواند تکمیل پی دیوار، قالب بندی و تکمیل آرماتوربندی باشد. هر زیرهدف را به اقدامات اجرایی کوچکتری تقسیم کنید که هم کلیه اقدامات را شناسایی و پیش بینی کرده باشید و هم بتوانید بصورت روزانه پیشرفت کار و میزان نزدیک شدن به هدف اصلی را کنترل کنید. این روش کنترلی مکتوب بر روی کاغذ و بصری جواب خواهد داد.

– سطح اختیارات را مشخص کنید

 برای جلوگیری از سردرگمی، سوء تفاهم و ایجاد حس اعتماد در کارکنان می بایست سطح اختیار هر فرد را به روشنی برایش تشریح کنید. آیا فرد می تواند سفارش ابزار یا مصالح بدهد؟ چقدر می تواند بدون اخذ تاییدیه از مافوق هزینه کند؟ آیا حق امضاء صورتجلسه تغییرات را دارند؟ آیا حق اخراج یا استخدام نفرات را دارند؟ چه تصمیماتی را می تواند مستقیماً خودشان بگیرند؟ معمولاً سطح اختیارات فرد همزمان با عقد قرارداد که شرح وظایف فرد مورد استخدام ضمیمه اش می باشد، تعیین می گردد و یا بسته به شرایط مختلف بعدا به وی ابلاغ می گردد.

تجربه ثابت کرده است در موارد مختلف کارکنان از ما مدیران بهتر تصمیم می گیرند و حتی بیشتر از ما مراقب پولمان هستند. درصورتیکه قوانین و دستورات شفاف منتقل شوند، بعضی از افراد قابلیت این را دارند که به رهبرانی بزرگ و کارمندانی با نفوذ تبدیل شوند. ندادن اختیار فکر کردن و تصمیم گیری در محیط کار به افراد، آنها را به لحاظ حرفه ­ای مسئولیت ناپذیر و غیرمتعهد بار می آورد. حد خرج کردن فورمن یا کارشناس اجرایی بدون هماهنگی با شما یا مقام مافوقش چقدر است؟ در یکی از پروژه­ ها وقتی که اختیار و حد مبلغ خرج کردن فورمن اجرایی را به 1 میلیون تومان افزایش دادم، باعث شد بتواند بیشتر تصمیمات کوچک روزمره اش را بدون دخالت من اجرایی کند. این کار باعث شد در کارش رشد کند و تا حد معاونت سرپرست کارگاه نیز ارتقا یابد. همچنین باعث می شود افراد برای تصمیمات بزرگتر مشورت و کمک بگیرند ولی در عین حال برای بسیاری از موارد که نیاز به سرعت در تصمیم گیری و عمل دارد شخصا اقدام کنند. از جمله دیگر سطوح اختیار و تصمیم گیری در شرکت ها و کارگاه های ساخت و ساز می توان به تصمیم گیری درباره تجهیزات، انتخاب پیمانکاران جزء و تامین کنندگان و تغییر نقشه های اجرایی اشاره کرد. سرکارگر یا کارشناس اجرایی شما تا چه حد می تواند خارج از نقشه های مصوب کار کند؟ اگر کارفرما از شما بخواهد کار اضافی و خارج از نقشه اجرایی انجام دهید چه کسی و چه سطحی از شرکت یا کارگاه می تواند در اینخصوص تصمیم گیری کند؟ اگر کسی بخواهد تیم یا واحد کاری خود را عوض کند یا قراردادش را فسخ کند تصمیم گیری با چه کسی است؟ با مدیران، کارشناسان و فورمن های اجرایی خود جلسه بگذارید و درباره سطوح اختیار و تصمیم گیری که برای پیشبرد کارهایشان نیاز دارند صحبت و تبادل نظر کنید. سپس فهرستی از این سطوح اختیار و تصمیم گیری و حدودی که برای فراتر از آن می بایست افراد با مافوق خود هماهنگی لازم را انجام دهند تهیه کنید.

– یک مربی باشید تا یک کنترل کننده

افراد ترجیح می دهند مورد راهنمایی قرار بگیرند تا کنترل. متعهد و مسئولیت پذیر نبودن کارمندان شما نشان دهنده نوع کنترل یا عدم کنترل مربی است. هر چه بیشتر کنترل کنید، افراد کمتر با اتکا به خودشان کار می کنند. هر چه بیشتر برایشان تصمیم گیری کنید، آنها کمتر فکر و تصمیم گیری می کنند. هرچه بیشتر به سوالات آنها پاسخ دهید آنها کمتر فکر می کنند و کمتر یاد می گیرند. آیا این چیزی است که شما می خواهید؟

مربیان خوب مرتباً به کارکنانشان آموزش می دهند، جلسات تیمی برای بررسی روند پیشرفت کارها برگزار می کنند و از سرپرستان تیم های خود می خواهند خودشان فکر کنند و تصمیم بگیرند. کار شما این است که انتظارات، خواسته ها و اهداف را تشریح کنید و سپس نسب به اقدامات و تصمیمات نفرات بازخورد دهید. سعی کنید بدون ریزمدیریت کردن بطور منظم فعالیت ها را پیگیری و نظارت کنید.

مربیان خوب فعالیت ها و اقدامات مثبت کارکنان را شناسایی، تصدیق و تشویق می کنند. شناسایی و تصدیق اقدامات خوب را به جای اقدامات بد و اشتباه، اولویت خود قرار دهید. داد و بیداد کردن فایده ای ندارد. انگیزه دادن به افراد باعث می شود افراد خودشان بخواهند بیشتر کار کنند، مسئولیت بپذیرند و متعهد باشند. هر چه بلندتر داد بزنید، انگیزه شان برای کار کردن کمتر خواهد شد.

– موفقیت را جشن بگیرید و پاداش دهید

وقتی کارکنان متعهد به نتایج بزرگ دست می یابند باید تشویق و پاداش داده شوند. این وظیفه شماست که به عنوان یک رهبر یک سیستم رقابتی و ساده و جذاب برای پاداش دادن به موفقیت افراد ایجاد کنید. سعی کنید در هر جلسه کاری دو نفر را که اقداماتشان با نتایج مثبت همراه بوده است معرفی کنید. خیلی خوب است که هر هفته برای افرادی که در کارگاه بیشترین صرفه جویی در هزینه را دارند، اقدامی مثبت انجام می دهند، بهترین دیدگاه و نگرش حرفه ای را دارند، بهترین تصمیمات را می گیرند و افرادی که اقداماتشان علاوه بر جلب نظر شما، نظرات کارفرما را نیز جلب می کند، پاداشی در نظر بگیرید.  سعی کنید این برنامه سرگرم کننده، چالش برانگیز و تعاملی باشد. اجازه دهید بعضی هفته ها همه افراد کارگاه فرصت رای دادن به یکدیگر را داشته باشند و در سایر موارد مدیر پروژه یا سرپرست کارگاه این افراد را انتخاب کنند. برای این افراد پاداش هایی مانند رزرو رستوران، بلیط کنسرت یا سینما، تی شرت یا ابزارآلات شخصی در نظر بگیرید. با این اقدامات ساده ولی تاثیرگذار، افراد رشد خواهند کرد و خودشان از پذیرش مسئولیت بیشتر استقبال خواهند کرد.